PAGE公司檔案閱覽室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案閱覽室的使用，確保檔案資料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案資料在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要進(jìn)入檔案閱覽室查閱檔案資料的外部人員。（三）基本原則1.安全保密原則：檔案資料是公司的重要資產(chǎn)，必須確保其安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范有序原則：檔案閱覽室的使用應(yīng)遵循規(guī)范的流程和秩序，保證檔案資料的查閱、借閱等工作有條不紊地進(jìn)行。3.服務(wù)高效原則：以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，在確保安全保密的前提下，為員工提供高效、便捷的檔案查閱服務(wù)。二、檔案閱覽室管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案閱覽室的日常管理工作，包括閱覽室的環(huán)境維護(hù)、檔案資料的整理與存放等。2.制定和完善檔案閱覽室的各項(xiàng)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)檔案資料的查閱、借閱登記工作，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。4.對(duì)進(jìn)入檔案閱覽室的人員進(jìn)行資格審查和培訓(xùn)，指導(dǎo)其正確使用檔案資料。5.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。（二）使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案閱覽室的各項(xiàng)管理制度，愛護(hù)檔案資料和閱覽室設(shè)施設(shè)備。2.查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案資料。3.未經(jīng)許可，不得將檔案資料帶出檔案閱覽室，不得私自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。4.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還至指定位置，并協(xié)助管理人員整理好閱覽室環(huán)境。5.發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。三、檔案閱覽室環(huán)境與設(shè)施管理（一）環(huán)境要求1.檔案閱覽室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，以利于檔案資料的保存。2.室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、飲食，不得存放易燃易爆物品，確保檔案資料的安全。3.應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.檔案閱覽室應(yīng)配備檔案密集架、桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等必要的設(shè)施設(shè)備，以滿足檔案查閱、借閱等工作的需要。2.設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。如有故障，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行維修。3.管理人員應(yīng)熟練掌握設(shè)施設(shè)備的使用方法，指導(dǎo)使用人員正確操作，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞或檔案資料受損。四、檔案資料查閱管理（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案閱覽室查閱。2.涉及公司機(jī)密、重要商業(yè)信息等敏感檔案資料的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。3.外部人員因特殊原因需要查閱公司檔案資料，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可在檔案管理部門人員的陪同下查閱。（二）查閱流程1.使用人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案閱覽室，向管理人員說明查閱需求。2.管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)檔案資料，并將其取出，放置在指定的查閱區(qū)域供使用人員查閱。3.使用人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱工作，查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得影響其他人員。如需復(fù)印、掃描檔案資料，應(yīng)向管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.使用完畢后，使用人員應(yīng)將檔案資料整理好，歸還原位，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱時(shí)間與地點(diǎn)1.檔案閱覽室的開放時(shí)間為[具體開放時(shí)間]，使用人員應(yīng)在開放時(shí)間內(nèi)進(jìn)入閱覽室查閱檔案資料。如有特殊情況需要在非開放時(shí)間查閱，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可安排。2.檔案資料的查閱應(yīng)在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案資料帶出閱覽室。如因工作需要必須帶出閱覽室，應(yīng)按照借閱管理規(guī)定辦理借閱手續(xù)。五、檔案資料借閱管理（一）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱及編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案閱覽室辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密、重要商業(yè)信息等敏感檔案資料的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.外部人員原則上不得借閱公司檔案資料，如因特殊原因確需借閱，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議和借閱擔(dān)保書后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.使用人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案閱覽室，向管理人員提交申請(qǐng)表，并出示有效身份證件。2.管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)檔案資料，并進(jìn)行核對(duì)。如無誤，將檔案資料取出，交給使用人員，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱及編號(hào)、借閱期限等信息。使用人員應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。4.借閱期限一般不得超過[具體借閱期限]，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過原借閱期限。（三）借閱歸還1.使用人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料。如未能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。否則，將按照逾期借閱處理。2.逾期借閱的，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如限制借閱權(quán)限、通報(bào)批評(píng)等。3.使用人員歸還檔案資料時(shí)，應(yīng)將檔案資料整理好，交還給檔案管理人員。管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案資料后，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記表上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。六、檔案資料保密管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保密管理，制定嚴(yán)格的保密制度和操作規(guī)程，并確保相關(guān)人員熟悉和遵守。2.對(duì)涉及公司機(jī)密、重要商業(yè)信息等敏感檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等措施，防止檔案信息泄露。3.檔案閱覽室應(yīng)設(shè)置專門的查閱區(qū)域，與其他區(qū)域有效隔離，確保檔案資料的查閱過程不受干擾。4.管理人員應(yīng)對(duì)進(jìn)入檔案閱覽室的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證和登記，禁止無關(guān)人員進(jìn)入閱覽室。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工均有保守公司檔案資料秘密的義務(wù)，不得向任何無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自查閱、傳播檔案資料，不得利用檔案資料謀取私利。3.因工作需要接觸檔案資料的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。如因違反保密協(xié)議導(dǎo)致檔案信息泄露，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（三）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)檔案資料的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。七、檔案資料數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際需要，逐步推進(jìn)檔案資料的數(shù)字化工作。優(yōu)先對(duì)重要檔案資料、頻繁查閱的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理。2.數(shù)字化檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)檔案資料的全文掃描件、電子文件等，確保數(shù)字化檔案資料與紙質(zhì)檔案資料內(nèi)容一致。（二）數(shù)字化流程1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案資料數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化的目標(biāo)、范圍、時(shí)間進(jìn)度等要求。2.在數(shù)字化過程中，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案資料的質(zhì)量。包括掃描分辨率、圖像格式、文件命名等方面的要求。3.數(shù)字化后的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引和目錄，方便查閱和檢索。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)數(shù)字化檔案資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化利用1.員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或檔案管理系統(tǒng)查閱數(shù)字化檔案資料，提高查閱效率。2.在確保安全保密的前提下，可根據(jù)工作需要對(duì)數(shù)字化檔案資料進(jìn)行合理的共享和利用，但應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。八、檔案資料鑒定與銷毀管理（一）鑒定原則1.檔案資料的鑒定應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、安全性的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求和檔案管理的實(shí)際情況，綜合考慮檔案資料的保存價(jià)值和利用價(jià)值。（二）鑒定組織與程序1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。2.檔案鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般每[具體鑒定周期]進(jìn)行一次。鑒定過程中，應(yīng)逐卷逐件對(duì)檔案資料進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案資料的銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、