PAGE電廠資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電廠資料檔案管理，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮資料檔案在電廠生產(chǎn)、運(yùn)營、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電廠內(nèi)所有涉及生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)研發(fā)、行政管理等各類資料檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則電廠資料檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確歸口管理部門，確保資料檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則資料檔案應(yīng)如實(shí)反映電廠各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則涵蓋電廠從建設(shè)到運(yùn)行全過程中形成的各類資料檔案，保證其全面性和系統(tǒng)性。4.安全性原則采取有效措施確保資料檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.便于利用原則建立科學(xué)合理的分類體系和檢索方式，方便資料檔案的查詢、借閱和使用，提高利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電廠資料檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理電廠各類資料檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立資料檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料檔案的信息化管理，提高管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)資料檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保資料檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)資料檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批和處理。6.開展資料檔案的開發(fā)利用工作，為電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等提供信息支持。7.對(duì)各部門資料檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織相關(guān)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門資料檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保資料檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的資料檔案移交至檔案管理部門。3.嚴(yán)格遵守資料檔案管理制度，規(guī)范本部門資料檔案的借閱、使用和歸還流程。4.配合檔案管理部門做好資料檔案的清查、盤點(diǎn)、鑒定、銷毀等工作。5.負(fù)責(zé)對(duì)本部門兼職檔案員進(jìn)行管理和培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.熟練掌握資料檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，做好資料檔案的日常管理工作。3.負(fù)責(zé)資料檔案的接收、登記、整理、分類、編目、上架等工作，確保資料檔案的有序存放。4.積極為利用者提供資料檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和跟蹤反饋工作。5.對(duì)資料檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。6.參與資料檔案的鑒定、銷毀等工作，協(xié)助編寫相關(guān)報(bào)告。三、資料檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.基建檔案項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等各類設(shè)計(jì)圖紙及說明。工程管理文件：工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更文件等。施工文件：土建施工、設(shè)備安裝等過程中形成的各類施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知等?？⒐を?yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算審計(jì)報(bào)告等。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案運(yùn)行記錄：運(yùn)行日志、操作票、工作票、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)記錄等。設(shè)備檔案：設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備說明書、設(shè)備維護(hù)手冊(cè)、設(shè)備檢修記錄、設(shè)備技術(shù)改造資料等。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范：國家、行業(yè)及企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等。技術(shù)研發(fā)資料：科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、技術(shù)創(chuàng)新資料等。安全技術(shù)檔案：安全管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等。3.行政管理檔案企業(yè)文件：上級(jí)文件、電廠發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升等人事資料，員工培訓(xùn)記錄、考核檔案等。財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、固定資產(chǎn)臺(tái)賬等。物資管理檔案：物資采購計(jì)劃、合同、出入庫記錄、物資盤點(diǎn)報(bào)告等。市場營銷檔案：市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、客戶資料等。4.其他檔案榮譽(yù)檔案：電廠獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等相關(guān)資料。聲像檔案：照片、錄音、錄像等記錄電廠重要活動(dòng)、工程建設(shè)、設(shè)備運(yùn)行等情況的資料。電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等資料。（二）編號(hào)1.采用層次分類編號(hào)法，對(duì)各類資料檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.基建檔案編號(hào)格式為：JJ[項(xiàng)目編號(hào)][分類代碼][流水號(hào)]其中，JJ代表基建檔案；[項(xiàng)目編號(hào)]為電廠建設(shè)項(xiàng)目的編號(hào)；[分類代碼]根據(jù)基建檔案分類設(shè)置，如01代表項(xiàng)目前期文件，02代表設(shè)計(jì)文件等；[流水號(hào)]為該類文件的順序號(hào)。3.生產(chǎn)技術(shù)檔案編號(hào)格式為：SC[專業(yè)代碼][分類代碼][流水號(hào)]其中，SC代表生產(chǎn)技術(shù)檔案；[專業(yè)代碼]根據(jù)電廠生產(chǎn)專業(yè)設(shè)置，如JD代表機(jī)務(wù)專業(yè)，DS代表電氣專業(yè)等；[分類代碼]按照生產(chǎn)技術(shù)檔案分類確定，如01代表運(yùn)行記錄，02代表設(shè)備檔案等；[流水號(hào)]為該類文件的順序號(hào)。4.行政管理檔案編號(hào)格式為：XZ[部門代碼][分類代碼][流水號(hào)]其中，XZ代表行政管理檔案；[部門代碼]為電廠各部門的代碼，如ZW代表總經(jīng)理工作部，JC代表計(jì)劃部等；[分類代碼]根據(jù)行政管理檔案分類劃分，如01代表企業(yè)文件，02代表人事檔案等；[流水號(hào)]為該類文件的順序號(hào)。5.其他檔案編號(hào)格式為：QT[分類代碼][流水號(hào)]其中，QT代表其他檔案；[分類代碼]按照其他檔案分類設(shè)定，如01代表榮譽(yù)檔案，02代表聲像檔案等；[流水號(hào)]為該類文件的順序號(hào)。6.電子檔案編號(hào)在相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)后加“E”標(biāo)識(shí)，如“JJ[項(xiàng)目編號(hào)][分類代碼][流水號(hào)]E”。四、資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確資料檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門各類資料檔案的及時(shí)收集。2.資料檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保涵蓋電廠各項(xiàng)活動(dòng)中形成的所有有保存價(jià)值的資料。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)主管部門文件、合作單位文件等，由相關(guān)部門及時(shí)接收，并進(jìn)行登記和分發(fā)。4.在電廠建設(shè)、生產(chǎn)、運(yùn)營等過程中，各部門應(yīng)定期對(duì)形成的資料進(jìn)行收集整理，防止資料散失。（二）整理1.資料檔案整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、排序、編目等工作。2.每份資料應(yīng)保持完整，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裝訂，幅面過大的圖紙應(yīng)按要求進(jìn)行折疊。4.電子資料應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和檢索。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.資料檔案整理過程中，應(yīng)編制資料目錄，詳細(xì)記錄資料的題名、日期、編號(hào)、責(zé)任者等信息，以便于查閱和管理。五、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的資料檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的資料檔案進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，不符合要求的應(yīng)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.資料檔案歸檔應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，確保存放有序，便于查找。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)紙質(zhì)資料檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等情況應(yīng)及時(shí)采取措施處理。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。4.電子資料檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)資料檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。六、資料檔案的借閱與利用（一）借閱1.因工作需要借閱資料檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)情況確定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)于涉及重要機(jī)密或不宜公開的資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還資料檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成資料檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開展資料檔案的開發(fā)利用工作，為電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等提供信息支持。2.根據(jù)利用需求，檔案管理部門可對(duì)資料檔案進(jìn)行整理、匯編、分析等工作，形成專題資料或信息報(bào)告，供相關(guān)部門參考使用。3.鼓勵(lì)各部門利用資料檔案開展技術(shù)創(chuàng)新、管理提升等工作，充分發(fā)揮資料檔案的價(jià)值。七、資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)資料檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及電廠實(shí)際情況，對(duì)資料檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其保存價(jià)值。4.對(duì)于已超過保管期限且無保存價(jià)值的資料檔案，應(yīng)列入銷毀范圍。（二）銷毀1.對(duì)擬銷毀的資料檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，詳細(xì)列出檔案的題名、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)鑒定小組審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀