PAGE街道應(yīng)急檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道應(yīng)急檔案管理，規(guī)范應(yīng)急檔案的收集、整理、保管、利用等工作，有效發(fā)揮應(yīng)急檔案在街道應(yīng)對(duì)突發(fā)事件中的作用，提高街道應(yīng)急管理工作的效率和水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本街道實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道辦事處及所屬各部門、社區(qū)在應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件等各類突發(fā)事件過程中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：應(yīng)急檔案應(yīng)如實(shí)反映突發(fā)事件的發(fā)生、發(fā)展、處置過程及相關(guān)情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與突發(fā)事件相關(guān)的各種文件、資料、圖表、聲像等，保證應(yīng)急檔案的完整性。3.及時(shí)性原則：在突發(fā)事件處置過程中及結(jié)束后，及時(shí)對(duì)應(yīng)急檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔，確保檔案的時(shí)效性。4.保密性原則：對(duì)應(yīng)急檔案中涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的內(nèi)容，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、應(yīng)急檔案管理職責(zé)（一）街道應(yīng)急管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定街道應(yīng)急檔案管理工作的規(guī)章制度和工作流程，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查街道所屬各部門、社區(qū)應(yīng)急檔案管理工作。3.對(duì)應(yīng)急檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.組織開展應(yīng)急檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）街道所屬各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在突發(fā)事件應(yīng)對(duì)過程中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交街道應(yīng)急管理部門。2.配合街道應(yīng)急管理部門做好應(yīng)急檔案管理的相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.按照街道應(yīng)急檔案管理的要求，規(guī)范本部門檔案管理行為，確保檔案質(zhì)量。（三）社區(qū)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本社區(qū)在突發(fā)事件應(yīng)對(duì)過程中形成檔案的收集、整理和歸檔工作，并及時(shí)報(bào)送街道應(yīng)急管理部門。2.協(xié)助街道應(yīng)急管理部門開展應(yīng)急檔案管理工作，配合提供相關(guān)檔案資料。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和街道應(yīng)急檔案管理制度，負(fù)責(zé)應(yīng)急檔案的日常管理工作。2.按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，做好應(yīng)急檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的完整和有序。3.負(fù)責(zé)應(yīng)急檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極開展應(yīng)急檔案的開發(fā)利用工作，為街道應(yīng)急管理工作提供信息支持和服務(wù)。5.定期對(duì)應(yīng)急檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向上級(jí)部門報(bào)告檔案管理情況。三、應(yīng)急檔案的收集（一）收集范圍1.突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)修訂文件。2.突發(fā)事件預(yù)警、監(jiān)測(cè)、報(bào)告等方面的文件和資料。3.突發(fā)事件應(yīng)急處置過程中的指揮調(diào)度、決策部署、工作方案等文件。4.應(yīng)急救援隊(duì)伍、物資、設(shè)備等方面的信息資料。5.突發(fā)事件現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像、錄音等聲像資料。6.與突發(fā)事件相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等文件。7.受災(zāi)情況統(tǒng)計(jì)、損失評(píng)估報(bào)告等文件。8.突發(fā)事件應(yīng)急處置過程中的通信記錄、文件收發(fā)記錄等。9.其他與突發(fā)事件應(yīng)對(duì)有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門、社區(qū)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)應(yīng)急檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.在突發(fā)事件處置過程中，形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)收集，不得積壓或遺漏。3.收集的應(yīng)急檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。（三）收集渠道1.各部門、社區(qū)在工作中形成的應(yīng)急檔案，由本部門、社區(qū)負(fù)責(zé)收集整理后移交街道應(yīng)急管理部門。2.街道應(yīng)急管理部門在突發(fā)事件處置過程中直接產(chǎn)生的檔案，由部門自身負(fù)責(zé)收集。3.對(duì)于上級(jí)部門下發(fā)的與突發(fā)事件應(yīng)對(duì)有關(guān)的文件，由街道應(yīng)急管理部門統(tǒng)一收集。4.通過調(diào)查、采訪、統(tǒng)計(jì)等方式獲取的與突發(fā)事件相關(guān)的信息資料，由相關(guān)部門或社區(qū)負(fù)責(zé)收集后移交街道應(yīng)急管理部門。四、應(yīng)急檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同保管期限和密級(jí)，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.分類：按照突發(fā)事件的類型、階段、來源等因素進(jìn)行分類。例如，可分為自然災(zāi)害類、事故災(zāi)難類、公共衛(wèi)生事件類、社會(huì)安全事件類等，每類再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份應(yīng)急檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)可采用年份+流水號(hào)的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整潔。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門、社區(qū)移交的應(yīng)急檔案后，首先對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。2.按照整理原則和方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。3.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂和裝盒，填寫檔案盒封面和脊背信息。4.將整理后的應(yīng)急檔案上架存放，建立檔案存放位置索引，方便查找和利用。五、應(yīng)急檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的應(yīng)急檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類型和保管期限的應(yīng)急檔案。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，按照類別和保管期限順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤、磁帶、光盤等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別保管，如照片應(yīng)沖印成冊(cè)或制作電子相冊(cè)，錄像帶、錄音帶應(yīng)定期進(jìn)行轉(zhuǎn)錄和檢查，確保音像資料的清晰和完整。（三）保管期限1.應(yīng)急檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.對(duì)于涉及突發(fā)事件應(yīng)對(duì)的重要決策、指揮調(diào)度、損失評(píng)估等文件，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)于一般性的文件材料，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為10年或30年。4.保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的日常管理和安全檢查。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。六、應(yīng)急檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合街道應(yīng)急檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.充分考慮應(yīng)急檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，合理確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立由街道應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)急檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查和分析。2.對(duì)于保管期限屆滿的檔案，重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價(jià)值。如涉及重要?dú)v史事件、重大決策依據(jù)、后續(xù)可能需要查閱的相關(guān)資料等，應(yīng)予以保留；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。3.對(duì)于一些雖未達(dá)到保管期限，但已明顯失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組研究決定，也可提前進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的應(yīng)急檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)街道應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清冊(cè)，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并做好記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，由監(jiān)銷人員和檔案管理人員簽字確認(rèn)后存檔。七、應(yīng)急檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和街道檔案管理規(guī)定，開展應(yīng)急檔案的利用工作。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)街道應(yīng)急管理工作為宗旨，積極為突發(fā)事件應(yīng)對(duì)、決策支持、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等提供檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則：在利用應(yīng)急檔案過程中，確保檔案信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供應(yīng)急檔案供其查閱。查閱者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供應(yīng)急檔案的復(fù)制件。復(fù)制件應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。4.咨詢：檔案管理人員可根據(jù)利用者的咨詢要求，提供有關(guān)應(yīng)急檔案的信息和解讀服務(wù)。（三）利用流程1.申請(qǐng)：利用者向街道應(yīng)急管理部門提交檔案利用申請(qǐng)，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.審核：檔案管理人員對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)利用者身份和利用目的，符合規(guī)定的予以受理。3.提供服務(wù)：根據(jù)利用申