PAGE行政檔案及合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政檔案及合同管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范合同簽訂、履行及檔案歸檔流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在行政管理活動中形成的各類檔案及簽訂的各類合同。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案及合同管理工作由行政部門集中統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保檔案和合同資料的系統(tǒng)性、完整性。2.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案及合同管理工作合法合規(guī)。3.保密原則：對涉及公司機(jī)密的檔案及合同信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案及合同管理流程，提高工作效率，便于查詢和利用。二、行政檔案管理（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司組織架構(gòu)、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、行政公文等。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動合同等相關(guān)資料。3.財務(wù)管理類：如財務(wù)報表、預(yù)算決算、審計報告、費(fèi)用報銷憑證等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涉及市場調(diào)研、銷售合同、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。5.其他類：上述類別未涵蓋的其他行政檔案。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理，并定期移交至行政部門。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，確保能夠準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)活動的實(shí)際情況。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將資料移交行政部門。（三）檔案整理1.行政部門收到檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，對每份檔案進(jìn)行編號、編目。2.檔案編號應(yīng)具有唯一性，編目內(nèi)容包括檔案名稱、日期、來源、保管期限等。3.對于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（四）檔案歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔至相應(yīng)的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找。3.電子檔案應(yīng)建立規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案分類進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）檔案保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、核心機(jī)密、具有長遠(yuǎn)歷史價值的檔案。2.長期保管：一般為[X]年，主要包括重要業(yè)務(wù)合同、財務(wù)審計報告、公司發(fā)展規(guī)劃等。3.短期保管：通常為[X]年，如一般性行政文件、臨時性業(yè)務(wù)資料等。（六）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在行政部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。4.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及行政部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。歸還檔案時，行政部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。（七）檔案銷毀1.對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱及編號、銷毀原因、保管期限等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)及參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。三、合同管理（一）合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出合同立項(xiàng)申請，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同的性質(zhì)、標(biāo)的、金額、履行期限、對方當(dāng)事人等基本情況，并附上相關(guān)背景資料和可行性分析報告。2.合同審核行政部門收到《合同立項(xiàng)申請表》后，對合同條款進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性及風(fēng)險防范措施等。對于重大合同或涉及法律風(fēng)險較高的合同，行政部門應(yīng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行會審。3.合同談判根據(jù)合同審核意見，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人進(jìn)行合同談判。談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，爭取有利的合同條款。談判結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，并作為合同起草的依據(jù)。4.合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的格式和語言，明確約定雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。合同文本初稿完成后，應(yīng)提交行政部門審核。5.合同審批行政部門對合同文本進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合公司利益、是否存在法律風(fēng)險等。審核通過后，合同文本依次提交業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。各級審批人員應(yīng)在《合同審批表》上簽署明確的意見和審批日期。6.合同簽訂經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照公司印章管理制度進(jìn)行蓋章操作。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件一份及時移交行政部門歸檔。（二）合同履行與變更1.合同履行合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并及時跟蹤合同履行情況。如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時采取措施，并向行政部門報告。2.合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。經(jīng)合同雙方協(xié)商一致后，按照合同簽訂流程重新進(jìn)行審核、審批，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更后的合同文本。（三）合同歸檔與保管1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同原件一份移交行政部門歸檔。行政部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等順序進(jìn)行整理、編號，并建立合同臺賬。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保合同資料的完整性和安全性。對于電子合同，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。3.合同保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行，一般與對應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案保管期限相同。（四）合同糾紛處理1.在合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，并向行政部門報告。行政部門應(yīng)會同法務(wù)部門等相關(guān)人員對糾紛情況進(jìn)行分析研究，制定應(yīng)對策略。2.根據(jù)糾紛的具體情況，可通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將處理結(jié)果形成書面報告，并提交行政部門歸檔。四、監(jiān)督與檢查（一）行政部門定期對各部門檔案及合同管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱借閱及合同簽訂、履行、變更、歸檔等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向行政部門提交整改報告。