PAGE07科技檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司07科技檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與07科技項目相關(guān)的各類檔案管理，包括項目立項、研發(fā)、實施、驗收等全過程中形成的文件、資料、數(shù)據(jù)等。（三）定義1.07科技檔案：指公司在07科技領(lǐng)域開展的各類項目活動中直接形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。2.檔案管理部門：指公司指定負責(zé)07科技檔案管理工作的部門，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：07科技檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映07科技項目的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集項目各階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及公司機密的07科技檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善07科技檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)07科技項目檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.建立07科技檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.負責(zé)檔案的保管、安全防護工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.對檔案管理工作進行總結(jié)、分析，不斷改進檔案管理工作。（二）項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)組織本項目檔案的形成、積累和整理工作，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)。2.督促項目參與人員及時將項目文件材料移交檔案管理部門，對移交的檔案進行審核。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助。（三）項目參與人員職責(zé)1.在項目實施過程中，按照檔案管理要求，及時收集、整理各自工作中形成的文件材料，并定期移交項目負責(zé)人。2.確保所提供的文件材料真實、準確、完整，符合檔案管理規(guī)定。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目立項階段：項目申報書、可行性研究報告、項目批復(fù)文件等。2.研發(fā)階段：技術(shù)方案、實驗記錄、研究報告、測試數(shù)據(jù)等。3.實施階段：項目實施方案、采購合同、施工圖紙、設(shè)備清單等。4.驗收階段：驗收申請報告、驗收報告、成果鑒定文件等。5.其他與項目相關(guān)的文件材料，如會議紀要、往來信函、知識產(chǎn)權(quán)文件等。（二）收集要求1.項目參與人員應(yīng)及時將各自工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.對收集的文件材料進行初步整理，確保文件的完整性和準確性。3.項目負責(zé)人應(yīng)定期對項目文件材料進行檢查，督促項目參與人員及時完成收集工作。（三）整理方法1.分類：按照項目階段、文件類型等進行分類，如分為立項文件、研發(fā)文件、實施文件、驗收文件等。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，以便快速查找和利用。4.裝訂：對紙張檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管方式1.對紙質(zhì)檔案采用分類存放方式，按照檔案類別和編號順序排列。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定07科技檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括項目的重要文件、核心技術(shù)資料、知識產(chǎn)權(quán)文件等；長期保管的檔案包括項目的主要技術(shù)文件、實施過程中的重要記錄等；短期保管的檔案包括一般性文件材料等。3.定期對檔案保管期限進行鑒定，對已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱07科技檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司07科技檔案時，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同。3.借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（二）檔案的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理部門統(tǒng)一復(fù)制。2.復(fù)制檔案時，應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制份數(shù)、用途等信息，并加蓋檔案管理部門印章。（三）檔案的統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行統(tǒng)計，填寫《檔案利用情況統(tǒng)計表》。2.對檔案利用情況進行分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為檔案管理工作提供參考依據(jù)，不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、項目負責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家等組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定方法1.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查。2.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔備案。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機密的07科技檔案，嚴格按照公司保密制度進行管理，明確保密責(zé)任人和保密范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，加強保密意識培訓(xùn)，提高保密技能。3.在檔案查閱、借閱、復(fù)制等過程中，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全防護設(shè)備，如防火報警器、防盜門窗等，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強對檔案