PAGE檔案局修訂檔案規(guī)章制度檔案局檔案規(guī)章制度修訂方案一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，特修訂本檔案規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本局各部門(mén)及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，維護(hù)歷史的原始面貌。4.方便利用原則：以服務(wù)為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)本局檔案管理工作，研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)。2.審核檔案管理工作計(jì)劃、總結(jié)及重要規(guī)章制度。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題，保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律法規(guī)和本局檔案規(guī)章制度，制定具體的檔案管理工作細(xì)則和流程。2.負(fù)責(zé)本局各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。5.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。6.對(duì)本局各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期開(kāi)展檔案工作考核。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。8.積極開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.在本部門(mén)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)形成的檔案資料進(jìn)行整理、分類(lèi)，確保檔案的齊全、完整。3.做好本部門(mén)檔案的日常保管工作，防止檔案丟失、損壞。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。5.接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均屬收集范圍。具體包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，本局制發(fā)的各類(lèi)文件、函件、會(huì)議紀(jì)要等。2.本局召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要、決議等。3.本局開(kāi)展業(yè)務(wù)工作形成的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查研究材料等。4.本局的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、職稱評(píng)定、工資調(diào)整等文件材料。5.本局簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件等。6.本局的財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。7.本局的基建項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的資料。8.本局的設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維修記錄等。9.本局的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，反映本局重要活動(dòng)、事件及工作成果的資料。10.本局的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案資料，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)制件，并注明原件保存處。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行收集，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段進(jìn)行分類(lèi)整理，包括科研項(xiàng)目檔案、基建項(xiàng)目檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度、類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)整理，同時(shí)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。5.實(shí)物檔案按照類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，同時(shí)附上相關(guān)說(shuō)明材料。（五）分類(lèi)編號(hào)1.文書(shū)檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法，進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：年度+保管期限代碼+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼。保管期限代碼分為“永久”“長(zhǎng)期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼根據(jù)本局實(shí)際情況進(jìn)行編制。2.科技檔案按照項(xiàng)目代號(hào)進(jìn)行編號(hào)，項(xiàng)目代號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、規(guī)范。4.聲像檔案按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含年份、序號(hào)等信息，便于查找和利用。5.實(shí)物檔案按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠反映實(shí)物的基本信息。（六）編目裝訂1.編目工作應(yīng)在檔案整理完成后及時(shí)進(jìn)行，編制檔案目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，便于查閱和檢索。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件正面在右下角、背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。3.裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)具備足夠的空間，按照檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行分區(qū)存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。3.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放整齊、有序、安全。2.檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，表面平整光滑，便于檔案的存放和取出。3.檔案盒應(yīng)選用無(wú)酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護(hù)檔案內(nèi)容。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、題名、保管期限等信息。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年至15年。（四）檔案保管期限的鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門(mén)人員組成。2.鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。（五）檔案的數(shù)字化管理1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程和質(zhì)量要求。3.按照檔案整理的要求，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、著錄等，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保數(shù)字化檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案規(guī)章制度提供檔案利用服務(wù)。2.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高利用效率，為利用者提供便利。3.安全保密原則：在提供檔案利用服務(wù)的過(guò)程中，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)辦理。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)提前向本局檔案管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息，經(jīng)本局檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱申請(qǐng)函應(yīng)加蓋單位公章。3.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案資料。查閱、借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借等。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱、借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱期限等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，登記薄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督，定期檢查檔案查閱、借閱情況，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.如發(fā)現(xiàn)查閱、借閱人員違反檔案利用規(guī)定，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。六、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)檔案保密工作，嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，明確保密級(jí)別，采取相應(yīng)的保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案整理、保管、利用等過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案信息安全。4.對(duì)檔案庫(kù)房、檔案整理場(chǎng)所等進(jìn)行必要的安全保密設(shè)施建設(shè)，安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案安全管理工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案出入庫(kù)數(shù)量、時(shí)間、人員等信息，確保檔案的安全交接。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，掌