PAGE法院檔案室保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)法院檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在工作中形成的各類檔案的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法院檔案室對(duì)全院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類訴訟案件檔案，包括立案、審判、執(zhí)行等環(huán)節(jié)形成的文件材料。2.法院內(nèi)部行政管理文件，如黨組會(huì)議記錄、院長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.人事檔案，包括干部任免、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等材料。4.財(cái)務(wù)檔案，如預(yù)算決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如調(diào)研成果、宣傳資料、外事活動(dòng)記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地移交檔案室。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集和整理，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如訴訟檔案可分為刑事、民事、行政等類別，人事檔案可分為干部檔案、工人檔案等類別。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和檢索。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括檔案目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.法院應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，以便于定期鑒定和銷毀。（三）檔案保管期限1.訴訟檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要是具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的文件材料；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為60年；短期保管的檔案保管期限為30年。2.其他檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定，一般不少于10年。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（五）檔案安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案室的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案室的出入情況和內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。四、檔案的利用（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.當(dāng)事人及其代理人因訴訟需要查閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。3.當(dāng)事人及其代理人查閱檔案，應(yīng)提交有效身份證件和相關(guān)訴訟材料，經(jīng)案件承辦人同意后，到檔案室查閱。（三）利用方式1.檔案室應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，方便利用者查閱檔案。2.利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（四）利用登記檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱和編號(hào)、利用目的等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。六、檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對(duì)具有重要保存價(jià)值和頻繁利用需求的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.優(yōu)先對(duì)訴訟檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等進(jìn)行數(shù)字化。（二）數(shù)字化要求1.數(shù)字化檔案應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照規(guī)定的掃描分辨率和格式，對(duì)檔案進(jìn)行掃描，生成電子圖像。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（四）數(shù)字化檔案利用1.利用者可通