PAGE農(nóng)業(yè)示范區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)業(yè)示范區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)業(yè)示范區(qū)內(nèi)各部門、各項(xiàng)目組及相關(guān)工作人員在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則示范區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映農(nóng)業(yè)示范區(qū)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和保存與農(nóng)業(yè)示范區(qū)工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)農(nóng)業(yè)示范區(qū)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善農(nóng)業(yè)示范區(qū)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為農(nóng)業(yè)示范區(qū)的決策、生產(chǎn)、科研等提供檔案信息支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)整理歸檔，確保檔案的齊全、完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)方面包括農(nóng)作物種植計(jì)劃、種植技術(shù)方案、田間管理記錄、病蟲害防治記錄、農(nóng)產(chǎn)品收獲記錄等。2.農(nóng)業(yè)科研方面科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果鑒定材料、學(xué)術(shù)論文等。3.行政管理方面各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議等。4.農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣方面技術(shù)推廣方案、培訓(xùn)資料、示范戶檔案、推廣效果評(píng)估報(bào)告等。5.其他方面與農(nóng)業(yè)示范區(qū)工作相關(guān)的照片、音像資料、榮譽(yù)證書、考察調(diào)研材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定及時(shí)進(jìn)行收集，不得積壓或丟失。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.涉及多個(gè)部門的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，相關(guān)部門應(yīng)積極配合。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，可分為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)類、農(nóng)業(yè)科研類、行政管理類、農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)可采用年度類別順序號(hào)的方式編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.照片、音像等特殊載體檔案應(yīng)按照相關(guān)要求進(jìn)行整理和保管，確保其質(zhì)量和安全。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括農(nóng)業(yè)示范區(qū)重要的政策文件、法規(guī)性文件、長期規(guī)劃、重大科研成果、重要合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)資料、科研項(xiàng)目中期報(bào)告、行政管理文件等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括臨時(shí)性的文件材料、一般性的工作記錄等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案保管工作。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為農(nóng)業(yè)示范區(qū)的決策提供參考依據(jù)，如查閱相關(guān)政策文件和歷史數(shù)據(jù)。2.支持農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科研工作，提供種植技術(shù)資料、科研成果等檔案信息。3.滿足行政管理工作需要，如查詢?nèi)耸聶n案、規(guī)章制度等。4.為農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣服務(wù)，提供示范戶檔案、推廣案例等資料。5.對(duì)外提供檔案信息服務(wù)，如應(yīng)有關(guān)部門或單位的要求，提供相關(guān)檔案資料。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以保證其有效性。（三）利用審批1.查閱一般性檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)農(nóng)業(yè)示范區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.對(duì)外提供檔案信息服務(wù)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保檔案信息的安全和合法使用。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、部門、利用方式、利用內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，避免誤判和漏判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或有爭議的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，充分聽取意見后再做出鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和農(nóng)業(yè)示范區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立農(nóng)業(yè)示范區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、遠(yuǎn)程查詢和共享利用，為農(nóng)業(yè)示范區(qū)的各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行規(guī)范化處理，確保電子檔案的質(zhì)量和可讀性。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理的各項(xiàng)工作需求。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、數(shù)據(jù)丟失等安全事故的發(fā)生。2.采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)