PAGE檔案管理制度板面一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案內容的完整，全面反映公司各項工作的真實情況。3.準確性原則：檔案信息應真實、準確，與實際工作相符。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，建立健全檔案管理臺賬。3.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。4.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理。5.負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務，根據(jù)工作需要編制各類檔案檢索工具和參考資料。6.對公司各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理和保管工作，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案信息和資料。4.根據(jù)工作需要，及時向綜合管理部申請查閱、借閱檔案，嚴格遵守檔案查閱、借閱制度。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案等六大類。1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、業(yè)務管理等活動中形成的各種文件材料，如請示、報告、通知、決定、合同、協(xié)議等。2.科技檔案：指公司在科研、生產、技術改造等活動中形成的具有保存價值的圖紙、圖表、技術文件、實驗報告、項目資料等。3.會計檔案：是公司在財務管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料。4.人事檔案：包括員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資、保險、福利等方面的材料。5.聲像檔案：指公司在各項活動中形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。6.實物檔案：主要是公司在生產經(jīng)營活動中獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗等實物。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式。1.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：文書檔案用“WS”表示，科技檔案用“KJ”表示，會計檔案用“KJ”表示，人事檔案用“RS”表示，聲像檔案用“SX”表示，實物檔案用“SW”表示。3.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編寫，從“001”開始。例如：2023年形成的第5份文書檔案編號為“2023WS005”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應在工作結束后及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，進行初步整理。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案材料，相關部門應在活動結束后一周內將材料移交綜合管理部。3.公司員工在外出參加培訓、學習、考察等活動中形成的檔案材料，應在返回公司后三天內交所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交綜合管理部。（二）整理1.綜合管理部檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.文書檔案應按照文件的形成時間、來源、內容等進行分類，同一問題的文件應集中在一起，按重要程度和時間順序排列。3.科技檔案應按照項目進行分類，每個項目的檔案材料應包括項目立項、研究、設計、施工、驗收等各個階段的文件，按照階段順序排列。4.會計檔案應按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別分別整理，按照時間順序裝訂成冊。5.人事檔案應按照檔案材料的類別進行分類整理，如履歷材料、考核材料、任免材料等，按照材料形成時間順序排列。6.聲像檔案應按照內容和時間順序進行整理，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。7.實物檔案應進行登記造冊，注明實物名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門整理好的檔案應定期向綜合管理部歸檔，歸檔時間為每年的[具體時間]。2.歸檔時，各部門應填寫《檔案歸檔清單》，詳細列出歸檔檔案的名稱、數(shù)量、類別、編號等信息，并由部門負責人簽字確認。3.綜合管理部檔案管理人員對歸檔的檔案進行核對、檢查，確保檔案齊全、完整、整理規(guī)范后，辦理接收手續(xù)。（二）移交1.各部門因工作需要長期保存的檔案，在保管一定期限后應移交綜合管理部統(tǒng)一保管，但涉及個人隱私等不宜公開的檔案除外。2.檔案移交時，移交部門應編制《檔案移交清冊》，一式兩份，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、類別、編號、保管期限等信息，并由移交部門和接收部門負責人簽字確認。3.綜合管理部接收檔案后，應在《檔案移交清冊》上注明接收時間，并將其中一份存檔，另一份交移交部門留存。六、檔案的保管（一）庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，庫房應具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件。2.庫房應安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材和防蟲、防鼠藥品。3.庫房應保持清潔、干燥，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。（二）檔案存放1.檔案應按照類別、年度、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應分別存放，如紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體年限]。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]。（四）檔案清查1.綜合管理部應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和存放位置準確無誤。2.清查時，應填寫《檔案清查登記表》，詳細記錄檔案的清查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應及時查明原因，采取補救措施，并向上級領導報告。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關部門代表組成。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內容重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管；對確已失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領導審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司領導批準后，由綜合管理部負責組織檔案銷毀工作。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。3.銷毀檔案應采用焚燒、粉碎等方式進行，嚴禁將檔案出售或贈送他人。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、類別、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還綜合管理部，檔案管理人員應及時核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、檔案名稱、類別、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復制檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完好情況，如有損壞或丟失，應及時查明原因，追究借閱人員的責任。九、檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.查閱、借閱檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內容泄露給他人。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應采取加密存儲、限制查閱范圍等特殊保密措施。（二