PAGE工會文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工會文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，充分發(fā)揮文書檔案在工會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工會組織內(nèi)部形成的各類文書檔案的管理，包括但不限于文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、活動資料、會員檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工會文書檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文書檔案應(yīng)真實(shí)反映工會工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集工會工作中形成的各類文書檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則：對涉及工會機(jī)密和會員隱私的文書檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便工會工作人員和會員查閱利用。二、文書檔案管理職責(zé)（一）工會領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督工會文書檔案管理工作，將檔案管理工作納入工會整體工作計(jì)劃。2.審批重要的檔案管理制度、工作計(jì)劃和總結(jié)等。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)工會文書檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，提高檔案管理的信息化水平。6.為工會工作人員和會員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。7.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案使用壽命。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的文書材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔和利用工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。2.工會工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定等。3.工會召開的各類會議的通知、議程、記錄、紀(jì)要、報(bào)告等。4.工會組織的各項(xiàng)活動的方案、通知、總結(jié)、照片、視頻等資料。5.工會會員的入會申請書、登記表、會員證、獎(jiǎng)勵(lì)與處分記錄等。6.工會與其他單位的往來信函、協(xié)議、合同等。7.工會財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.其他與工會工作相關(guān)的文書材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、完整。2.收集的文書材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，不得使用鉛筆、圓珠筆書寫。3.對于重要的文書材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集的文書材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）整理方法1.分類：按照文書檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政事務(wù)類、組織建設(shè)類、宣傳教育類、文體活動類、權(quán)益維護(hù)類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙張較多、厚度較大的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、文書檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.當(dāng)年形成的文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于緊急、重要的文件，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文書材料移交檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核無誤后，檔案管理人員按照分類編號的要求，將檔案歸入相應(yīng)的類別和保管期限，并填寫檔案歸檔登記表。4.將歸檔后的檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、保管期限等信息。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映工會主要職能活動和歷史面貌的，對工會工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對工會工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。定期保管期限從文件形成后的第二年1月1日起計(jì)算。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、使用防磁柜等。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。五、文書檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.工會工作人員因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.會員查閱本人檔案的，需出示有效身份證件，經(jīng)檔案管理人員核實(shí)后，方可查閱。3.外單位查閱工會檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)工會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容涉及工會機(jī)密的，需簽訂保密協(xié)議。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，需經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘抄的內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.工會工作人員因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限的，需辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員將檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案，如需續(xù)借的，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理人員提出申請。4.檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合工會工作實(shí)際，確定檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.從工會工作的歷史發(fā)展和現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)，全面分析檔案的價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。3.嚴(yán)格遵循鑒定程序，防止隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立由工會領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對工會文書檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價(jià)值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、保管期限等因素，全面評估檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請表。2.申請表經(jīng)工會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照批準(zhǔn)的銷毀清單進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)將銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、文書檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立工會文書檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，方便工會工作人員和會員查閱檔案。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對工會現(xiàn)存的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)：根據(jù)工會文書檔案管理的實(shí)際需求，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全防護(hù)：建立檔案信息安全防護(hù)體系，采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)