PAGE銀行審計檔案管理制度一、總則（一）目的為加強銀行審計檔案管理，規(guī)范審計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保審計檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為銀行的經(jīng)營決策、內(nèi)部管理和風(fēng)險防范提供有力支持，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及銀行業(yè)相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行內(nèi)部各級審計部門在開展審計工作過程中形成的各類審計檔案，包括但不限于財務(wù)審計檔案、合規(guī)審計檔案、績效審計檔案、專項審計檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則銀行審計檔案實行集中統(tǒng)一管理，由各級審計部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性和完整性原則審計檔案應(yīng)如實反映審計工作的全過程，包括審計計劃、審計實施、審計報告、審計決定等各個環(huán)節(jié)的文件材料，保證檔案內(nèi)容的真實可靠和完整無缺。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和銀行保密制度，對涉及銀行商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的審計檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便審計人員及相關(guān)部門查閱和利用審計檔案，提高工作效率。二、審計檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審計項目立項文件，包括審計通知書、審計項目計劃等。2.審計工作方案，明確審計目標(biāo)、范圍、方法、步驟等。3.審計證據(jù)，如審計工作底稿、審計憑證、審計記錄、被審計單位提供的相關(guān)資料等。4.審計報告，包括審計意見書、審計決定書、審計建議等。5.被審計單位對審計報告的反饋意見及審計部門的回復(fù)情況。6.審計項目后續(xù)跟蹤資料，如整改報告、整改情況檢查記錄等。7.與審計項目有關(guān)的其他文件材料，如會議紀(jì)要、溝通函件等。（二）收集要求1.審計人員應(yīng)在審計項目結(jié)束后及時收集整理相關(guān)文件材料，確保檔案資料的完整性和及時性。2.收集的文件材料應(yīng)真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照審計項目的性質(zhì)、內(nèi)容和時間順序進行分類，一般可分為財務(wù)審計類、合規(guī)審計類、績效審計類、專項審計類等。每個大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份審計檔案進行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用年份+項目序號的方式進行編制。3.裝訂將整理好的文件材料按照順序進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。4.編目編制審計檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。三、審計檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及銀行重大經(jīng)濟決策、重大違法違規(guī)問題、對銀行經(jīng)營有重大影響的審計項目檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他審計項目檔案根據(jù)其重要程度和使用價值確定保管期限，一般分為30年和10年兩種。保管期限為30年的檔案包括：銀行年度財務(wù)決算審計檔案、重要業(yè)務(wù)部門的定期審計檔案等。保管期限為10年的檔案包括：一般性業(yè)務(wù)審計檔案、專項審計調(diào)查檔案等。（二）保管地點1.設(shè)立專門的審計檔案庫房，配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管要求1.按照檔案編號順序排列存放審計檔案，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫情況，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、出入庫時間、經(jīng)手人等信息。3.定期對審計檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即采取措施進行補救，并向上級報告。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。四、審計檔案的利用（一）利用范圍1.銀行內(nèi)部審計人員因工作需要查閱審計檔案，以了解以往審計項目情況，為后續(xù)審計工作提供參考。2.銀行其他部門因涉及相關(guān)業(yè)務(wù)事項，需要查閱審計檔案作為決策依據(jù)或工作參考。3.外部監(jiān)管機構(gòu)、司法機關(guān)等依法依規(guī)查閱審計檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱審計人員查閱審計檔案，應(yīng)填寫《審計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案編號、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的審計檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。2.外部查閱外部監(jiān)管機構(gòu)、司法機關(guān)等查閱審計檔案，應(yīng)出具正式的查閱函件，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容。審計部門收到查閱函件后，應(yīng)進行審核，并報經(jīng)銀行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，按照規(guī)定提供相應(yīng)的審計檔案，并做好查閱登記。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。（三）利用限制1.涉及銀行商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的審計檔案，未經(jīng)銀行批準(zhǔn)，不得對外提供或公開披露。2.查閱審計檔案的人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如因工作需要摘錄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)注明出處，并經(jīng)檔案管理部門審核同意。3.審計檔案僅供查閱和參考，不得用于其他非審計工作目的。如需將檔案用于其他用途，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。五、審計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的審計檔案進行鑒定，由審計部門牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)審計檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，結(jié)合銀行的實際情況，確定檔案是否仍具有保存價值。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取各方面的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的審計檔案，由檔案管理部門編制《審計檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.《審計檔案銷毀清冊》經(jīng)審計部門負(fù)責(zé)人審核、銀行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀審計檔案時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)將銷毀情況報告檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)將銷毀清冊歸檔保存，以備查考。（三）特殊情況處理對于涉及未了結(jié)事項或法律糾紛的審計檔案，在未了結(jié)事項處理完畢或法律糾紛解決之前，不得銷毀，應(yīng)妥善保管。六、審計檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.銀行內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對審計檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.定期對審計檔案管理情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。自查報告應(yīng)報送銀行分管領(lǐng)導(dǎo)和上級審計部門。3.接受銀行內(nèi)部其他部門和外部監(jiān)管機構(gòu)的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議應(yīng)認(rèn)真研究，及時改進檔案管理工作。（二）檢查內(nèi)容1.審計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.檔案管理工作的各項記錄是否完整、準(zhǔn)確，檔案保管設(shè)施是否安全可靠。3.檔案利用是否規(guī)范，是否存在違反保密規(guī)定和利用限制的情況。4.檔案鑒定和銷毀工作是否合規(guī)，銷毀清冊是否完整、準(zhǔn)確。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報告，經(jīng)審計部門