PAGE檔案收進(jìn)登記表制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案收進(jìn)登記工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在檔案形成、收集、整理、歸檔過(guò)程中涉及的檔案收進(jìn)登記工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案收進(jìn)登記應(yīng)如實(shí)反映檔案的形成來(lái)源、內(nèi)容、數(shù)量等信息，確保登記內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：對(duì)各類檔案的收進(jìn)情況進(jìn)行全面、完整的記錄，不得遺漏重要信息。3.及時(shí)性原則：檔案收進(jìn)后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，確保登記信息與檔案實(shí)際情況同步。4.保密性原則：檔案收進(jìn)登記過(guò)程中涉及的敏感信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案收進(jìn)登記的內(nèi)容與要求（一）檔案來(lái)源登記1.檔案形成部門(mén)：詳細(xì)記錄檔案的形成部門(mén)名稱，確保明確檔案的出處。2.檔案形成時(shí)間：準(zhǔn)確登記檔案形成的具體日期，精確到年、月、日。3.檔案移交人：記錄檔案移交的具體人員姓名，以便追溯檔案來(lái)源。（二）檔案內(nèi)容登記1.檔案名稱：填寫(xiě)檔案的具體名稱，應(yīng)與檔案本身標(biāo)注的名稱一致，確保準(zhǔn)確識(shí)別檔案內(nèi)容。2.檔案主題：概括檔案所涉及的主要主題內(nèi)容，以便快速了解檔案核心。3.檔案編號(hào)：按照公司檔案編號(hào)規(guī)則為每一份檔案賦予唯一編號(hào)，便于檔案的查詢和管理。（三）檔案數(shù)量登記1.檔案頁(yè)數(shù)：準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)檔案的總頁(yè)數(shù)，包括正文、附件等所有頁(yè)面。2.檔案份數(shù)：記錄檔案的份數(shù)，對(duì)于多份相同檔案應(yīng)明確數(shù)量。（四）檔案載體登記1.檔案載體類型：如紙質(zhì)、電子、光盤(pán)、磁帶等，明確檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)。2.電子檔案格式：對(duì)于電子檔案，詳細(xì)登記其格式，如.doc、.xls、.pdf等。（五）登記要求1.登記信息應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得使用模糊、歧義或易產(chǎn)生誤解的表述。2.登記人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案信息，確保登記內(nèi)容與檔案實(shí)際情況相符，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門(mén)溝通核實(shí)。3.登記過(guò)程中應(yīng)使用統(tǒng)一的登記表格，表格格式應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)潔，便于填寫(xiě)和存檔。三、檔案收進(jìn)登記的流程（一）檔案收集1.各部門(mén)在工作過(guò)程中形成的各類檔案，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)進(jìn)行整理和收集。2.檔案收集人員應(yīng)確保檔案的齊全、完整，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充完善。（二）檔案初審1.檔案收集后，由檔案管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行初步審核。2.初審內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回形成部門(mén)進(jìn)行整改。（三）檔案登記1.經(jīng)初審合格的檔案，由檔案登記人員按照本制度的要求進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記人員應(yīng)在檔案收進(jìn)登記表上如實(shí)填寫(xiě)各項(xiàng)信息，并簽字確認(rèn)登記日期。（四）檔案入庫(kù)1.登記完成后的檔案，按照公司檔案分類方案和存放地點(diǎn)要求進(jìn)行入庫(kù)保管。2.檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的交接手續(xù)，確保檔案安全存放。四、檔案收進(jìn)登記的管理與監(jiān)督（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案收進(jìn)登記制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)檔案收進(jìn)登記工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保登記工作規(guī)范、準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)檔案收進(jìn)登記表的設(shè)計(jì)、印制、發(fā)放和回收管理。4.定期對(duì)檔案收進(jìn)登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理本部門(mén)形成的檔案，并向檔案管理部門(mén)移交。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案收進(jìn)登記工作，提供必要的檔案信息和資料。3.對(duì)本部門(mén)移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案收進(jìn)登記工作進(jìn)行審計(jì)檢查，確保登記工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案收進(jìn)登記情況進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.對(duì)于違反檔案收進(jìn)登記制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、檔案收進(jìn)登記表的填寫(xiě)與保存（一）填寫(xiě)規(guī)范1.檔案收進(jìn)登記表應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的筆填寫(xiě)。2.填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)字跡工整、清晰，不得涂改、刮擦。如有填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃雙橫線，然后在上方填寫(xiě)正確內(nèi)容，并加蓋登記人員印章或簽字確認(rèn)。3.登記表中的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)齊全，不得有空缺項(xiàng)。對(duì)于無(wú)相關(guān)信息的欄目，應(yīng)填寫(xiě)“無(wú)”或“/”。（二）保存期限檔案收進(jìn)登記表作為公司檔案管理的重要記錄，應(yīng)長(zhǎng)期保存。保存期限自檔案收進(jìn)登記之日起不少于[X]年。（三）保存方式1.紙質(zhì)登記表應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類裝訂，存放在專門(mén)的檔案柜中。2.電子登記表應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。六、檔案收進(jìn)登記的信息化管理（一）建立檔案收進(jìn)登記信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)逐步建立檔案收進(jìn)登記信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收進(jìn)登記工作的信息化管理。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案來(lái)源登記、內(nèi)容登記、數(shù)量登記、載體登記等功能模塊，方便登記人員操作。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案登記人員應(yīng)按照系統(tǒng)操作要求，及時(shí)將檔案收進(jìn)登記信息錄入系統(tǒng)。2.信息系統(tǒng)應(yīng)定期對(duì)錄入的檔案信息進(jìn)行審核和校驗(yàn)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案信息發(fā)生變更時(shí)，登記人員應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行更新維護(hù)，并做好相應(yīng)記錄。（三）信息查詢與利用1.公司內(nèi)部相關(guān)人員可通過(guò)檔案收進(jìn)登記信息系統(tǒng)查詢檔案收進(jìn)登記情況，為檔案利用提供便利。2.信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理功能，確保不同人員只能查詢和使用其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門(mén)負(fù)