PAGE苗圃檔案建立與管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司苗圃檔案管理，確保苗圃信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高苗圃管理效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有苗圃的檔案管理工作，包括苗圃規(guī)劃、苗木種植、養(yǎng)護(hù)、銷售等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映苗圃實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋苗圃工作的各個方面，確保檔案資料全面、系統(tǒng)。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、存儲和管理。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。5.便利性原則：便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善苗圃檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，方便查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還、查閱登記等工作，對違規(guī)借閱行為進(jìn)行處理。6.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在苗圃工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格按照制度要求開展工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理，包括整理、分類、存儲、借閱登記等，確保檔案的有序存放和安全。3.積極主動收集檔案資料，對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對、檢查，保證檔案質(zhì)量。4.定期對檔案進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.為檔案查閱人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，協(xié)助其快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.規(guī)劃類檔案：包括苗圃建設(shè)規(guī)劃、土地租賃合同、項(xiàng)目可行性研究報告等。2.種植類檔案：苗木采購合同、苗木種植記錄（品種、數(shù)量、種植時間、種植位置等）、種植技術(shù)方案等。3.養(yǎng)護(hù)類檔案：養(yǎng)護(hù)工作計(jì)劃、養(yǎng)護(hù)記錄（澆水、施肥、修剪、病蟲害防治等）、養(yǎng)護(hù)技術(shù)資料等。4.銷售類檔案：銷售合同、客戶信息、銷售記錄等。5.財(cái)務(wù)類檔案：苗圃建設(shè)資金使用記錄、成本核算資料、財(cái)務(wù)報表等。6.人事類檔案：員工基本信息、考勤記錄、培訓(xùn)記錄等。7.其他類檔案：如上級部門文件、行業(yè)相關(guān)資料、對外合作協(xié)議等。（二）編號規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.編號分為三段，第一段為類別代碼，用大寫字母表示，如“G”代表規(guī)劃類，“Z”代表種植類等；第二段為年份代碼，用四位數(shù)字表示，如“2023”；第三段為流水號，用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次遞增。3.例如，規(guī)劃類檔案中2023年的第一份檔案編號為“G2023001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整。2.檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、圖表等各種形式。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）整理流程1.檔案管理人員對接收的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查資料是否齊全、完整，填寫是否規(guī)范。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時間順序排列。3.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.將整理好的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。對于不宜裝訂的檔案，如照片、圖表等，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，并在檔案目錄中注明存放方式。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照類別、年份、編號順序存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.永久保管：涉及苗圃產(chǎn)權(quán)、重大決策、重要合同協(xié)議等具有長期保存價值的檔案。2.定期保管：分為3年、5年、10年等不同期限，根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。一般業(yè)務(wù)文件、一般性合同等可定期保管。3.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。4.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六與利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于涉及商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等敏感檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱時間等信息。2.查閱重要檔案時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。3.外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督，防止檔案信息泄露。（三）檔案利用的監(jiān)督與考核1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，檢查檔案利用的合理性和規(guī)范性。2.將檔案利用情況納入各部門和檔案管理人員的績效考核體系，對檔案利用效率高、效果好的部門和個人給予獎勵；對違反檔案管理制度、造成檔案丟失或損壞的部門和個人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價值，判斷檔案是否仍具有保存意義。2.對于已失去利用價值、重復(fù)的檔案，以及不符合檔案管理要求的文件資料，可考慮銷毀。3.涉及公司歷史沿革、重大事件、重要業(yè)務(wù)等具有長期歷史價值的檔案，應(yīng)予以保留。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定意見。2.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.將《檔案銷毀清冊》報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由