PAGE打擊兩非檔案管理制度一、總則（一）目的為了有效打擊非醫(yī)學(xué)需要鑒定胎兒性別和選擇性別人工終止妊娠行為（以下簡(jiǎn)稱“兩非”），規(guī)范相關(guān)檔案管理工作，確保打擊“兩非”工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及打擊“兩非”工作的所有部門和人員，包括但不限于衛(wèi)生健康部門、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、計(jì)劃生育部門、執(zhí)法監(jiān)督部門等在履行打擊“兩非”職責(zé)過程中所形成的各類檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家關(guān)于打擊“兩非”的法律法規(guī)和政策要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映打擊“兩非”工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。3.安全保密原則妥善保管檔案，確保檔案信息安全，防止泄露，對(duì)涉及個(gè)人隱私和敏感信息的部分嚴(yán)格保密。4.規(guī)范統(tǒng)一原則制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，保證檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善打擊“兩非”檔案管理制度和流程。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中保管打擊“兩非”工作中形成的各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在打擊“兩非”工作中形成檔案的收集、整理和初步審核。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。（三）人員職責(zé)1.檔案管理人員具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉打擊“兩非”工作業(yè)務(wù)。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量。嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密。2.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在工作過程中及時(shí)形成相關(guān)檔案資料，并按照要求進(jìn)行整理。對(duì)所提供檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。配合檔案管理人員做好檔案的移交和后續(xù)管理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)檔案孕婦就診登記信息，包括孕婦姓名、年齡、住址、聯(lián)系方式、孕周等。B超檢查記錄，包括檢查時(shí)間、檢查醫(yī)生、檢查結(jié)果等。引產(chǎn)手術(shù)相關(guān)資料，如手術(shù)審批表、手術(shù)記錄、術(shù)后病歷等。醫(yī)務(wù)人員培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)人員等。涉及“兩非”案件的調(diào)查材料，如詢問筆錄、現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、證據(jù)材料等。2.計(jì)劃生育部門相關(guān)檔案計(jì)劃生育服務(wù)對(duì)象信息，包括育齡婦女基本情況、生育史等。計(jì)劃生育藥具發(fā)放記錄，包括發(fā)放時(shí)間、發(fā)放品種、發(fā)放數(shù)量、領(lǐng)取人等。對(duì)違反計(jì)劃生育政策行為的處理記錄，如行政處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)等。與打擊“兩非”相關(guān)的工作部署、會(huì)議記錄、文件等。3.執(zhí)法監(jiān)督部門相關(guān)檔案打擊“兩非”專項(xiàng)執(zhí)法檢查計(jì)劃、方案。執(zhí)法檢查記錄，包括檢查時(shí)間、檢查地點(diǎn)、檢查人員、檢查情況等。對(duì)“兩非”案件的立案、調(diào)查、處罰全過程記錄，如立案審批表、調(diào)查終結(jié)報(bào)告、處罰決定書等。與其他部門的協(xié)作配合記錄，如聯(lián)合執(zhí)法行動(dòng)記錄、案件移送記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)使用原件，如因特殊原因無法提供原件的，需提供經(jīng)核對(duì)無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，不得使用易褪色的書寫材料。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、內(nèi)容、性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案、計(jì)劃生育部門檔案、執(zhí)法監(jiān)督部門檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分小類。例如，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案可細(xì)分為孕婦檔案、B超檢查檔案、引產(chǎn)手術(shù)檔案等。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，可采用年份+類別代碼+流水號(hào)的方式編制。如2023YL001，表示2023年醫(yī)療機(jī)構(gòu)類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并與檔案實(shí)體相對(duì)應(yīng)，放置在檔案盒內(nèi)首頁。4.裝訂對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，確保整齊牢固，便于翻閱和保管。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如電子文件、照片檔案等，應(yīng)采用特殊方式妥善保存，并在目錄中注明。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好的檔案，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，按照整理要求進(jìn)行再次審核，對(duì)不符合要求檔案退回業(yè)務(wù)部門重新整理。3.審核通過的檔案進(jìn)行編目、裝訂等后續(xù)處理，然后按照分類順序上架歸檔。（二）保管期限1.永久保管涉及重大“兩非”案件的檔案，包括案件的調(diào)查、處理全過程記錄，以及對(duì)行業(yè)有重大影響的相關(guān)材料。上級(jí)部門要求永久保存的檔案。2.定期保管一般“兩非”案件檔案，保管期限為[X]年。日常工作中形成的一般性檔案，如會(huì)議記錄、文件等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)。采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。設(shè)置訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱和使用，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.外部查閱因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等外部單位工作需要查閱檔案的，需出具正式的查閱函，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門對(duì)查閱函進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，安排專人陪同查閱，查閱過程中嚴(yán)格監(jiān)督，確保檔案安全。（二）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.利用檔案形成的相關(guān)記錄，如查閱記錄、復(fù)制記錄等，應(yīng)及時(shí)歸檔保存，以備查考。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家、法律專業(yè)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案。2.檔案內(nèi)容涉及的案件已處理完畢，且相關(guān)證據(jù)已固定，不再具有查考利用價(jià)值的檔案。3.因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、霉變、蟲蛀等，無法修復(fù)且無保存必要的檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，提出銷毀意見。2.將鑒定報(bào)告報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，包括檔案收集、整理、歸檔情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案安全保管情況等。（二）考核機(jī)制1.將檔案管理工作納入各