PAGE學校檔案資料借閱制度一、總則（一）目的為了加強學校檔案資料的管理，規(guī)范檔案資料的借閱行為，確保檔案資料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案資料在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位以及全體教職工和學生借閱學校檔案資料的活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案資料的管理和利用合法合規(guī)。2.堅持檔案資料借閱的必要性和合理性，以滿足學校各項工作對檔案資料的實際需求為出發(fā)點。3.保證檔案資料的安全，防止檔案資料的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.遵循借閱審批程序，做到手續(xù)完備、責任明確。二、檔案資料的分類與范圍（一）分類學校檔案資料分為黨群類、行政類、教學類、科研類、基建類、設(shè)備類、財會類、聲像類、實物類等十大類。（二）范圍1.黨群類檔案包括學校黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政類檔案涵蓋學校行政管理工作中產(chǎn)生的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。3.教學類檔案有教學計劃、教學大綱、教案、課程表、學生成績冊、教學評估材料等。4.科研類檔案包含科研項目申報書、研究報告、論文著作、科研成果鑒定材料等。5.基建類檔案涉及學?；窘ㄔO(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等過程中形成的文件資料。6.設(shè)備類檔案包括學校各類教學、科研、行政設(shè)備的購置、使用、維護等方面的記錄。7.財會類檔案主要是學校財務收支、會計憑證、賬簿、報表等資料。8.聲像類檔案有照片、錄音、錄像等反映學校重要活動、事件的資料。9.實物類檔案包括學校獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯、紀念品等。三、借閱申請與審批（一）申請1.校內(nèi)各部門、各單位因工作需要借閱檔案資料時，應由借閱人填寫《學校檔案資料借閱申請表》，詳細注明借閱檔案資料的名稱、類別、數(shù)量、用途、預計歸還日期等信息。2.教職工因教學、科研、個人工作等原因借閱檔案資料，需本人填寫申請表，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。3.學生因?qū)W習、論文寫作等需要借閱檔案資料，應由本人提出申請，經(jīng)所在學院輔導員簽字同意后提交。（二）審批1.檔案管理部門收到借閱申請表后，應根據(jù)檔案資料的密級、重要程度以及借閱人的申請情況進行審批。2.對于普通檔案資料的借閱申請，由檔案管理部門負責人審批簽字。3.涉及機密、絕密級檔案資料的借閱申請，需經(jīng)學校分管領(lǐng)導審批同意，并嚴格按照相關(guān)保密規(guī)定辦理借閱手續(xù)。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般檔案資料的借閱期限為[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.對于重要、珍貴檔案資料，借閱期限應根據(jù)實際情況從嚴控制，原則上不超過[X]個工作日。（二）歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時歸還檔案資料，如需續(xù)借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案資料時，借閱人應確保檔案資料的完整性和整潔性，如有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。3.檔案管理部門在收到歸還的檔案資料后，應進行認真核對和檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。五、借閱方式與要求（一）借閱方式1.檔案資料原則上僅限在檔案管理部門指定的閱覽室查閱，如需借出，應按照審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.對于電子檔案資料，借閱人可通過學校檔案管理系統(tǒng)進行在線查閱或下載，但需遵守系統(tǒng)操作規(guī)定和保密要求。（二）要求1.借閱人應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借等。2.查閱檔案資料時，應保持安靜，不得大聲喧嘩、吸煙、吃零食等。3.如需復印、拍照檔案資料，應事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可按照規(guī)定的方式進行操作，復印件和照片應妥善保管，不得用于非申請用途。六、檔案資料的保密與安全（一）保密1.檔案管理部門應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對檔案資料的內(nèi)容、借閱情況等予以保密。2.借閱人應對所借閱檔案資料的保密內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案資料的任何信息。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案資料，借閱人應采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全1.檔案管理部門應加強檔案資料的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.借閱人在借閱和歸還檔案資料過程中，應注意保護檔案資料的安全，避免因自身原因造成檔案資料的損壞或丟失。3.如發(fā)生檔案資料安全事故，借閱人應立即向檔案管理部門報告，并積極配合采取措施進行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.學校檔案管理部門負責對檔案資料借閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對借閱檔案資料的情況進行統(tǒng)計和分析。2.各部門負責人應督促本部門人員遵守檔案資料借閱制度，對本部門的借閱情況進行管理和監(jiān)督。（二）檢查1.檔案管理部門應定期對檔案資料的借閱情況進行檢查，重點檢查借閱手續(xù)是否完備、借閱期限是否合規(guī)、檔案資料是否按時歸還、是否存在損壞丟失等情況。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時向借閱人或相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.對違反檔案資料借閱制度的行為，應按照學校相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)擅自借閱檔案資料。2.超過規(guī)定借閱期限未歸還檔案資料，且未辦理續(xù)借手續(xù)。3.在檔案資料上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借等。4.向無關(guān)人員泄露檔案資料的保密信息。5.因保管不善導致檔案資料損壞、丟失。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人，給予批評教育，并責令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的借閱人，視情節(jié)輕重給予警告、通報批評、暫停借閱權(quán)限等處理措施，并要求其承擔相應的賠償責任。3.對于因違規(guī)行為給學