PAGE發(fā)改局檔案工作規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)發(fā)改局檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案在發(fā)改工作中的重要作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于發(fā)改局機(jī)關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：發(fā)改局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的綜合管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映發(fā)改工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，嚴(yán)禁弄虛作假。3.方便利用原則：以服務(wù)發(fā)改工作為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定檔案工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題，指導(dǎo)和監(jiān)督全局檔案工作。（二）局辦公室1.作為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理全局各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理制度，定期對檔案保管狀況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全與完整。對破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案目錄信息和全文信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。5.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交檔案，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，為全局各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。對檔案利用效果進(jìn)行跟蹤和反饋，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高全局工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（三）各科室及下屬事業(yè)單位1.負(fù)責(zé)本科室（單位）文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定時(shí)間移交局辦公室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室（單位）檔案工作的日常管理，配合局辦公室做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類整理，妥善保管，防止文件材料的散失和損壞。4.根據(jù)工作需要，向局辦公室提出檔案查閱、借閱申請，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在使用后及時(shí)歸還。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料形成要求1.各科室及下屬事業(yè)單位在履行職能活動過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和政策要求，認(rèn)真做好文件材料的起草、審核、簽發(fā)、印制、收發(fā)、登記、傳閱、承辦、催辦、歸檔等工作，確保文件材料的質(zhì)量和時(shí)效性。2.文件材料應(yīng)使用鋼筆、中性筆等耐久性書寫工具書寫，字跡工整、清晰，簽署手續(xù)完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具書寫文件材料。3.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行制作、處理和保存，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件存儲到符合要求的載體上，并進(jìn)行標(biāo)識和說明。（二）文件材料收集范圍1.上級文件：包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類公文、指示、通知、通報(bào)等，以及上級領(lǐng)導(dǎo)的講話、批示等。2.本局文件：本局制發(fā)的各類公文、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、請示批復(fù)等。3.科室文件：各科室在工作中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料、項(xiàng)目申報(bào)資料、檢查驗(yàn)收報(bào)告等。4.會議文件：本局召開的各類會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要、記錄等。5.人事文件：干部任免、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等人事管理工作中形成的文件材料。6.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、會計(jì)憑證、賬簿等財(cái)務(wù)工作中形成的文件材料。7.聲像文件：本局在工作活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重大項(xiàng)目開工儀式、領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、重要會議等活動的記錄。8.其他文件：與本局工作相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件材料，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、錦旗等。（三）文件材料收集時(shí)間1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)在文件材料形成后的次年上半年，將上一年度的文件材料整理歸檔，并移交局辦公室。2.對于重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后的一個(gè)月內(nèi)，及時(shí)整理歸檔并移交局辦公室。3.對于臨時(shí)性工作形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后的半個(gè)月內(nèi)，整理歸檔并移交局辦公室。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。即先將文件按年度分開，再按保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年），然后在每個(gè)保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)發(fā)改局業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，按照項(xiàng)目類別、行業(yè)領(lǐng)域等進(jìn)行分類。如固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案、價(jià)格管理檔案、能源管理檔案等，每個(gè)類別下再按照項(xiàng)目階段、文件性質(zhì)等進(jìn)行細(xì)分。3.聲像檔案：按照載體形式分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案，再根據(jù)內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行整理。4.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。（三）整理方法1.文書檔案裝訂：去除文件上的金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行左側(cè)三孔一線裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁、不倒頁。分類：按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料進(jìn)行分類排列，同一類別的文件材料按時(shí)間順序排列。編號：對每份文件材料進(jìn)行編號，并在文件首頁右上角加蓋檔號章，填寫年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、件號等信息。編目：編制文書檔案目錄，目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、檔號等項(xiàng)目，目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。2.業(yè)務(wù)檔案組卷：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將相關(guān)項(xiàng)目的文件材料進(jìn)行組卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按重要程度、時(shí)間順序排列，不同載體的文件材料應(yīng)分別組卷。編頁號：對卷內(nèi)文件材料編寫頁號，單面書寫的文件在右上角編寫頁號，雙面書寫的文件正面在右上角、背面在左上角編寫頁號。編目：編制業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄，目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等項(xiàng)目，卷末編制備考表，注明卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。裝訂：采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂等方式對卷內(nèi)文件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不得壓字、掉頁。裝盒：將裝訂好的案卷裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止卷號等信息。3.聲像檔案照片檔案：對照片進(jìn)行編號，編號應(yīng)反映照片的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。照片應(yīng)附文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等。將照片及文字說明整理成冊，裝入照片檔案盒，在盒面填寫相關(guān)信息。錄音檔案：對錄音帶進(jìn)行編號，注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、錄制人等信息。將錄音帶整理歸檔，裝入專用磁帶盒，在盒面填寫相關(guān)信息。錄像檔案：對錄像帶進(jìn)行編號，注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、錄制人等信息。將錄像帶整理歸檔，裝入專用錄像帶盒，在盒面填寫相關(guān)信息。同時(shí)，將錄像內(nèi)容轉(zhuǎn)錄為數(shù)字格式存儲，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。4.電子檔案數(shù)據(jù)錄入：按照檔案整理要求，將檔案目錄信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立目錄數(shù)據(jù)庫。對于具有保存價(jià)值的電子文件，進(jìn)行全文掃描或轉(zhuǎn)換為電子格式，錄入全文數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)掛接：將電子文件與對應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性和關(guān)聯(lián)性。存儲與備份：電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）歸檔要求1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將整理好的檔案及時(shí)移交局辦公室。移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.局辦公室對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的整理質(zhì)量、完整性和準(zhǔn)確性。對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原科室（單位）重新整理。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，存放有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)、類別、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本局主要職能活動和歷史面貌的，對發(fā)改工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如本局制定的重要政策文件、重大項(xiàng)目審批文件、年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.長期保管：凡是在相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)本局工作需要查考的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。如一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目建設(shè)過程中的階段性文件等。3.短期保管：凡是在較短時(shí)期內(nèi)本局工作需要查考的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。如臨時(shí)性工作文件、一般性會議文件等。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，定期對檔案保管狀況進(jìn)行檢查，做好檢查記錄。2.對檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，確保檔案賬實(shí)相符。3.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的載體上，并異地存放。同時(shí)，定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱本局檔案，須持有相關(guān)證明文件，并經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員查閱檔案，可直接到檔案庫房查閱。查閱時(shí)應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.借閱：本局工作人員因工作需要借閱檔案，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱日期、借閱人、借閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)局辦公室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全與完整。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案借閱申請表上簽字確認(rèn)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，須填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制日期、復(fù)制人、復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)局辦公室負(fù)責(zé)人審批。復(fù)制檔案應(yīng)使用復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人、利用內(nèi)容、利用方式、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案查閱人次、借閱人次、復(fù)制份數(shù)、利用效果等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對本局已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已到保管期限的檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。2.具有重要保存價(jià)值的檔案：反映本局主要職能活動和歷史面貌的，對發(fā)改工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.失去保存價(jià)值的檔案：經(jīng)過鑒定，確認(rèn)檔案內(nèi)容已無查考利用價(jià)值，或已被其他文件材料替代，或保管期限已滿且無特殊保存意義的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對已到保管期限的檔案進(jìn)行初步整理，列出檔案清單，注明檔案名稱、保管期限、形成時(shí)間等信息。2.鑒定工作小組對檔案清單進(jìn)行審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對每份檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、保管期限、形成時(shí)間、銷毀原因等信息，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案銷毀審批表批準(zhǔn)后，由檔案