PAGE職業(yè)病檔案編號制度一、總則（一）目的為加強公司職業(yè)病防治管理，規(guī)范職業(yè)病檔案編號，確保職業(yè)病檔案的完整性、準確性和可追溯性，依據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及職業(yè)病防治工作的部門、崗位及人員，包括但不限于生產(chǎn)車間、研發(fā)部門、人力資源部門、安全管理部門等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個職業(yè)病檔案都應有唯一的編號，避免編號重復或混淆。2.系統(tǒng)性原則：編號應具有系統(tǒng)性，便于分類、檢索和管理。3.穩(wěn)定性原則：編號一經(jīng)確定，應保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁更改。4.實用性原則：編號應簡潔明了，易于記憶和操作，方便使用人員進行日常工作。二、職業(yè)病檔案編號的構(gòu)成及規(guī)則（一）編號構(gòu)成職業(yè)病檔案編號由公司代碼、年份代碼、部門代碼、流水號四部分組成，各部分之間用“”分隔。（二）編號規(guī)則1.公司代碼：采用公司名稱的英文縮寫首字母大寫形式，共[X]位。例如，若公司名稱為“XX科技有限公司”，則公司代碼為“XXKJ”。2.年份代碼：采用公元紀年的后兩位數(shù)字表示，共[X]位。例如，2023年的年份代碼為“23”。3.部門代碼：根據(jù)公司內(nèi)部各部門的職能和業(yè)務范圍進行分類編碼，共[X]位。具體編碼如下：生產(chǎn)部門：編碼為“SC”研發(fā)部門：編碼為“YF”人力資源部門：編碼為“RL”安全管理部門：編碼為“AQ”其他部門：根據(jù)實際情況另行規(guī)定編碼，但應保持唯一性和系統(tǒng)性。4.流水號：按照各部門職業(yè)病檔案生成的先后順序依次編排，共[X]位。流水號從“0001”開始，依次遞增。（三）編號示例例如，生產(chǎn)部門在2023年生成的第5份職業(yè)病檔案編號為：XXKJ23SC0005三、職業(yè)病檔案編號的管理職責（一）安全管理部門職責1.負責制定和修訂職業(yè)病檔案編號制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負責審核各部門提交的職業(yè)病檔案編號申請，確保編號的準確性和規(guī)范性。3.負責建立公司職業(yè)病檔案編號總臺賬，記錄所有職業(yè)病檔案的編號信息，并定期進行更新和維護。4.負責對各部門職業(yè)病檔案編號的使用情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正編號使用過程中存在的問題。（二）各部門職責1.負責本部門職業(yè)病檔案的編號申請工作，按照編號規(guī)則填寫《職業(yè)病檔案編號申請表》，并提交安全管理部門審核。2.負責本部門職業(yè)病檔案編號的使用和管理，確保編號的唯一性和準確性。3.負責將本部門職業(yè)病檔案編號及時告知相關(guān)人員，如檔案管理人員、職業(yè)病診斷機構(gòu)等，以便于工作的開展。4.負責配合安全管理部門做好職業(yè)病檔案編號的相關(guān)工作，如編號的變更、查詢等。四、職業(yè)病檔案編號的申請與審批（一）編號申請各部門在建立職業(yè)病檔案時，應填寫《職業(yè)病檔案編號申請表》，申請表應包括以下內(nèi)容：1.檔案名稱2.檔案類別（如職業(yè)健康監(jiān)護檔案、職業(yè)病診斷檔案等）3.涉及人員姓名、崗位、身份證號等基本信息4.檔案形成日期5.申請編號部門名稱及聯(lián)系人、聯(lián)系電話（二）編號審批安全管理部門收到各部門提交的《職業(yè)病檔案編號申請表》后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括：1.申請表填寫是否完整、準確，符合編號規(guī)則要求。2.申請編號的檔案是否屬于職業(yè)病檔案范疇，是否符合公司職業(yè)病防治管理規(guī)定。3.申請編號的檔案信息與實際情況是否一致。經(jīng)審核無誤后，安全管理部門在申請表上簽署審批意見，并為該檔案分配唯一的編號。如審核不通過，應及時通知申請部門，并說明原因，要求其重新填寫申請表。五、職業(yè)病檔案編號的使用與變更（一）編號使用1.各部門應按照安全管理部門分配的編號，在職業(yè)病檔案的封面、目錄、正文等顯著位置標注編號，確保編號清晰、準確、易于識別。2.職業(yè)病檔案管理人員應根據(jù)編號建立檔案索引，便于快速查找和借閱檔案。3.在涉及職業(yè)病檔案的各項工作中，如職業(yè)病診斷、職業(yè)健康監(jiān)護、檔案查詢等，相關(guān)人員應準確提供檔案編號，以確保工作的順利進行。（二）編號變更1.若職業(yè)病檔案的內(nèi)容發(fā)生重大變更，如人員信息變更、職業(yè)病診斷結(jié)果變更等，應及時填寫《職業(yè)病檔案編號變更申請表》，說明變更原因及變更內(nèi)容，并提交安全管理部門審核。2.安全管理部門審核通過后，應重新為該檔案分配編號，并在原編號上注明“變更為[新編號]”字樣，同時更新公司職業(yè)病檔案編號總臺賬及相關(guān)索引。3.各部門應將變更后的編號及時通知相關(guān)人員，并確保所有涉及該檔案的文件、記錄等均使用新編號。六、職業(yè)病檔案編號的查詢與借閱（一）編號查詢1.內(nèi)部查詢：公司內(nèi)部人員如需查詢職業(yè)病檔案編號，可向本部門檔案管理人員提出申請，填寫《職業(yè)病檔案編號查詢申請表》，注明查詢目的、檔案涉及人員等信息。檔案管理人員應在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)，通過公司職業(yè)病檔案編號總臺賬或索引進行查詢，并將查詢結(jié)果告知申請人。2.外部查詢：因工作需要，外部單位（如職業(yè)病診斷機構(gòu)、勞動保障部門等）如需查詢公司職業(yè)病檔案編號，應出具正式的查詢函，說明查詢原因及查詢范圍。公司安全管理部門收到查詢函后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核，審核通過后，按照查詢函要求提供相關(guān)檔案編號信息，但應注意保護公司及員工的隱私。（二）編號借閱1.公司內(nèi)部人員如需借閱職業(yè)病檔案，應填寫《職業(yè)病檔案借閱申請表》，注明借閱檔案編號、借閱目的、借閱期限等信息，并提交本部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，借閱人持申請表到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應在確認借閱人身份及借閱申請審批通過后，將檔案提供給借閱人，并在《職業(yè)病檔案借閱登記薄》上記錄借閱信息，包括借閱日期、歸還日期、借閱人簽名等。3.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準后方可延期。逾期未歸還的，檔案管理人員應及時催還，并記錄相關(guān)情況。4.借閱人在借閱期間應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。七、職業(yè)病檔案編號的安全與保密（一）安全管理1.公司應采取必要的安全措施，確保職業(yè)病檔案編號的安全存儲和傳輸。如建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，設置安全訪問權(quán)限，定期進行數(shù)據(jù)備份等，防止編號信息泄露、丟失或被篡改。2.對于紙質(zhì)職業(yè)病檔案編號，應存放在專門的檔案柜中，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風良好，并配備必要的防火、防潮、防蟲等設施。（二）保密管理1.公司所有涉及職業(yè)病檔案編號的人員，應嚴格遵守保密制度，不得將編號信息泄露給無關(guān)人員。2.在對外提供編號信息時，應按照規(guī)定的程序進行審批，并確保信息的使用符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。3.如發(fā)現(xiàn)編號信息存在泄露風險或被非法獲取的情況，應立即采取措施進行處理，并及時報告安全管理部門。安全管理部門應會同相關(guān)部門進行調(diào)查，追究相關(guān)人員的責任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.安全管理部門應定期對各部門職業(yè)病檔案編號制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括編號申請、審批、使用、變更、查詢、借閱等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.將各部門職業(yè)病檔案編號制度的執(zhí)行情況納入公司績效考核體系，作為對部門及相關(guān)人員年度考核的重要依據(jù)之一。2.對于在職業(yè)病檔案編號管理