PAGE超限站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)超限站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在超限站工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本站各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本站檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映超限站工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門本站設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)全站檔案的集中管理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本站檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全站各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案的安全保管情況進(jìn)行定期檢查，確保檔案的安全。5.組織開展檔案鑒定和銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行妥善處理。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供檔案資料，為超限站工作提供支持和服務(wù)。7.對(duì)本站各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高檔案管理水平。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括超限站的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋超限檢測(cè)業(yè)務(wù)文件、超限運(yùn)輸車輛管理檔案、執(zhí)法文書檔案等。3.設(shè)備管理類：包含超限檢測(cè)設(shè)備的購(gòu)置、維護(hù)、維修檔案，設(shè)備運(yùn)行記錄等。4.安全管理類：涉及安全檢查記錄、安全事故檔案、應(yīng)急預(yù)案等。5.黨群工作類：如黨組織活動(dòng)記錄、工會(huì)工作檔案、共青團(tuán)工作檔案等。（二）檔案編號(hào)1.采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類的第1份檔案。2.年度以公元紀(jì)年表示，類別用大寫字母表示（如上述行政管理類用XZ，業(yè)務(wù)管理類用YW等），流水號(hào)為三位數(shù)字，從001開始依次編號(hào)。四、檔案收集（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、照片、音像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本站工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本站與外單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.超限站工作人員在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類記錄和成果。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。4.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理后移交檔案管理部門。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，保持整齊美觀。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁數(shù)等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息，便于查找和管理。六、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于一些特殊情況或緊急文件，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門對(duì)各部門移交的檔案材料進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、裝盒等整理工作，然后按照檔案分類順序進(jìn)行排列上架。3.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔時(shí)間、類別、數(shù)量等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管要求1.按照檔案的保管期限和類別進(jìn)行分類存放，便于管理和查閱。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.做好檔案保管環(huán)境的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。八、檔案利用（一）利用范圍1.本站工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱本站檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本站相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.本站工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)本站分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)積極配合。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，方便利用者查閱檔案。2.利用者可根據(jù)需要復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，但必須經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，嚴(yán)禁抽取、撤換檔案材料。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本站實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專業(yè)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.經(jīng)本站分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門備案。十、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.每年年底對(duì)全年檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，為檔案管理決策提供依據(jù)。十一、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于存儲(chǔ)、查詢和利用。3.利用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息