PAGE批量建立檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：應(yīng)保證檔案的齊全完整，全面反映公司/組織工作的全過(guò)程。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用公司/組織的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，銷毀過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。7.向公司/組織內(nèi)部提供檔案查閱服務(wù)，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持。8.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系與合作，做好檔案的移交、接收等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.財(cái)務(wù)檔案類：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)方面的檔案。3.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案等，具體分類可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)一步細(xì)化。4.工程檔案類：用于記錄公司/組織各類工程項(xiàng)目的前期文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收資料等。5.合同檔案類：包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議等檔案。6.科技檔案類：涉及公司/組織的科研項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新、專利申請(qǐng)等方面的檔案。7.聲像檔案類：包含照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案類：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類檔案，如文檔、表格、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。每個(gè)類別檔案應(yīng)編制獨(dú)立的編號(hào)體系。2.編號(hào)方法示例：以行政檔案類為例，可采用“XZ年份流水號(hào)”的形式進(jìn)行編號(hào)。其中，“XZ”表示行政檔案類別，年份為檔案形成年份，流水號(hào)為該年份內(nèi)行政檔案的順序號(hào)。其他類別檔案編號(hào)方法可根據(jù)實(shí)際情況類推。3.編號(hào)應(yīng)在檔案整理過(guò)程中同步進(jìn)行，確保每份檔案都有唯一的編號(hào)標(biāo)識(shí)，便于檔案的查找和管理。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集范圍包括但不限于本部門在工作活動(dòng)中形成的文件、資料、報(bào)表、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、信函、圖表、聲像等各類材料。3.對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)將檔案資料移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理工作包括對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等操作。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)。4.編目工作應(yīng)準(zhǔn)確填寫檔案的編號(hào)、類別、題名、日期、保管期限等信息，編制檔案目錄。5.檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，確保檔案排列有序，查找方便。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.根據(jù)檔案的數(shù)量和存儲(chǔ)要求，設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專用檔案盒進(jìn)行存放，檔案盒應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列上架。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行分類存儲(chǔ)，如照片可沖印成冊(cè)或存儲(chǔ)在電子相冊(cè)中，錄音、錄像資料應(yīng)刻錄成光盤或存儲(chǔ)在硬盤中，并做好標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、規(guī)章制度、歷史沿革、重大決策、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般保管期限為15年至50年，主要包括公司/組織的業(yè)務(wù)檔案、工程檔案中的重要部分等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的文件、資料等。5.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度進(jìn)行確定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，確保檔案的賬實(shí)相符。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)丟失檔案進(jìn)行查找和補(bǔ)充等。4.清查和盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有查考利用價(jià)值，對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的檔案，即使超過(guò)保管期限，也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行妥善處理，不得隨意銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定意見(jiàn)書(shū)。2.將鑒定意見(jiàn)書(shū)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。6.銷毀記錄應(yīng)與檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、審批文件等一并歸檔保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱涉及機(jī)密檔案的，需經(jīng)公司/組織保密管理部門審批。2.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的，需簽訂保密協(xié)議。（二）查閱方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，查閱人員如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.對(duì)于電子檔案，查閱人員可在檔案管理部門的指導(dǎo)下進(jìn)行查閱，但不得擅自拷貝或傳播電子檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、編號(hào)、查閱目的、利用方式等信息。2.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，以便掌握檔案的利用情況，為檔案管理工作提供參考。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“檔案系統(tǒng)”），實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)檔案系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，提升公司/組織信息化管理水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和重要電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在檔案系統(tǒng)中。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行檢索和查詢。（三）檔案系統(tǒng)功能1.檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。2.檔案檢索功能應(yīng)支持多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，提高檢索效率。3.檔案借閱功能應(yīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請(qǐng)、審批、登記等流程，方便檔案的借閱管理。4.檔案系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（四）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，確保不同人員只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.定期對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，安裝必要的安全防護(hù)軟件，防止病毒、黑客等攻擊，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。3.制定檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地，防止數(shù)據(jù)丟失。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員任職要求1.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。2.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，工作認(rèn)真細(xì)致，能夠妥善保管和利用檔案資料。3.熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，能夠運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案的整理、存儲(chǔ)和檢索等工作。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理和編號(hào)標(biāo)識(shí)，建立檔案目錄和索引。3.維護(hù)檔案庫(kù)房的環(huán)境和設(shè)施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。5.為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)，辦理檔案查閱手續(xù)，登記檔案利用情況。6.參與檔案鑒定和銷毀工作，按