PAGE國(guó)企電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的管理。（三）定義1.電子檔案：指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧稀?.電子文件：指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，以數(shù)字形式記錄的，具有保存價(jià)值的各種信息。電子文件經(jīng)過整理、歸檔后成為電子檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電子檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程管理原則：對(duì)電子文件從形成到永久保存或銷毀的全過程進(jìn)行管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。3.前端控制原則：在電子文件形成階段，采取有效措施，確保電子文件的質(zhì)量，為電子檔案的管理奠定良好基礎(chǔ)。4.便于利用原則：充分考慮電子檔案的利用需求，提供便捷的利用方式和途徑，提高電子檔案的利用效率。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門電子文件的形成、積累、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、保管公司各部門移交的電子檔案，對(duì)電子檔案進(jìn)行整理、分類、編目、存儲(chǔ)等管理工作。4.建立和維護(hù)公司電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。5.定期對(duì)公司電子檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，對(duì)已到保管期限的電子檔案提出處置意見。6.組織開展電子檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的電子檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、積累、整理和歸檔工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照公司電子檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交電子檔案，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的整理、分類、編目、存儲(chǔ)等工作，提供必要的信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門電子檔案的查閱、利用和保密工作，嚴(yán)格遵守公司電子檔案管理規(guī)定。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)保障公司電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提供技術(shù)支持和維護(hù)服務(wù)。2.協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案管理系統(tǒng)的安全策略和技術(shù)方案，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和傳輸。3.負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并妥善保管備份數(shù)據(jù)。4.配合檔案管理部門做好電子檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)和優(yōu)化工作，提高系統(tǒng)的性能和功能。三、電子文件的形成與積累（一）電子文件的形成1.公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，及時(shí)形成電子文件。電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，確保其可讀性和可處理性。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。電子文件應(yīng)具備明確的標(biāo)識(shí)，包括文件編號(hào)、標(biāo)題、日期、作者等信息。（二）電子文件的積累1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的積累工作，對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和整理。電子文件應(yīng)按照其形成的時(shí)間順序、來源、類別等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查找和利用。2.在電子文件的積累過程中，應(yīng)注意對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理。元數(shù)據(jù)是指描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、來源、管理過程等信息的數(shù)據(jù)，包括文件的題名、作者、日期、格式、大小等。四、電子文件的整理與歸檔（一）電子文件的整理1.各部門在電子文件積累到一定階段后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理。整理工作應(yīng)包括對(duì)電子文件的分類、編號(hào)、編目、裝訂等。2.電子文件的分類應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行，確保分類的科學(xué)性和系統(tǒng)性。電子文件的編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性的原則，便于電子文件的標(biāo)識(shí)和管理。3.電子文件的編目應(yīng)包括文件的題名、編號(hào)、日期、作者、保管期限等信息，編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于電子文件的查找和利用。（二）電子文件的歸檔1.各部門應(yīng)在電子文件整理完畢后，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交電子檔案。移交的電子檔案應(yīng)包括電子文件及其元數(shù)據(jù)、背景信息等。2.檔案管理部門在接收電子檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)不符合要求的電子檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。3.電子檔案移交后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)位置進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。五、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.公司電子檔案應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，包括在線存儲(chǔ)、離線存儲(chǔ)等。在線存儲(chǔ)應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備，確保電子檔案的快速訪問和數(shù)據(jù)安全。離線存儲(chǔ)應(yīng)采用磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存。2.電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)遵循安全性、可靠性、可擴(kuò)展性和經(jīng)濟(jì)性的原則，選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)。存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具備良好的性能和質(zhì)量，能夠滿足電子檔案存儲(chǔ)的要求。（二）存儲(chǔ)位置1.公司電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的檔案存儲(chǔ)區(qū)域，存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。2.電子檔案的存儲(chǔ)位置應(yīng)進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。存儲(chǔ)位置應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)的正常運(yùn)行。（三）保管期限1.公司電子檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行確定。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管的電子檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的電子檔案。長(zhǎng)期保管的電子檔案：反映公司一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的電子檔案，保管期限為10年至50年。短期保管的電子檔案：反映公司局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的電子檔案，保管期限為1年至5年。2.電子檔案的保管期限應(yīng)在電子檔案的元數(shù)據(jù)中進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)，便于電子檔案的管理和利用。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況、存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量、電子檔案的完整性等。2.定期檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查的時(shí)間、內(nèi)容、方法和人員等。檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)進(jìn)行處理。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。六、電子檔案的利用與保密（一）利用1.公司員工因工作需要查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍和查閱方式，為查閱人員提供電子檔案的查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、下載、傳播電子檔案。3.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司電子檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)應(yīng)包括查閱申請(qǐng)、查閱范圍、查閱方式、查閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍和查閱方式，為外部查閱人員提供電子檔案的查閱服務(wù)。外部查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)接受檔案管理部門的監(jiān)督。（二）保密1.公司電子檔案涉及公司商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等重要信息，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保密管理。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全電子檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對(duì)電子檔案的查閱、利用、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保電子檔案的安全保密。3.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守電子檔案保密制度，不得擅自泄露電子檔案的內(nèi)容。對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。七、電子檔案的鑒定與處置（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，確定電子檔案的保管期限和處置方式。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員參加。2.鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，對(duì)電子檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行綜合分析，確定電子檔案的價(jià)值和保管期限。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，鑒定報(bào)告應(yīng)包括電子檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論等內(nèi)容。鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。（二）處置1.對(duì)已到保管期限的電子檔案，檔案管理部門應(yīng)按照鑒定報(bào)告的要求進(jìn)行處置。處置方式包括銷毀、移交等。2.銷毀電子檔案時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，確保