PAGE檔案庫(kù)房管理制度雙人一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案庫(kù)房的管理，包括各類檔案的存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。2.科學(xué)管理原則：采用科學(xué)的方法和技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、存儲(chǔ)和保管。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，方便檔案的查閱和借閱，提高檔案利用效率。二、檔案庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括檔案的存儲(chǔ)、保管、安全檢查等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。（二）雙人管理職責(zé)1.檔案庫(kù)房實(shí)行雙人管理，由兩名檔案管理人員負(fù)責(zé)日常工作。2.雙人應(yīng)明確分工，相互協(xié)作，共同做好檔案庫(kù)房的管理工作。3.雙人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，確保檔案的安全與完整。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.各部門(mén)應(yīng)配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。三、檔案庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備（一）庫(kù)房選址與布局1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地方。2.庫(kù)房應(yīng)與其他建筑物保持一定的安全距離，避免受到外部因素的影響。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)合理布局，分為檔案存儲(chǔ)區(qū)、查閱區(qū)、整理區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。（二）庫(kù)房設(shè)施設(shè)備1.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)配備檔案密集架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案的分類存放和安全保管。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防鼠板等。3.查閱區(qū)應(yīng)配備桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，方便檔案的查閱和利用。4.整理區(qū)應(yīng)配備檔案整理工具，如裝訂機(jī)、裁紙刀、文件夾等，確保檔案整理工作的順利進(jìn)行。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）檔案分類與編號(hào)1.檔案應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況進(jìn)行分類，如文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。2.檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放在檔案密集架或檔案柜中，確保檔案的整齊有序。2.檔案存儲(chǔ)應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和調(diào)整，確保檔案的質(zhì)量。3.檔案存儲(chǔ)應(yīng)注意防潮、防蟲(chóng)、防鼠等問(wèn)題，避免檔案受到損壞。（三）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.檔案管理人員應(yīng)做好檔案的防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息泄露。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。3.查閱檔案應(yīng)使用檔案管理部門(mén)提供的查閱工具，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.因工作需要，確需將檔案帶出查閱區(qū)域或借閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，確保檔案信息的安全。六、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.公司應(yīng)推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和利用。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。（二）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、存儲(chǔ)查詢、借閱審批等功能。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備安全保密措施，防止檔案信息泄露。（三）檔案數(shù)據(jù)備份1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.檔案數(shù)據(jù)備份應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)建立安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案信息。2.查閱和借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案信息的安全。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。（二）檔案銷毀1.對(duì)已過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩名檔案管理人員共同監(jiān)督銷毀過(guò)程，