PAGE國電檔案管理制度一、總則（一）目的為加強國電檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國電系統(tǒng)內(nèi)各單位、部門及其所屬的各類機構和人員形成的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關人員查閱利用檔案。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督指導。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案信息服務。4.負責檔案庫房的建設、管理和維護，確保檔案的安全存儲。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。6.對公司各部門檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，定期組織檔案管理培訓。（二）各部門檔案管理人員各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其職責如下：1.負責收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門文件材料進行初步整理、分類，并定期移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、利用等服務工作。4.負責本部門檔案保管設施的日常維護，確保檔案安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類國電檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政事務、會議、機要、保密、信訪、接待等方面形成的文件材料。2.黨群工作類：涵蓋黨組織建設、宣傳教育、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等相關文件。3.經(jīng)營管理類：涉及公司經(jīng)營決策、市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資管理等業(yè)務活動的文件。4.生產(chǎn)技術類：包含電力生產(chǎn)、技術研發(fā)、設備管理、安全生產(chǎn)等方面的技術文件和資料。5.基本建設類：有關公司基本建設項目的立項、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的檔案。6.科研項目類：記錄公司科研項目的申報、研究、成果鑒定等全過程的文件材料。7.設備儀器類：設備儀器的購置、安裝、調(diào)試、運行、維護、報廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案。8.會計檔案類：按照國家會計檔案管理規(guī)定，收集整理的公司財務會計憑證、賬簿、報表等檔案。9.職工檔案類：職工個人的履歷、考核、獎懲、工資、福利、培訓等方面的文件材料。10.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司重要活動、事件等形成的檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“大類代碼年度流水號”的結構。具體如下：1.大類代碼：用兩位數(shù)字表示檔案類別，如“01”表示行政管理類，“02”表示黨群工作類等。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號。例如，行政管理類中2023年形成的第5份檔案編號為“0120230005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.文件、通知、報告、請示、批復等各類公文。2.會議記錄、紀要、決議等會議文件。3.工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等業(yè)務文件。4.合同、協(xié)議、招投標文件等經(jīng)濟文件。5.技術圖紙、說明書、實驗報告等技術文件。6.人事檔案材料、工資福利文件等人事文件。7.照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）收集要求1.各部門檔案管理人員應定期對本部門文件材料進行收集，確保文件材料的及時歸檔。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、存儲完整，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，對收集到的文件材料進行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的邏輯順序進行組卷，卷內(nèi)文件應保持內(nèi)在聯(lián)系。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括文件編號、責任者、題名、日期、頁號等內(nèi)容。4.裝訂：去除卷內(nèi)文件材料中的金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保整齊牢固。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地點建設。2.庫房應具備良好的溫濕度調(diào)節(jié)設備，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應設置防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設施，確保檔案安全。（二）檔案存儲1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應分別存放，如紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，主要是公司在較短時間內(nèi)需要查考的文件材料。（四）檔案定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，并做好檢查記錄。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務公司原則：以滿足公司各項工作需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質高效的檔案利用服務。3.確保安全原則：在檔案利用過程中，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。（二）利用范圍公司內(nèi)部各部門及相關人員因工作需要，可查閱、借閱、復制檔案。外部單位或個人查閱公司檔案，需按照規(guī)定履行審批手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.內(nèi)部借閱：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱：外部單位或個人查閱公司檔案，需提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（四）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時間等信息，以便對檔案利用情況進行跟蹤和統(tǒng)計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關業(yè)務部門及專業(yè)人員組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（二）鑒定標準根據(jù)檔案保管期限的劃分標準，結合公司實際情況，對檔案進行鑒定。鑒定時應重點考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，確定是否需要銷毀。3.對確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司分管領導批準后進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、電子檔案管理（一）電子檔案收集各部門應及時將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理要求進行整理和分類。電子文件應采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案整理與存儲1.電子檔案應按照檔案分類編號規(guī)則進行命名和存儲，建立清晰的目錄結構。2.對電子檔案進行備份，備份存儲介質應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.采用電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案進行管理，實現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、利用等功能。（三）電子檔案利用利用電子檔案時，應嚴格遵守電子檔案管理系統(tǒng)的操作規(guī)定，確保檔案信息的安全。如需打印或復制電子檔案，應按照規(guī)定進行審批。九、聲像檔案管理（一）聲像檔案收集各部門應注重收集公司重要活動、事件等形成的聲像資料，如照片、錄音、錄像等。聲像資料應注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。（二）聲像檔案整理與存儲1.對聲像資料進行