PAGE上市公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本上市公司檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司管理水平，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本上市公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的全過程管理。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則：公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理，各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并接受總經(jīng)理辦公室的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.完整性原則：確保檔案的全面性和系統(tǒng)性，涵蓋公司經(jīng)營管理的各個方面和全過程。3.真實性原則：保證檔案內(nèi)容真實可靠，如實反映公司的實際經(jīng)營活動。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）總經(jīng)理辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作。3.集中管理公司重要檔案，包括但不限于公司章程、董事會決議、年度報告、重大合同等。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。5.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。6.組織檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全性和有效性。7.開展檔案利用服務(wù)，為公司各部門提供檔案查詢、借閱等支持。8.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受總經(jīng)理辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交至總經(jīng)理辦公室集中管理。3.在工作中積極配合總經(jīng)理辦公室開展檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案資料、協(xié)助檔案整理等。4.對本部門檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案符合公司檔案管理要求。（三）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.協(xié)助檔案利用部門查找、提供所需檔案資料。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出專業(yè)意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件，如工商登記資料、公司章程、股東會議記錄等。2.公司各項經(jīng)營活動中產(chǎn)生的文件，包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務(wù)往來信函、財務(wù)報表、審計報告等。3.公司內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等。4.公司科研、技術(shù)文件，如研發(fā)項目資料、技術(shù)方案、專利申請文件等。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)資料。6.公司行政事務(wù)文件，如辦公文件、通知、報告等。7.公司對外宣傳資料，如宣傳冊、廣告文案、新聞報道等。8.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門形成的檔案資料，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時、準(zhǔn)確的原則，避免檔案資料的遺漏或延誤收集。3.對于重要檔案資料，應(yīng)在形成后立即收集，并進(jìn)行妥善保管。4.涉及多個部門的檔案資料，由牽頭部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供資料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.按照檔案類別進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、科研技術(shù)類、企業(yè)文化類等類別。每個類別下可再細(xì)分若干二級類目，如行政管理類可分為公文管理、會議管理、印章管理等。2.編號：為便于檔案的識別和管理，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等。備份應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對于重要的電子檔案，應(yīng)采用加密存儲方式，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：包括公司章程、股東名冊、董事會決議、年度報告、重大合同等具有重要?dú)v史價值和法律意義的文件。長期保管的檔案：保管期限為30年，主要包括公司經(jīng)營活動中的重要文件、財務(wù)報表、審計報告等。短期保管的檔案：保管期限為10年，如一般性的業(yè)務(wù)文件、行政事務(wù)文件等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)依據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，由檔案管理人員會同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定。（四）檔案盤點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報告，包括檔案數(shù)量、保管期限、存放位置、是否有損壞等情況。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、重點(diǎn)突出的原則，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管期限等因素。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其是否具有保存價值。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價值，如涉及未了結(jié)事項、法律糾紛等檔案，應(yīng)延長保管期限。3.鑒定過程中，應(yīng)充分聽取各部門意見，確保鑒定結(jié)果符合公司實際情況。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清單》應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交財務(wù)部門作為記賬憑證。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案應(yīng)及時從檔案庫房中清除，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案，以支持日常工作開展，如查閱合同檔案用于業(yè)務(wù)談判、查閱財務(wù)檔案進(jìn)行財務(wù)分析等。2.公司外部單位因法律法規(guī)要求、合作需要等查閱公司檔案，如政府監(jiān)管部門查閱公司年報、合作單位查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案等。3.因司法訴訟、仲裁等需要，公司檔案作為證據(jù)提供給司法機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)構(gòu)。（二）利用流程1.內(nèi)部利用申請：公司內(nèi)部人員如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱、借閱檔案的名稱、編號、用途、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。審核：總經(jīng)理辦公室檔案管理人員收到申請表后，對申請進(jìn)行審核，核實申請的真實性和必要性。查閱、借閱：審核通過后，檔案管理人員按照申請表的要求提供檔案，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。2.外部利用申請：公司外部單位如需查閱公司檔案，應(yīng)向總經(jīng)理辦公室提交書面申請，說明查閱目的、范圍、期限等，并提供相關(guān)證明材料。審批：總經(jīng)理辦公室對外部單位的申請進(jìn)行審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，與外部單位簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》。查閱：外部單位查閱檔案時，應(yīng)在總經(jīng)理辦公室指定人員的陪同下進(jìn)行，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供查閱、借閱。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，利用人員不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。3.檔案利用過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用人員應(yīng)及時報告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對檔案信息的安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：支持檔案管理人員將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對檔案信息的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保只有授權(quán)人員才能訪問相應(yīng)的檔案。4.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審核、登記、歸還等環(huán)節(jié)，方便跟蹤檔案借閱情況。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。6.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件發(fā)生。2.對檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換密碼。3.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，對檔案