PAGE建立供應(yīng)商檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)供應(yīng)商的管理，規(guī)范供應(yīng)商檔案的建立、維護(hù)和使用，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，保障公司產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與供應(yīng)商相關(guān)的采購(gòu)活動(dòng)，包括原材料采購(gòu)、零部件采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：供應(yīng)商檔案的建立和管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.全面性原則：涵蓋供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等各個(gè)方面，確保檔案信息全面準(zhǔn)確。3.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際表現(xiàn)和合作情況，及時(shí)更新檔案信息，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和管理。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)供應(yīng)商檔案中的敏感信息，防止信息泄露。二、供應(yīng)商檔案的建立（一）檔案信息收集1.基本信息供應(yīng)商名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等。營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本等相關(guān)證照復(fù)印件。開戶銀行及賬號(hào)信息。2.資質(zhì)證明生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品認(rèn)證證書、質(zhì)量體系認(rèn)證證書等。特殊行業(yè)資質(zhì)證書（如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械注冊(cè)證等）。3.業(yè)績(jī)表現(xiàn)近三年的銷售業(yè)績(jī)、市場(chǎng)份額、主要客戶名單等。參與過(guò)的類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)證明材料。4.產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件。產(chǎn)品質(zhì)量控制體系介紹，包括質(zhì)量管理流程、質(zhì)量檢測(cè)設(shè)備等。5.售后服務(wù)售后服務(wù)承諾，包括響應(yīng)時(shí)間、維修期限、退換貨政策等。售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)介紹，包括人員構(gòu)成、技術(shù)能力等。6.其他信息供應(yīng)商的環(huán)保情況、安全生產(chǎn)情況等相關(guān)信息。供應(yīng)商的信譽(yù)評(píng)價(jià)，包括是否存在違法違規(guī)行為、合同糾紛等。（二）信息審核1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的供應(yīng)商檔案信息進(jìn)行初步審核，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要資質(zhì)證明文件，可要求供應(yīng)商提供原件進(jìn)行核對(duì)，并留存復(fù)印件。3.審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)信息不完整或存在疑問(wèn)的，及時(shí)與供應(yīng)商溝通補(bǔ)充或核實(shí)。（三）檔案錄入1.審核通過(guò)的供應(yīng)商信息由采購(gòu)部門指定專人負(fù)責(zé)錄入公司的供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)。2.錄入的信息應(yīng)與原始資料保持一致，確保檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.為每個(gè)供應(yīng)商建立唯一的檔案編號(hào)，以便于查詢和管理。三、供應(yīng)商檔案的維護(hù)（一）定期更新1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新，原則上每年進(jìn)行一次全面更新。2.更新內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本信息變更、業(yè)績(jī)表現(xiàn)變化、產(chǎn)品質(zhì)量改進(jìn)情況、售后服務(wù)評(píng)價(jià)等。3.對(duì)于供應(yīng)商的重大事項(xiàng)變更，如法定代表人變更、經(jīng)營(yíng)范圍變更、生產(chǎn)地址變更等，應(yīng)及時(shí)更新檔案信息。（二）動(dòng)態(tài)評(píng)估1.根據(jù)供應(yīng)商的日常表現(xiàn)，包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)響應(yīng)速度等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估。2.建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分，評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)記錄在供應(yīng)商檔案中，并作為后續(xù)合作決策的重要依據(jù)。（三）問(wèn)題處理1.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問(wèn)題，如產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改。2.對(duì)于問(wèn)題嚴(yán)重的供應(yīng)商，應(yīng)暫停與其合作，并進(jìn)行深入調(diào)查和處理。3.問(wèn)題處理結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商檔案中，作為對(duì)供應(yīng)商評(píng)估的重要參考。四、供應(yīng)商檔案的使用（一）采購(gòu)決策支持1.在進(jìn)行采購(gòu)決策時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)參考供應(yīng)商檔案中的信息，選擇合適的供應(yīng)商。2.根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)估等級(jí)、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量等因素，優(yōu)先選擇優(yōu)秀供應(yīng)商進(jìn)行合作。3.對(duì)于新的采購(gòu)項(xiàng)目，可通過(guò)供應(yīng)商檔案篩選出具有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和能力的供應(yīng)商進(jìn)行邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或招標(biāo)。（二）風(fēng)險(xiǎn)管理1.通過(guò)對(duì)供應(yīng)商檔案的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)狀況惡化、信譽(yù)下降等。2.對(duì)于存在風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，提前采取應(yīng)對(duì)措施，如調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃、尋找替代供應(yīng)商等，降低公司的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。（三）合同管理1.在簽訂采購(gòu)合同前，采購(gòu)部門應(yīng)核對(duì)供應(yīng)商檔案信息，確保合同主體與檔案中的供應(yīng)商一致。2.將供應(yīng)商的相關(guān)承諾和要求寫入合同條款，并依據(jù)供應(yīng)商檔案中的評(píng)估結(jié)果和業(yè)績(jī)表現(xiàn)，合理設(shè)定合同條款，如交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。五、供應(yīng)商檔案的保密與安全（一）保密措施1.明確供應(yīng)商檔案信息的保密級(jí)別，對(duì)涉及供應(yīng)商商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.限制對(duì)供應(yīng)商檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和使用相關(guān)信息。3.與接觸供應(yīng)商檔案信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。（二）安全管理1.建立供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)供應(yīng)商檔案紙質(zhì)資料的管理，確保存放地點(diǎn)安全，防止資料損壞或丟失。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)供應(yīng)商檔案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案建立、維護(hù)和使用過(guò)程中的合規(guī)性。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)供應(yīng)商檔案管理工作情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）考核機(jī)制1.建立對(duì)采購(gòu)部門供應(yīng)商檔案管理工作的考核機(jī)制，考核內(nèi)容包括檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，以及供應(yīng)商評(píng)估的科學(xué)性、公正性等