PAGE檔案館檔案安全保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館檔案的安全保管，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所保管的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：建立健全檔案安全防范機(jī)制，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.嚴(yán)格規(guī)范原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案保管工作流程，確保檔案管理工作合法合規(guī)。4.責(zé)任追究原則：對因工作失誤或違反規(guī)定導(dǎo)致檔案安全事故的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案保管場所（一）選址要求1.檔案館應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，避免靠近火源、水源、污染源等危險(xiǎn)區(qū)域。2.保管場所應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆物品倉庫，以及易發(fā)生洪水、地震等自然災(zāi)害的區(qū)域。（二）建筑設(shè)計(jì)1.檔案館建筑應(yīng)符合國家有關(guān)建筑設(shè)計(jì)規(guī)范和檔案保管要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫房應(yīng)采用鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)或鋼結(jié)構(gòu)，墻體應(yīng)采用防火、防潮、隔音性能良好的材料，地面應(yīng)采用防滑、耐磨、易清潔的材料。3.庫房內(nèi)應(yīng)有足夠的空間，保證檔案能夠分類存放，便于查找和管理。檔案架應(yīng)排列整齊，間距適中，便于通風(fēng)和操作。（三）環(huán)境條件1.溫度控制：庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。溫度和濕度的波動(dòng)應(yīng)控制在較小范圍內(nèi)，避免對檔案造成損害。2.通風(fēng)換氣：庫房應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣清新，防止有害氣體積聚。3.照明要求：庫房照明應(yīng)采用無紫外線的燈具，避免光線對檔案的損害。照明亮度應(yīng)適中，避免過強(qiáng)或過弱的光線影響檔案的查看和管理。4.防塵防蟲：庫房應(yīng)安裝防塵、防蟲設(shè)備，如空氣過濾器、防蟲網(wǎng)等，防止灰塵和害蟲進(jìn)入庫房。定期對庫房進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔。三、檔案存儲(chǔ)設(shè)備（一）檔案架1.檔案架應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、防火、防潮、防蟲的材料制作，表面應(yīng)平整光滑，無毛刺、無裂縫。2.檔案架的規(guī)格應(yīng)符合檔案存放要求，層數(shù)和格數(shù)應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和分類情況合理確定。檔案架應(yīng)能夠承受一定的重量，確保檔案存放安全。（二）檔案盒1.檔案盒應(yīng)選用質(zhì)量好、無酸、無腐蝕的材料制作，具有良好的密封性和耐水性。2.檔案盒的規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一，尺寸應(yīng)適中，便于檔案的存放和查找。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。（三）存儲(chǔ)介質(zhì)1.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份。備份介質(zhì)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、存儲(chǔ)日期、存儲(chǔ)介質(zhì)類型等信息，并妥善保管。定期對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)合理，便于查找和統(tǒng)計(jì)。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。先將檔案按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行細(xì)分。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類。以項(xiàng)目為單位，將項(xiàng)目檔案按專業(yè)和階段進(jìn)行細(xì)分，如科研項(xiàng)目可分為立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等階段。3.人事檔案：按照個(gè)人身份、類別等進(jìn)行分類。如干部檔案、工人檔案等，再按個(gè)人進(jìn)行細(xì)分，包括履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類。以會(huì)計(jì)年度為單位，將財(cái)務(wù)檔案按會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行細(xì)分。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類方案。如銷售業(yè)務(wù)檔案可按客戶、訂單、合同等進(jìn)行分類。（三）編號規(guī)則1.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號應(yīng)包含檔案類別、年度、順序號等信息，便于識(shí)別和管理。2.文書檔案編號示例：[檔案類別代碼][年度][保管期限代碼][順序號]，如“WS2023Y001”，表示文書檔案，2023年度，永久保管，第1份檔案。3.根據(jù)不同類型檔案的特點(diǎn)和管理需求，制定相應(yīng)的編號規(guī)則，并保持編號的一致性和連貫性。五、檔案入庫與上架（一）入庫前準(zhǔn)備1.對擬入庫的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。檢查檔案的裝訂是否牢固，文件材料是否齊全，簽字蓋章是否完備等。2.對檔案進(jìn)行清潔和消毒，去除灰塵、污漬和害蟲等。可采用物理方法或化學(xué)方法進(jìn)行清潔消毒，但要注意避免對檔案造成損害。3.根據(jù)檔案的分類和編號，準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案盒和檔案架，確保檔案能夠準(zhǔn)確存放。（二）入庫要求1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序依次入庫，不得隨意堆放。檔案盒應(yīng)整齊排列在檔案架上，不得倒置或側(cè)放。2.同一類檔案應(yīng)集中存放在一個(gè)區(qū)域，便于查找和管理。不同年度、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.對于電子檔案，應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的編號順序進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，便于查找和檢索。（三）上架操作1.上架人員應(yīng)佩戴清潔的手套，避免手上的污漬和汗水對檔案造成污染。2.將檔案盒輕輕放入檔案架的指定位置，確保檔案盒擺放整齊、穩(wěn)固。上架過程中要注意避免檔案盒受到碰撞和擠壓。3.對上架后的檔案進(jìn)行核對，確保檔案的存放位置與編號一致，檔案數(shù)量與目錄相符。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。六、檔案保管人員職責(zé)（一）基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、分類、編目、上架、保管等工作，確保檔案管理工作的正常開展。2.嚴(yán)格遵守檔案安全保管制度，做好檔案庫房的日常管理和安全防范工作，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題，如紙張破損、字跡褪色、發(fā)霉蟲蛀等。4.積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用的安全和規(guī)范。（二）安全管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。2.定期檢查庫房的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.在下班前和節(jié)假日期間，對庫房進(jìn)行全面檢查，關(guān)閉門窗、電源、水源等，確保庫房安全。4.發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行處理。對發(fā)生的安全事故，要及時(shí)保護(hù)現(xiàn)場，并向上級主管部門報(bào)告。（三）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)職責(zé)1.參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的新政策、新法規(guī)、新技術(shù)，積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理方法和手段，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。3.向其他部門人員宣傳檔案管理知識(shí)，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案工作的順利開展。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。2.檔案館工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.查閱機(jī)密檔案、重要檔案等，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍和要求進(jìn)行查閱。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、類別、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄等。借閱期限屆滿，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)使用專門的檔案借閱登記簿，詳細(xì)記錄借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。（三）利用登記1.對檔案的查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、部門、查閱（借閱）檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密工作的責(zé)任和要求。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，要采取嚴(yán)格的保密措施。2.加強(qiáng)對檔案保管人員和查閱借閱人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止檔案泄露事件的發(fā)生。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對重要檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施。2.對檔案的查閱和借閱實(shí)行嚴(yán)格的審批制度，確保查閱借閱人員具備相應(yīng)的權(quán)限和資格。查閱借閱過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對檔案整理、數(shù)字化處理等工作，要在符合保密要求的環(huán)境中進(jìn)行，操作人員要簽訂保密協(xié)議，防止檔案信息泄露。（三）監(jiān)督檢查1.定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。對違反保密制度導(dǎo)致檔案泄露的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.加強(qiáng)對檔案保管場所和設(shè)備的安全管理，防止因安全事故導(dǎo)致檔案信息泄露。如發(fā)生檔案泄露事件，要及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級主管部門報(bào)告。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理規(guī)定，對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司/組織檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員、財(cái)務(wù)人員等，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（二）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對于涉及重要?dú)v史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、重要人物等具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以保留；對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，由監(jiān)銷人員和銷毀人員在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案資料進(jìn)行永久保存，以備查考。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等信息化設(shè)施，確保檔案信息化工作的順利開展。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并錄入相應(yīng)的檔案目錄信息，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.對檔案信息化系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行記錄和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。十一、檔案統(tǒng)計(jì)與報(bào)表（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、年度、保管期限、查閱借閱人次等。2.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)和趨勢，為檔案管理決策