PAGE分布式檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，適應公司分布式業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司等所有涉及檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，對各類檔案進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.分級負責原則：明確各級部門在檔案管理中的職責，實行分級管理，各負其責。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供及時、準確的檔案支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，作為公司檔案管理的歸口部門，負責制定檔案管理制度、規(guī)劃檔案管理工作、組織檔案收集整理、保管利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。建立檔案檢索工具，做好檔案的借閱、歸還登記工作。定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整。協(xié)助檔案利用部門查找、提供所需檔案資料。2.部門兼職檔案員負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向公司檔案管理部門移交。配合檔案管理部門做好檔案的清查盤點和利用工作。督促本部門人員及時歸檔，確保檔案的及時形成和有效管理。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案類：涵蓋員工的入職、離職、晉升、調(diào)動、培訓、考核等相關(guān)資料。3.財務(wù)檔案類：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶檔案等。5.技術(shù)檔案類：涉及公司的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝文件等技術(shù)資料。6.合同檔案類：包括各類合同協(xié)議、招投標文件等。（二）檔案編號1.采用“分類號+流水號”的編號方式。2.分類號按照檔案分類標準進行編制，如“XZ”代表行政文件類，“RS”代表人事檔案類等。3.流水號為每一份檔案的唯一標識，從001開始依次編號。4.例如，一份行政文件類的檔案編號為“XZ001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。3.公司員工個人提交的工作報告、科研成果、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門形成的檔案，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件和資料，應進行備份，以防丟失或損壞。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.按照檔案分類標準進行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，保持檔案的整潔。4.按照一定的順序進行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管方式1.檔案應按照分類順序排列存放，便于查找和利用。2.對于重要檔案和電子檔案，應進行備份，并異地存放，以防止意外情況發(fā)生。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對于超過保管期限且無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，報經(jīng)公司領(lǐng)導批準后進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進行，確保檔案銷毀徹底。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人學習、工作等原因查閱本人檔案。3.外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱公司相關(guān)檔案，但需按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.員工查閱本人檔案，需攜帶有效身份證件，直接到檔案管理部門查閱。3.外部單位查閱檔案，需提交查閱申請函，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好登記工作。（三）利用期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（四）利用要求1.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件應及時進行收集和整理，確保電子文件的完整性和準確性。2.電子文件應按照檔案分類標準進行分類，建立電子檔案目錄。3.對電子文件進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的保管1.采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)對電子檔案進行備份，并異地存放。2.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和可用。3.建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，對不同級別的人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限。（三）電子檔案的利用1.內(nèi)部查閱電子檔案，需通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問檔案管理系統(tǒng)，按照規(guī)定的流程進行查閱。2.外部單位查閱電子檔案，需按照規(guī)定辦理手續(xù)，由檔案管理部門通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞教峁┎殚啞?.利用電子檔案時，應遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保電子檔案的安全和保密。八、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化和規(guī)范化。2.提高檔案檢索和利用效率，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)的功能模塊應包括檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等。2.實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換。（三）建設(shè)步驟1.需求調(diào)研與分析：了解公司檔案管理的現(xiàn)狀和需求，確定檔案管理信息系統(tǒng)的功能和性能要求。2.系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)：根據(jù)需求分析結(jié)果，進行系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)，建立檔案管理信息系統(tǒng)的架構(gòu)和功能模塊。3.系統(tǒng)測試與上線：對檔案管理信息系統(tǒng)進行測試，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，然后上線運行。4.系統(tǒng)維護與優(yōu)化：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和優(yōu)化，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求，不斷完善系統(tǒng)功能。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負責對公司檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.電子檔案管理情況。（三）考核與獎懲1.將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表