PAGE檔案法科學管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本科學管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要文件。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務活動提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立獨立的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導本公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集與整理制定檔案收集計劃，定期收集各部門及員工在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的及時歸檔。按照檔案分類標準，對收集到的文件材料進行分類、編號、編目等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。2.檔案保管負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境符合安全、防潮、防蟲、防火、防盜等要求。對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。3.檔案鑒定與統(tǒng)計定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，剔除已失去保存價值的檔案，并按照規(guī)定進行銷毀。建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.檔案利用服務建立健全檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務，確保檔案信息的合理利用。根據(jù)工作需要，積極開發(fā)檔案信息資源，編制檔案檢索工具和參考資料，為公司/組織的各項工作提供參考依據(jù)。5.檔案信息化管理推進檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。負責電子檔案的存儲、備份和安全管理，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的文件材料。2.業(yè)務管理類檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷、財務管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等不同業(yè)務領(lǐng)域的檔案，主要包括業(yè)務合同、項目文件、業(yè)務報表、技術(shù)文檔等。3.基本建設(shè)類檔案涵蓋公司/組織基本建設(shè)項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等各個階段形成的文件材料，如項目建議書、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工報告等。4.會計檔案按照國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，對公司/組織的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料進行分類管理。5.聲像檔案包括公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重要會議、活動的照片、視頻記錄，產(chǎn)品宣傳資料等。6.電子檔案存儲在電子介質(zhì)上的各類文件材料及數(shù)據(jù)，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)形式。2.全宗號：本公司/組織的檔案全宗號為[具體全宗號]，由上級檔案管理部門統(tǒng)一給定。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設(shè)置目錄號，行政管理類檔案目錄號為1，業(yè)務管理類檔案目錄號為2，基本建設(shè)類檔案目錄號為3，會計檔案目錄號為4，聲像檔案目錄號為5，電子檔案目錄號為6。4.案卷號：在每個目錄下，按照檔案的形成時間或來源等順序依次編制案卷號，每一案卷為一個獨立的編號單元。5.件號：在每一案卷內(nèi)，對每份文件材料進行編號，件號為該份文件在案卷中的排列順序號。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.文件材料形成部門的收集職責各部門在工作活動中應及時形成、積累和整理本部門的文件材料，指定專人負責收集，并按照檔案管理的要求進行分類整理，確保文件材料的齊全完整。2.檔案管理部門的定期收集檔案管理部門定期對各部門的文件材料收集情況進行檢查和指導，每[具體時間周期]組織一次集中收集工作，對各部門移交的檔案進行統(tǒng)一接收和整理。3.特殊情況下的檔案收集對于公司/組織重大活動、重要項目等形成的文件材料，檔案管理部門應提前介入，及時收集相關(guān)資料，確保檔案的完整性和準確性。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.分類整理按照檔案分類標準，對收集到的文件材料進行分類，同一類別的文件材料按照時間順序、重要程度等進行排列，編制目錄。3.裝訂與編目對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。同時，編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。4.電子檔案整理電子檔案按照分類要求進行存儲，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，對電子文件進行命名、編號，確保電子檔案的命名規(guī)范、條理清晰。同時，對電子檔案的元數(shù)據(jù)進行整理和標注，保證電子檔案的可讀性和可理解性。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.庫房選址與布局檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點，遠離火源、水源和污染源。庫房內(nèi)部應合理布局，分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開展。2.庫房設(shè)施配備配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防盜監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境符合安全要求。3.庫房日常管理檔案管理人員應定期對庫房進行巡查，檢查檔案的保管狀況、設(shè)施設(shè)備運行情況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進行消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲紙質(zhì)檔案應存放在檔案密集架上，按照檔案分類順序依次排列，便于查找和利用。對于珍貴、易損的檔案，可采取特殊的保護措施，如復制備份、裝裱等。2.電子檔案存儲電子檔案應存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份。同時，建立電子檔案存儲目錄，便于快速檢索和管理。電子檔案存儲設(shè)備應放置在安全可靠的環(huán)境中，采取防火、防潮、防盜等措施。3.聲像檔案存儲聲像檔案應按照載體類型進行分類存儲，如照片可沖印成冊或存儲在電子相冊中，錄音、錄像資料可刻錄成光盤或存儲在硬盤上，并標注相關(guān)信息，便于查閱和利用。（三）檔案保管期限1.永久保管檔案凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)文件、長期合同協(xié)議等。2.定期保管檔案定期保管檔案的保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等不同檔次。根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，確定具體的保管期限。對于在一定期限內(nèi)仍有查考利用價值的檔案，期滿后經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的，可延長保管期限。（四）檔案安全管理1.安全制度建設(shè)建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，規(guī)范檔案管理操作流程，確保檔案安全管理工作有章可循。2.安全防范措施加強檔案庫房的安全防范設(shè)施建設(shè)，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。同時，對檔案管理人員進行安全培訓，提高安全意識和應急處理能力。3.檔案保密管理嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行專人專管，限制查閱范圍，采取加密存儲、密碼訪問等保密措施，防止檔案信息泄露。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織與人員成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定標準與方法依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，制定科學合理的鑒定標準。鑒定小組通過查閱檔案內(nèi)容、分析檔案形成背景、征求相關(guān)部門意見等方法，對檔案進行全面評估，確定檔案是否仍具有保存價值。（二）檔案銷毀1.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。2.銷毀方式檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式銷毀，電子檔案應進行徹底刪除或格式化處理。銷毀過程應進行記錄，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)督，確保檔案銷毀工作的真實性和徹底性。七、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，確保檔案信息的安全和保密。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部各部門及員工的工作需要，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務活動等提供有力支持。3.在確保檔案安全和保密的前提下，積極開展檔案信息資源的共享與交流，促進公司/組織的發(fā)展。（二）利用方式1.查閱利用公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.借閱利用對于確需借閱檔案的，借閱人應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體借閱期限]，借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，按時歸還檔案。3.復制利用根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復制服務。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，注明復制用途，并按照規(guī)定收取復制費用。復制的檔案應與原件內(nèi)容一致，加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作的改進和優(yōu)化提供依據(jù)。八、檔案信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃與目標1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標、任務、步驟和保障措施，確保檔案信息化建設(shè)與公司/組織的整體發(fā)展戰(zhàn)略相適應。2.檔案信息化建設(shè)的目標是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡設(shè)備等，確保檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.建立檔案數(shù)據(jù)中心，對各類檔案數(shù)據(jù)進行集中存儲和管理，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享與交換。（三）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用功能強大、安全可靠的檔案管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。2.在檔案管理系統(tǒng)中建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案的基本信息、元數(shù)據(jù)、全文信息等進行全面存儲和管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護，采取身份認證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。（四）電子檔案管理1.按照國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定，加強電子檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的生成、存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的操作流程，明確電子檔案管理人員的職責。3.定期對電子檔案進行備份和遷移，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，做好電子檔案的長期保存工作，確保電子檔案信息的可持續(xù)利用。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.檔案管理部門負責對本公司/組織的檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作的合規(guī)性等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)的操作流程是否符合規(guī)定。檔案的完整與準確情況，檢查檔案是否齊全完整，是否存在遺