PAGE項(xiàng)目投資檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目投資檔案的管理，確保項(xiàng)目投資檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目投資決策、管理和監(jiān)督中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目投資活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、盡職調(diào)查、投資決策、合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施、投后管理及項(xiàng)目退出等全過程產(chǎn)生的文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等各種形式的記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司項(xiàng)目投資檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的管理混亂和信息丟失。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映項(xiàng)目投資活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，嚴(yán)禁虛假記錄和篡改檔案信息。3.分類科學(xué)原則按照項(xiàng)目投資活動(dòng)的不同階段、不同類型和不同載體，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則建立嚴(yán)格的檔案安全保密制度，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司項(xiàng)目投資檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司項(xiàng)目投資檔案，接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和利用項(xiàng)目投資檔案。3.對(duì)項(xiàng)目投資檔案的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.定期對(duì)項(xiàng)目投資檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立項(xiàng)目投資檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。6.開展檔案編研工作，編寫項(xiàng)目投資檔案參考資料，為公司項(xiàng)目投資決策和管理提供支持。（二）項(xiàng)目投資部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目投資檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將項(xiàng)目投資過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等移交檔案管理部門歸檔，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作。3.在項(xiàng)目投資活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的規(guī)定，規(guī)范文件資料的形成和積累，確保檔案的質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)對(duì)已歸檔的項(xiàng)目投資檔案進(jìn)行查閱、借閱，并及時(shí)歸還，確保檔案的安全。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門和項(xiàng)目投資部門的檔案管理工作，及時(shí)提供本部門在項(xiàng)目投資活動(dòng)中形成的相關(guān)文件、資料、數(shù)據(jù)等。2.在項(xiàng)目投資活動(dòng)中，各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，做好文件資料的收集、整理和保管工作，確保檔案的完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件等。2.盡職調(diào)查階段：盡職調(diào)查報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、法律意見書等。3.投資決策階段：投資決策文件、會(huì)議紀(jì)要、投資協(xié)議等。4.合同簽訂階段：投資合同、合作協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。5.項(xiàng)目實(shí)施階段：項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、資金使用計(jì)劃及報(bào)表等。6.投后管理階段：項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告、重大事項(xiàng)報(bào)告等。7.項(xiàng)目退出階段：項(xiàng)目退出方案、資產(chǎn)處置報(bào)告、清算報(bào)告等。8.其他與項(xiàng)目投資相關(guān)的文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等，如項(xiàng)目調(diào)研資料、市場(chǎng)分析報(bào)告、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等。（二）收集要求1.項(xiàng)目投資部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案管理要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.項(xiàng)目投資活動(dòng)結(jié)束后，項(xiàng)目投資部門應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。（三）整理方法1.按照項(xiàng)目投資活動(dòng)的不同階段和檔案類型，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和利用。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方法1.按項(xiàng)目階段分類分為項(xiàng)目立項(xiàng)檔案、盡職調(diào)查檔案、投資決策檔案、合同簽訂檔案、項(xiàng)目實(shí)施檔案、投后管理檔案、項(xiàng)目退出檔案等。2.按檔案類型分類分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.按保管期限分類分為永久保管檔案、定期保管檔案（定期保管期限分為30年、10年）。（二）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目投資檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目代碼+檔案類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.項(xiàng)目代碼由公司統(tǒng)一制定的項(xiàng)目編號(hào)組成，用于標(biāo)識(shí)具體的項(xiàng)目投資活動(dòng)。3.檔案類別代碼根據(jù)檔案分類方法，分別用不同的字母或數(shù)字表示各類檔案，如立項(xiàng)檔案用“LX”表示，盡職調(diào)查檔案用“JZ”表示等。4.順序號(hào)按照檔案形成的先后順序，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，從001開始依次編號(hào)。例如，某項(xiàng)目投資檔案的編號(hào)為“PT202301LX001”，表示該檔案是“PT202301”項(xiàng)目的立項(xiàng)檔案，順序號(hào)為001。五、檔案的保管（一）保管期限確定1.永久保管檔案凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司項(xiàng)目投資決策、管理和監(jiān)督具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的數(shù)據(jù)、圖表、聲像等各種形式的記錄，應(yīng)列為永久保管檔案。如公司重大投資項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、投資決策文件、合同協(xié)議等。2.定期保管檔案（1）保管期限為30年的檔案主要是在項(xiàng)目投資活動(dòng)中形成的，對(duì)公司項(xiàng)目投資管理有重要參考價(jià)值，在一定時(shí)期內(nèi)需要查考利用的數(shù)據(jù)文件、報(bào)表等。如項(xiàng)目實(shí)施階段的年度財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告（30年）。（2）保管期限為10年的檔案主要是在項(xiàng)目投資活動(dòng)中形成的，對(duì)公司項(xiàng)目投資管理有一定參考價(jià)值，保管期限較短的數(shù)據(jù)文件、報(bào)表等。如項(xiàng)目實(shí)施階段的月度資金使用報(bào)表、項(xiàng)目日常工作記錄（10年）。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案保管建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，采用磁盤、磁帶、光盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份檢查，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱、修改和刪除等操作。3.聲像檔案保管聲像檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并采用光盤、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。聲像檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合要求，避免損壞和丟失。（三）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保檔案的安全保管。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因項(xiàng)目投資決策、管理和監(jiān)督等工作需要，可查閱、借閱項(xiàng)目投資檔案。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定、合作需要等，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可查閱、借閱項(xiàng)目投資檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱、借閱程序（1）查閱、借閱人填寫《項(xiàng)目投資檔案查閱、借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的、查閱期限等信息。（2）申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審核。（3）檔案管理部門根據(jù)審核情況，確定是否批準(zhǔn)查閱、借閱申請(qǐng)。對(duì)于批準(zhǔn)的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。（4）查閱、借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.外部查閱、借閱程序（1）外部單位提出查閱、借閱申請(qǐng)，應(yīng)提交相關(guān)證明文件，并填寫《項(xiàng)目投資檔案外部查閱、借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的、查閱期限等信息。（2）申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門審核。（3）檔案管理部門根據(jù)審核情況，確定是否批準(zhǔn)查閱、借閱申請(qǐng)。對(duì)于批準(zhǔn)的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并與外部單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（4）外部單位查閱、借閱檔案應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱、借閱過程中應(yīng)接受公司檔案管理部門的監(jiān)督。查閱、借閱結(jié)束后，外部單位應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并由檔案管理部門檢查檔案是否完好無(wú)損。（三）利用限制1.查閱、借閱檔案應(yīng)遵守檔案管理制度的規(guī)定，不得擅自涂改、標(biāo)記、拆散、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、錄像、錄音等。2.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外披露。3.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目投資部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)鑒定其是否涉及公司商業(yè)秘密、法律糾紛等特殊情況，如涉及此類情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制《項(xiàng)目投資檔案鑒定清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組對(duì)《項(xiàng)目投資檔案鑒定清冊(cè)》進(jìn)行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對(duì)于確定銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)在《項(xiàng)目投資檔案鑒定清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒