PAGE招投標(biāo)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招投標(biāo)檔案管理，規(guī)范招投標(biāo)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保招投標(biāo)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司的決策、業(yè)務(wù)開展及合規(guī)管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招投標(biāo)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司招投標(biāo)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的招投標(biāo)檔案應(yīng)真實(shí)反映招投標(biāo)活動(dòng)的全過程，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.及時(shí)歸檔原則招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將檔案移交檔案管理部門歸檔。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，以滿足公司內(nèi)部各部門對(duì)招投標(biāo)檔案的使用需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招投標(biāo)檔案歸檔制度及相關(guān)流程。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門招投標(biāo)檔案的收集、整理和移交工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)接收的招投標(biāo)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，并建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的保管、維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定提供招投標(biāo)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.定期對(duì)招投標(biāo)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和鑒定，按規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在招投標(biāo)活動(dòng)中形成的各類文件、資料的收集、整理和初步分類。2.在招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好招投標(biāo)檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本項(xiàng)目招投標(biāo)活動(dòng)中的檔案管理工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.對(duì)本項(xiàng)目招投標(biāo)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，督促相關(guān)人員及時(shí)整理和移交檔案。三、檔案收集范圍（一）招標(biāo)階段檔案1.招標(biāo)公告、招標(biāo)文件（含補(bǔ)遺文件）及相關(guān)答疑文件。2.資格預(yù)審文件（如有）及資格預(yù)審結(jié)果文件。3.投標(biāo)邀請(qǐng)書（如有）。4.對(duì)潛在投標(biāo)人的資格審查資料，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、財(cái)務(wù)狀況等。5.招標(biāo)文件評(píng)審記錄，包括評(píng)審意見、修改建議等。6.開標(biāo)記錄，包括開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件密封情況等。（二）投標(biāo)階段檔案1.投標(biāo)文件，包括商務(wù)部分、技術(shù)部分、價(jià)格部分等。2.投標(biāo)保證金繳納憑證及退還記錄。3.投標(biāo)文件澄清、說明及補(bǔ)正材料。4.投標(biāo)人資格證明文件（如授權(quán)委托書、法定代表人身份證明等）。（三）評(píng)標(biāo)階段檔案1.評(píng)標(biāo)委員會(huì)組成文件，包括評(píng)標(biāo)專家名單、評(píng)標(biāo)專家資格證明等。2.評(píng)標(biāo)報(bào)告，包括評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)過程、評(píng)標(biāo)結(jié)果等。3.中標(biāo)候選人推薦表及中標(biāo)候選人相關(guān)資料。4.評(píng)標(biāo)過程中的各類記錄，如評(píng)標(biāo)會(huì)議紀(jì)要、評(píng)委打分表等。（四）定標(biāo)及合同簽訂階段檔案1.定標(biāo)文件：定標(biāo)決策記錄、中標(biāo)通知書。2.合同文件：合同文本（包括主合同、補(bǔ)充合同等）、合同談判記錄、合同審批文件等。（五）其他相關(guān)檔案1.與招投標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的往來函件、電子郵件、會(huì)議紀(jì)要等。2.招投標(biāo)活動(dòng)中的照片、影像資料等。3.其他與招投標(biāo)活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料。四、檔案整理要求（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照招投標(biāo)活動(dòng)的流程，分為招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)及合同簽訂等類別。2.在每個(gè)類別下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分，如招標(biāo)類可分為招標(biāo)公告、招標(biāo)文件等子類別。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)采用“年份+項(xiàng)目類別+流水號(hào)”的形式，例如：2023ZB001，其中“2023”表示年份，“ZB”表示招標(biāo)類別，“001”表示該類別下的流水號(hào)。（三）裝訂要求1.檔案應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于紙張較小的文件，應(yīng)粘貼在A4紙上，并在粘貼處加蓋騎縫章。3.投標(biāo)文件等資料較多的，可采用活頁夾裝訂，但應(yīng)確保文件順序固定，不易散落。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件形成的具體日期。3.保管期限分為永久、長期、短期，密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密，應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)確標(biāo)注。五、檔案歸檔流程（一）收集與整理1.招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)本部門在活動(dòng)中形成的各類文件、資料進(jìn)行收集和整理。2.按照檔案整理要求，對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作，并編制檔案目錄。（二）移交1.業(yè)務(wù)部門在完成檔案初步整理后，填寫檔案移交清單，將檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（三）歸檔1.檔案管理部門對(duì)核對(duì)無誤的檔案進(jìn)行正式歸檔，將檔案存入專門的檔案庫房，并在檔案數(shù)據(jù)庫中錄入相關(guān)信息。2.建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管期限1.永久保管的檔案：涉及公司重大利益、具有長期查考利用價(jià)值的招投標(biāo)檔案，如重要項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、合同等。2.長期保管的檔案：保管期限為10年至50年的招投標(biāo)檔案，如一般性項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、相關(guān)評(píng)審記錄等。3.短期保管的檔案：保管期限為1年至10年的招投標(biāo)檔案，如臨時(shí)性項(xiàng)目的招投標(biāo)文件等。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。七、檔案利用（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱招投標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，安排專人提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱招投標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容，按時(shí)歸還檔案。（三）復(fù)制1.如需復(fù)制招投標(biāo)檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。3.復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的招投標(biāo)檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.檔案查閱、借閱場所應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，無關(guān)人員不得進(jìn)入。（二）保密責(zé)任1.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.如因工作需要對(duì)外提供招投標(biāo)檔案信息的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保信息安全。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的招投標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、利用情況等，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)填寫檔案銷毀清單，