PAGE資產(chǎn)評檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司資產(chǎn)評估檔案的管理，確保資產(chǎn)評估檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮資產(chǎn)評估檔案在公司經(jīng)營管理、決策支持、風險防范等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在資產(chǎn)評估業(yè)務活動中形成的各類檔案，包括但不限于評估項目立項文件、評估委托合同、評估計劃、評估工作底稿、評估報告、評估說明、評估相關(guān)的財務資料、產(chǎn)權(quán)證明文件、現(xiàn)場勘查記錄、專家意見等。（三）基本原則1.真實性原則：資產(chǎn)評估檔案應如實反映資產(chǎn)評估業(yè)務的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存資產(chǎn)評估業(yè)務活動中形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對資產(chǎn)評估檔案進行科學分類、編號和排列，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查閱和利用。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的資產(chǎn)評估檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.安全性原則：采取有效措施確保資產(chǎn)評估檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和篡改。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司資產(chǎn)評估檔案管理制度，并組織實施。2.負責資產(chǎn)評估檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等工作。3.定期對資產(chǎn)評估檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和安全性。4.負責對資產(chǎn)評估檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。5.組織開展資產(chǎn)評估檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）評估項目負責人職責1.負責組織本評估項目檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.在評估項目結(jié)束后，及時將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.對本評估項目檔案的真實性、完整性和準確性負責，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）評估人員職責1.按照評估項目要求，及時收集和整理與評估業(yè)務相關(guān)的各類文件資料，并交評估項目負責人審核。2.對所收集和整理的檔案資料的真實性、準確性和完整性負責，確保檔案資料能夠真實反映評估業(yè)務活動的實際情況。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.評估項目負責人應在評估項目開展過程中，及時組織評估人員收集各類與評估業(yè)務相關(guān)的文件資料，確保檔案資料的收集工作與評估業(yè)務同步進行。2.收集的檔案資料應包括但不限于評估項目立項文件、評估委托合同、評估計劃、評估工作底稿、評估報告、評估說明、評估相關(guān)的財務資料、產(chǎn)權(quán)證明文件、現(xiàn)場勘查記錄、專家意見等。3.收集的檔案資料應真實、完整、準確，能夠反映評估業(yè)務活動的全過程，不得遺漏重要文件資料。（二）整理要求1.評估項目負責人應組織評估人員對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)等進行合理分類。2.對每份檔案資料應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查閱。3.對檔案資料應進行裝訂和編目，編制檔案目錄，注明檔案資料的名稱、編號、日期、來源等信息，以便于查找和利用。4.對電子檔案資料應進行規(guī)范命名和存儲，確保電子檔案資料的可讀性和可追溯性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.評估項目結(jié)束后，評估項目負責人應及時將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門應對移交的檔案資料進行審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)，將檔案資料存入專門的檔案庫房或檔案存儲設(shè)備中。3.歸檔的檔案資料應按照檔案管理制度的要求進行分類存放，便于查找和利用。（二）保管要求1.檔案管理部門應建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的實體安全。2.對電子檔案資料應進行備份存儲，備份存儲設(shè)備應異地存放，防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案資料丟失。3.檔案管理部門應定期對檔案資料進行清查和盤點，檢查檔案資料的完整性和安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對檔案資料的保管期限應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求進行確定，確保檔案資料在保管期限內(nèi)得到妥善保管。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資產(chǎn)評估檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應對查閱申請表進行審核，審核通過后，為查閱人員提供必要的查閱條件，并指定專人陪同查閱，確保查閱過程的規(guī)范和安全。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門，不得在檔案資料上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱資產(chǎn)評估檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.檔案管理部門應對借閱申請表進行審核，審核通過后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，將檔案資料借給借閱人員，并要求借閱人員出具借條。3.借閱人員應按照借閱申請表中注明的借閱時間和歸還時間及時歸還檔案資料，如需延期歸還，應提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案資料的內(nèi)容，不得在檔案資料上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。5.借閱人員歸還檔案資料時，檔案管理部門應認真檢查檔案資料的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案的保密與安全（一）保密要求1.檔案管理部門和評估人員應嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的資產(chǎn)評估檔案進行妥善保管，防止信息泄露。2.對接觸資產(chǎn)評估檔案的人員應進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.在資產(chǎn)評估檔案的查閱、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、對查閱人員進行監(jiān)督等，確保檔案信息的安全。（二）安全要求1.檔案管理部門應采取有效措施確保資產(chǎn)評估檔案的實體安全，如安裝防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對檔案庫房進行檢查和維護等。2.對電子檔案資料應采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止電子檔案資料被非法獲取、篡改或刪除。3.在資產(chǎn)評估檔案的整理、歸檔、查閱、借閱、銷毀等過程中，應嚴格遵守操作規(guī)程，確保檔案資料的安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.檔案管理部門應定期對資產(chǎn)評估檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值，對已超過保管期限或無保存價值的檔案進行清理。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務部門和專業(yè)人員組成鑒定小組，對檔案進行全面審查和評估。3.鑒定小組應根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，結(jié)合公司實際情況，制定檔案鑒定標準和方法，對檔案的真實性、完整性、準確性、時效性等進行綜合評估，確定檔案的保管期限和價值。（二）銷毀要求1.對已超過保管期限或無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報公司領(lǐng)導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀工作應指定專人負責，嚴格按照規(guī)定的程序進行操作，確保銷毀過程的安全和規(guī)范。3.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人和公司領(lǐng)導簽字確認后，方可進行銷毀。4.檔案銷毀時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉