PAGE完善電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件和電子檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則。公司電子檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程管理原則。對(duì)電子文件從形成到歸檔的全過(guò)程進(jìn)行管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。3.便于利用原則。電子檔案的管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足公司各項(xiàng)工作的需要。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司電子檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)電子文件的收集、整理、歸檔工作，對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行審核和驗(yàn)收。4.負(fù)責(zé)公司電子檔案的存儲(chǔ)、保管和利用，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和檢查，確保電子檔案的安全。5.組織開(kāi)展電子檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的電子檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)電子文件的收集、整理、歸檔工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司電子檔案管理制度的要求，將本部門(mén)歸檔的電子文件及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好電子檔案的管理和利用工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)制定電子檔案管理系統(tǒng)的安全策略和措施，保障電子檔案的安全。3.負(fù)責(zé)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全可靠。三、電子文件收集與整理（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司業(yè)務(wù)需求，及時(shí)收集在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，包括但不限于以下幾類(lèi)：1.公司發(fā)文、收文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。2.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等文件材料。3.公司科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙等文件材料。4.公司員工人事檔案、工資福利、教育培訓(xùn)等文件材料。5.公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)表等文件材料。（二）收集要求1.電子文件應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和編號(hào)，便于識(shí)別和管理。3.電子文件應(yīng)及時(shí)收集，不得積壓或延誤。對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)采取備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.各部門(mén)應(yīng)按照公司電子檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集的電子文件進(jìn)行分類(lèi)整理。2.電子文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保文件的系統(tǒng)性和邏輯性。3.電子文件應(yīng)建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，目錄應(yīng)清晰明了，便于檢索和查詢。四、電子文件歸檔（一）歸檔范圍各部門(mén)應(yīng)將整理好的電子文件按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)歸檔，歸檔范圍包括但不限于以下幾類(lèi)：1.具有保存價(jià)值的電子文件。2.經(jīng)過(guò)整理和審核的電子文件。3.符合歸檔要求的電子文件。（二）歸檔要求1.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行歸檔，確保電子文件的可讀性和可利用性。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多種存儲(chǔ)介質(zhì)相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和編號(hào)，便于識(shí)別和管理。4.電子文件應(yīng)建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、格式、大小等信息，便于檢索和查詢。（三）歸檔流程1.各部門(mén)將整理好的電子文件提交給檔案管理部門(mén)進(jìn)行審核。2.檔案管理部門(mén)對(duì)提交的電子文件進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.審核通過(guò)的電子文件由檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔，并建立相應(yīng)的目錄和索引。4.檔案管理部門(mén)將歸檔的電子文件存儲(chǔ)到電子檔案管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行備份。五、電子檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備1.公司應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)電子檔案，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份、數(shù)據(jù)加密、防病毒等功能。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。3.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多種存儲(chǔ)介質(zhì)相結(jié)合的方式，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施，確保電子檔案的安全。3.存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)環(huán)境的安全可靠。（三）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司業(yè)務(wù)需求確定，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的電子檔案應(yīng)具備重要的歷史價(jià)值或現(xiàn)實(shí)意義，如公司的重要文件、法規(guī)、政策等。3.長(zhǎng)期保管的電子檔案應(yīng)具備一定的歷史價(jià)值或現(xiàn)實(shí)意義，如公司的業(yè)務(wù)文件、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。4.短期保管的電子檔案應(yīng)具備一定的時(shí)效性，如公司的臨時(shí)性文件、通知等。（四）保管措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和檢查，確保電子檔案的安全。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案的借閱、使用登記制度，嚴(yán)格控制電子檔案的借閱和使用范圍。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行清理和鑒定，對(duì)已過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。六、電子檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以按照規(guī)定的程序和權(quán)限查閱、借閱、復(fù)制電子檔案。（二）利用程序1.員工需要查閱、借閱、復(fù)制電子檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、內(nèi)容、期限等信息。2.《電子檔案利用申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)《電子檔案利用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照規(guī)定的程序和權(quán)限提供電子檔案的查閱、借閱、復(fù)制服務(wù)。4.員工查閱、借閱、復(fù)制電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、刪除、銷(xiāo)毀電子檔案。（三）利用權(quán)限1.公司員工查閱、借閱、復(fù)制電子檔案的權(quán)限應(yīng)根據(jù)其工作需要和崗位職責(zé)確定。2.涉及公司機(jī)密的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱、借閱、復(fù)制的范圍和權(quán)限。七、電子檔案安全管理（一）安全制度1.公司應(yīng)建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)，規(guī)范安全管理流程。2.電子檔案安全管理制度應(yīng)包括安全保密制度、用戶認(rèn)證制度、數(shù)據(jù)備份制度、應(yīng)急處理制度等。（二）安全措施1.公司應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)手段，保障電子檔案的安全，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等。2.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的安全培訓(xùn)和教育，提高員工的安全意識(shí)和技能，防止因員工操作不當(dāng)導(dǎo)致電子檔案安全事故的發(fā)生。（三）應(yīng)急處理1.公司應(yīng)制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、系統(tǒng)故障處理、網(wǎng)絡(luò)攻擊防范、數(shù)據(jù)泄露處理等內(nèi)容。3.公司應(yīng)定期組織電子檔案安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力和水平。八、電子檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的原則。2.電子檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司業(yè)務(wù)需求，結(jié)合電子檔案的保管期限和利用價(jià)值進(jìn)行。（二）鑒定方法1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行清理和鑒定，對(duì)已過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行鑒定。2.電子檔案的鑒定應(yīng)采用直接鑒定法，即對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行逐件審查，確定其是否具有保存價(jià)值。3.電子檔案的鑒定應(yīng)形成鑒定報(bào)告，鑒定報(bào)告應(yīng)包括鑒定依據(jù)、鑒定方法、鑒定結(jié)果等內(nèi)容。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的電子檔案，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀原因、內(nèi)容、數(shù)量等信息。2.《電子檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)《電子檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照規(guī)定的程序