PAGE社區(qū)迎檢檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)迎檢檔案管理，確保社區(qū)在各類檢查中能夠規(guī)范、有序地提供相關(guān)資料，真實(shí)、準(zhǔn)確地反映社區(qū)工作情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)所有涉及迎檢檔案管理的部門、崗位及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況和發(fā)展歷程。2.完整性原則：涵蓋社區(qū)工作的各個(gè)方面，確保檔案資料全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于查閱和管理。4.保密性原則：對于涉及國家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）社區(qū)迎檢檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以社區(qū)主任為組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的社區(qū)迎檢檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)迎檢檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和規(guī)劃，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，承擔(dān)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等具體工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門進(jìn)行檔案的歸檔和保管工作。3.在迎檢工作中，根據(jù)檢查要求，向檔案管理部門提出檔案查閱需求，協(xié)助檔案管理部門提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等綜合性文件。2.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.社區(qū)各項(xiàng)工作的實(shí)施方案、工作流程、工作臺(tái)賬等。4.社區(qū)組織建設(shè)、人員管理、教育培訓(xùn)等方面的資料。5.社區(qū)服務(wù)工作相關(guān)資料，如服務(wù)對象信息、服務(wù)記錄、服務(wù)評(píng)估等。6.社區(qū)環(huán)境建設(shè)、安全管理、文化活動(dòng)等方面的資料。7.上級(jí)部門下發(fā)的文件、通知、指示等，以及社區(qū)向上級(jí)部門報(bào)送的文件、報(bào)表等。8.其他與社區(qū)工作相關(guān)的重要資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、社區(qū)服務(wù)類、社區(qū)安全類、社區(qū)文化類等若干類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊、牢固的裝訂，確保檔案的完整性和美觀性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行再次審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.按照檔案分類方案，將審核通過的檔案歸入相應(yīng)的檔案類別中，并在檔案目錄中注明檔案的存放位置。3.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔日期、編號(hào)、名稱、來源等信息，便于對檔案的歸檔情況進(jìn)行跟蹤和查詢。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：主要包括社區(qū)發(fā)展規(guī)劃、重大決策、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：一般為10年至50年，包括社區(qū)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、重要工作文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.短期保管的檔案：通常為1年至10年，如一般性工作文件、臨時(shí)性活動(dòng)資料等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，標(biāo)明各類檔案的存放位置。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。4.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等管理，確保電子檔案的安全和有效利用。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.社區(qū)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)社區(qū)迎檢檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.涉及國家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害社區(qū)利益和他人合法權(quán)益。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱人員能夠正確、有效地利用檔案資料。3.對于檔案的利用情況，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，以便及時(shí)了解檔案的利用頻率和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。3.對于經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上鑒定小組的鑒定意見。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對檔案進(jìn)行逐一核對，確保銷毀的檔案準(zhǔn)確無誤。3.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。4.對于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的電子數(shù)據(jù)清除工具，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除，無法恢復(fù)。同時(shí)，應(yīng)做好電子檔案銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀人員、銷毀方式等信息。七、檔案管理信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立社區(qū)迎檢檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、在線查閱、遠(yuǎn)程傳輸?shù)裙δ埽岣邫n案管理工作的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、附件等，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全。4.在線查閱：支持用戶在線查閱檔案資料，提供檔案的在線瀏覽、下載等功能，提高檔案利用的便捷性。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以便在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。6.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理工作決策提供依據(jù)。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案管理信息化建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.選擇合適的檔案管理軟件，根據(jù)社區(qū)實(shí)際需求進(jìn)行定制化開發(fā)和配置。3.組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能特點(diǎn)，確保系統(tǒng)的順利運(yùn)行。4.逐步將現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行電子化錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，對新產(chǎn)生的檔案資料及時(shí)進(jìn)行電子化管理。5.在系