PAGE檔案制度建設(shè)應(yīng)考慮一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及檔案管理的相關(guān)工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司/組織對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織開展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管和安全防護(hù)，確保檔案實(shí)體和信息安全。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和在線檢索利用。5.開展檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.組織檔案鑒定和銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。7.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)支持。（二）各部門檔案管理人員各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成并應(yīng)歸檔保存的各類文件、資料、記錄等。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行初步整理和分類，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作，提供相關(guān)信息和資料。（三）檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。其主要職責(zé)包括：1.審定檔案管理制度、工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.研究決定檔案管理工作中的重要決策和重大問題。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。4.協(xié)調(diào)各部門之間在檔案管理工作中的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和管理要求，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政管理文件，人事檔案，財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋公司/組織各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表等，如市場(chǎng)營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購檔案、銷售業(yè)務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目管理類檔案：針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.客戶關(guān)系管理類檔案：涉及客戶信息、客戶溝通記錄、客戶投訴處理等相關(guān)檔案。5.企業(yè)文化類檔案：包括公司/組織的發(fā)展歷程、企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)記錄、企業(yè)榮譽(yù)證書等檔案。6.其他類檔案：不屬于上述分類的其他檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用層次編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級(jí)代碼：用大寫字母表示檔案類別，如“A”表示行政管理類檔案，“B”表示業(yè)務(wù)管理類檔案，“C”表示項(xiàng)目管理類檔案，“D”表示客戶關(guān)系管理類檔案，“E”表示企業(yè)文化類檔案，“F”表示其他類檔案。2.二級(jí)代碼：根據(jù)每類檔案的具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分，用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示公司設(shè)立文件，“A02”表示股東會(huì)會(huì)議文件等。3.三級(jí)代碼：對(duì)于二級(jí)代碼下的具體檔案，再用三位數(shù)字進(jìn)行編號(hào)，如“A01001”表示公司設(shè)立申請(qǐng)書，“A01002”表示公司營業(yè)執(zhí)照副本等。檔案編號(hào)應(yīng)保持唯一性和穩(wěn)定性，一經(jīng)確定不得隨意更改。在檔案整理和錄入過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在檔案目錄、檢索工具和檔案信息管理系統(tǒng)中準(zhǔn)確標(biāo)注。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理要求，全面收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等，確保檔案的完整性。收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等。3.各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.人事檔案材料，如員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)表、工資福利記錄等。6.財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.項(xiàng)目相關(guān)文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.客戶信息資料，如客戶基本信息表、客戶需求記錄、客戶溝通記錄、客戶投訴處理記錄等。9.企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)記錄，如活動(dòng)方案、活動(dòng)照片、活動(dòng)視頻、活動(dòng)總結(jié)等。10.其他與本部門工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的檔案，確保檔案不遺漏、不延誤。對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在事項(xiàng)辦結(jié)后及時(shí)整理歸檔。2.完整性：收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案能夠全面反映相關(guān)工作的全貌。3.準(zhǔn)確性：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備。對(duì)于存在疑問或不準(zhǔn)確的檔案，應(yīng)及時(shí)核實(shí)和更正。（三）整理方法檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理步驟如下：1.分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。3.編頁：對(duì)裝訂后的檔案進(jìn)行編頁，標(biāo)注頁碼，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于檢索。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號(hào)、類別、年度等信息。五、檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管場(chǎng)所建設(shè)公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案保管場(chǎng)所符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等要求。檔案庫房應(yīng)具備以下條件：1.適宜的溫度和濕度：溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.良好的通風(fēng)條件：保證庫房?jī)?nèi)空氣流通，防止有害氣體積聚。3.防火設(shè)施：配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等防火設(shè)備，確保檔案庫房消防安全。4.防潮設(shè)施：采取防潮措施，如安裝除濕機(jī)、放置干燥劑等，防止檔案受潮霉變。5.防蟲設(shè)施：設(shè)置防蟲網(wǎng)、投放防蟲藥物等，防止檔案遭受蟲害。6.防盜設(shè)施：安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案庫房的安全。7.防光設(shè)施：采用遮光窗簾、防光燈具等，避免檔案因光線照射而褪色、老化。8.防塵設(shè)施：保持庫房清潔，定期打掃，防止灰塵污染檔案。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：將整理好的紙質(zhì)檔案按照類別、年度、保管期限等順序排列，裝入檔案盒，存放在檔案架上。檔案架應(yīng)牢固可靠，便于檔案的存放和查找。2.電子檔案存儲(chǔ)：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案存儲(chǔ)：聲像檔案包括照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理編目，存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)損壞。4.實(shí)物檔案存儲(chǔ)：實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，根據(jù)實(shí)物的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如陳列展示、專柜存放等。實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱、來源、日期等信息。（三）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保存期限為16年至50年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管：保存期限為15年以下的檔案，主要是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。檔案保管期限應(yīng)在檔案整理和編目時(shí)明確標(biāo)注，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所和存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題，如破損、霉變、丟失等。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的保護(hù)，采取加密、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件等突發(fā)事件，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移和妥善保管。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)制件上加蓋“復(fù)制件”印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，確保其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、檔案編號(hào)、查閱或借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素進(jìn)行綜合判斷。對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見，并填寫檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、