PAGE規(guī)劃局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強規(guī)劃局檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本“三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃局各部門在履行職能活動中形成的各類檔案，包括但不限于規(guī)劃編制、審批、管理等業(yè)務(wù)檔案，以及行政管理、人事、財務(wù)等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：規(guī)劃局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映規(guī)劃局各項工作的歷史過程和實際情況。3.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理信息化水平，方便檔案的查閱和利用，為規(guī)劃局各項工作提供有效支持。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管本局各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀和移交。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。6.負責檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定提供檔案利用，并做好登記和統(tǒng)計工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負責協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，確保本部門檔案工作的順利進行。3.在工作中嚴格執(zhí)行檔案管理制度，妥善保管和使用本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案收集與整理檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體和記錄方式應(yīng)符合有關(guān)標準和規(guī)定。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負責收集，并及時移交檔案管理部門。4.在文件材料形成過程中，承辦人員應(yīng)明確歸檔責任，確保文件材料的質(zhì)量和完整性。檔案整理1.檔案管理部門按照國家檔案分類標準和本局檔案管理實際情況，對收集的檔案進行分類整理。2.分類應(yīng)科學合理，便于管理和利用，一般可分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等類別。3.對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和識別。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準確反映檔案的基本信息。5.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可讀性和可管理性。6.整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)文件，對破損、褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風良好的地點，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案裝具應(yīng)符合標準要求，能夠有效保護檔案，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案分類和編號順序，將檔案整齊存放在檔案裝具中，不同類別和保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案存放位置索引，便于快速查找檔案。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括具有重要歷史價值、查考利用價值的文件材料，如規(guī)劃局重大決策、重要法規(guī)文件等。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和查考利用價值確定保管期限。4.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和本局實際情況進行，確保檔案的科學管理。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全檢查和維護。2.嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。3.定期對檔案進行清點核對，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并記錄在案。5.加強對電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、病毒防護等措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存狀況，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中應(yīng)形成鑒定意見書，詳細記錄鑒定的依據(jù)、過程和結(jié)果。4.對于涉及重要事項、敏感信息或有爭議的檔案，應(yīng)進行單獨鑒定，并妥善保管。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊需經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報局領(lǐng)導(dǎo)批準。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷，確保銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)提前向本局提出書面申請，說明查閱的目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排查閱。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定進行登記和收費。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱和借閱情況進行詳細登記，記錄查閱、借閱日期、人員姓名、部門、檔案名稱、利用目的等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立規(guī)劃局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為規(guī)劃局各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化1.對本局存量檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整、清晰。2.數(shù)字化過程中，應(yīng)按照相關(guān)標準和規(guī)范進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和元數(shù)據(jù)著錄，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理，并與檔案管理信息系統(tǒng)無縫對接。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)功能，實現(xiàn)檔案管理工作的全流程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)提供便捷的檔案檢索功能，支持按多種條件進行快速檢索和模糊查詢，方便用戶查找所需檔案。3.具備檔案借閱、歸還、續(xù)借等管理功能，對檔案利用情況進行實時跟蹤和記錄。4.能夠生成各類檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)應(yīng)具備安全防護功能，保障檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）信息化安全管理1.加強檔案信息化安全管理，建立健全信息化安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。2.對檔案管理信息系統(tǒng)進行定期維護和安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障和安全隱患。3.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。4.加強對系統(tǒng)操作人員的安全培訓(xùn)