PAGE如何寫檔案外包制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織檔案外包業(yè)務的管理，確保檔案外包服務符合相關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，保障檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織與檔案外包服務提供商簽訂的各類檔案外包業(yè)務活動，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲管理、檢索利用等服務。（三）基本原則1.合法性原則檔案外包活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全性原則高度重視檔案安全，采取有效措施保障檔案在流轉、存儲過程中的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.質量控制原則建立嚴格的質量控制體系，對檔案外包服務的各個環(huán)節(jié)進行質量監(jiān)督和檢查，確保服務質量達到規(guī)定標準。4.監(jiān)督管理原則加強對檔案外包服務提供商的監(jiān)督管理，明確雙方權利義務，確保外包服務活動有序開展。二、檔案外包服務提供商的選擇與評估（一）選擇標準1.資質條件具備合法經(jīng)營資質，具有從事檔案外包服務所需的專業(yè)資質證書，如檔案整理資質、檔案數(shù)字化加工資質等。2.專業(yè)能力擁有專業(yè)的檔案管理團隊，團隊成員具備檔案管理相關專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程和操作規(guī)范。3.信譽口碑在檔案外包服務領域具有良好的信譽和口碑，無不良記錄，客戶評價較高。4.技術設備具備先進的檔案管理技術設備，如檔案整理工具、數(shù)字化加工設備、存儲設備等，能夠滿足檔案外包服務的需求。5.安全保障措施建立完善的安全管理制度和安全保障措施，包括人員安全管理、檔案實體安全管理、信息安全管理等，確保檔案安全。（二）評估流程1.需求分析根據(jù)本公司/組織檔案外包業(yè)務需求，明確服務內容、質量要求、安全要求等評估指標。2.供應商篩選通過市場調研、行業(yè)推薦、招標采購等方式，篩選出符合基本條件的檔案外包服務提供商。3.實地考察對篩選出的供應商進行實地考察，了解其經(jīng)營狀況、專業(yè)能力、技術設備、安全保障措施等情況。4.資質審核審核供應商的資質證書、營業(yè)執(zhí)照等相關證件，確保其合法合規(guī)經(jīng)營。5.案例分析查閱供應商的服務案例，了解其服務質量、客戶評價等情況。6.綜合評估綜合考慮供應商各方面情況，進行打分評估，選擇得分較高的供應商作為合作對象。（三）合同簽訂1.合同條款與選定的檔案外包服務提供商簽訂詳細的服務合同，明確雙方權利義務、服務內容、質量標準、安全責任、費用結算、保密條款、違約責任等條款。2.合同審核合同簽訂前，由公司/組織法律部門或相關專業(yè)人員對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)、公平合理。3.合同備案合同簽訂后，將合同副本提交公司/組織檔案管理部門備案，作為檔案外包業(yè)務管理的重要依據(jù)。三、檔案外包業(yè)務流程管理（一）檔案交接1.交接清單在檔案交接前，雙方應共同制定檔案交接清單，明確交接檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、密級等信息。2.交接方式檔案交接可采用現(xiàn)場交接或郵寄交接等方式，交接時雙方應簽字確認，確保檔案交接的準確性和完整性。3.交接記錄檔案交接過程應進行詳細記錄，記錄內容包括交接時間、地點、交接人、檔案名稱、數(shù)量、交接情況說明等，交接記錄應妥善保存。（二）檔案整理1.整理標準檔案外包服務提供商應按照國家檔案管理相關標準和本公司/組織檔案分類方案、編號規(guī)則等要求，對檔案進行整理。2.整理流程檔案整理應按照分類、編號、編目、裝訂等流程進行，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.質量檢查公司/組織檔案管理部門應定期對檔案整理質量進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時要求服務提供商整改。（三）檔案數(shù)字化加工1.加工標準檔案數(shù)字化加工應符合國家檔案數(shù)字化技術規(guī)范和本公司/組織檔案數(shù)字化加工要求標準，確保數(shù)字化檔案圖像清晰、準確、完整。2.加工流程檔案數(shù)字化加工應按照掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等流程進行，嚴格控制加工質量。3.質量抽檢公司/組織檔案管理部門應定期對檔案數(shù)字化加工質量進行抽檢，抽檢比例應不低于加工總量的[X]%，發(fā)現(xiàn)問題及時要求服務提供商整改。（四）檔案存儲管理1.存儲環(huán)境檔案外包服務提供商應提供安全、適宜的檔案存儲環(huán)境，確保檔案存儲環(huán)境溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等條件符合要求。2.存儲方式檔案存儲可采用紙質檔案存儲和電子檔案存儲相結合的方式，電子檔案應進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護。3.存儲安全檢查公司/組織檔案管理部門應定期對檔案存儲安全進行檢查，確保檔案存儲安全。（五）檔案檢索利用1.檢索系統(tǒng)建設檔案外包服務提供商應建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，確保檔案檢索便捷、高效。2.檢索服務公司/組織檔案管理部門應根據(jù)工作需要，向檔案外包服務提供商提出檔案檢索利用需求，服務提供商應及時提供檢索結果。3.利用登記檔案利用應進行登記，登記內容包括利用時間、利用人、利用檔案名稱、利用目的等信息，確保檔案利用可追溯。四、檔案外包服務質量監(jiān)督與考核（一）質量監(jiān)督1.監(jiān)督方式公司/組織檔案管理部門應定期對檔案外包服務質量進行監(jiān)督檢查，監(jiān)督方式可包括現(xiàn)場檢查、在線監(jiān)控、數(shù)據(jù)抽檢等。2.監(jiān)督內容質量監(jiān)督內容包括檔案整理質量、數(shù)字化加工質量、存儲管理質量、檢索利用質量等方面。3.問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司/組織檔案管理部門應及時向檔案外包服務提供商發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機制1.考核指標設定根據(jù)檔案外包服務質量要求，設定考核指標，考核指標可包括檔案整理準確率、數(shù)字化加工合格率、存儲安全事故發(fā)生率、檢索利用及時率等。2.考核周期考核周期可分為月度考核、季度考核和年度考核，具體考核周期根據(jù)實際情況確定。3.考核結果應用考核結果與檔案外包服務費用結算、服務提供商評價等掛鉤，對考核優(yōu)秀的服務提供商給予獎勵，對考核不合格的服務提供商進行警告、扣減服務費用、終止合作等處理。五、檔案外包服務安全管理（一）安全制度建設1.安全管理制度檔案外包服務提供商應建立完善的安全管理制度，明確安全管理責任、安全操作規(guī)程、安全檢查制度、安全事故應急預案等內容。2.人員安全管理加強對檔案外包服務人員的安全管理，對人員進行安全培訓，簽訂安全責任書，確保人員遵守安全規(guī)定。（二）實體安全管理1.檔案保管場所安全檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案實體安全。2.檔案運輸安全檔案運輸過程中應采取必要的安全措施，確保檔案安全運輸，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。（三）信息安全管理1.信息系統(tǒng)安全檔案外包服務提供商應建立安全的信息系統(tǒng)，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等安全技術措施，確保信息系統(tǒng)安全。2.數(shù)據(jù)備份與恢復定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，制定數(shù)據(jù)恢復計劃，確保數(shù)據(jù)可恢復。3.信息保密管理加強對檔案信息的保密管理，簽訂保密協(xié)議，限制信息訪問權限，防止檔案信息泄露。六、檔案外包服務費用管理（一）費用預算根據(jù)檔案外包業(yè)務需求，編制檔案外包服務費用預算，明確各項服務費用標準和預算金額。（二）費用結算1.結算方式檔案外包服務費用結算方式可根據(jù)合同約定采用按月結算、季度結算、年度結算等方式。2.結算依據(jù)費用結算應根據(jù)服務質量考核結果、實際服務工作量等進行，確保費用結算合理、準確。3.結算流程費用結算時，檔案外包服務提供商應提交費用結算申請，公司/組織檔案管理部門審核后報財務部門進行結算支付。七、檔案外包服務保密管理（一）保密協(xié)議簽訂與檔案外包服務提供商簽訂保密協(xié)議，明確雙方保密責任和義務，保密協(xié)議應符合法律法規(guī)要求。（二）保密措施要求1.人員保密管理對檔案外包服務人員進行保密培訓，簽訂保密承諾書，加強對人員的保密教育和管理。2.信息保密管理對檔案信息進行分類分級管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)脫敏等保密技術措施，防止檔案信息泄露。（三）保密監(jiān)督檢查公司/組織檔案管理部門應定期對檔案外包