PAGE銀行保安檔案管理制度一、總則（一）目的為加強銀行保安隊伍建設(shè)，規(guī)范保安檔案管理，確保保安人員信息準(zhǔn)確、完整，保障銀行安全運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行全體在職及離職保安人員檔案的管理。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映保安人員的基本情況、工作經(jīng)歷、考核評價等信息。2.完整性原則：涵蓋保安人員從入職到離職全過程的各類相關(guān)資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護保安人員個人隱私，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)保安人員的工作變動、考核結(jié)果等及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）入職資料1.入職申請表，包括個人簡歷、學(xué)歷證明、資格證書等復(fù)印件。2.身份證原件及復(fù)印件。3.學(xué)歷證書、學(xué)位證書原件及復(fù)印件。4.保安資格證書原件及復(fù)印件。5.近期免冠一寸照片若干。（三）工作經(jīng)歷1.在本行及其他工作單位的工作起止時間、崗位名稱。2.工作期間的職責(zé)描述、工作成果及獎懲情況。（四）培訓(xùn)記錄1.參加本行及外部組織的各類保安業(yè)務(wù)培訓(xùn)的時間、內(nèi)容、考核成績。2.培訓(xùn)證書原件及復(fù)印件。（五）考核評價1.月度、季度、年度考核表，包括工作紀(jì)律、工作績效、服務(wù)質(zhì)量等方面的評價。2.客戶投訴及處理情況記錄。（六）獎懲情況1.獲得的獎勵，如優(yōu)秀保安獎、拾金不昧獎等，包括獎勵名稱、頒發(fā)單位、時間。2.受到的處罰，如違紀(jì)處分、違規(guī)記錄等，包括處罰原因、處罰決定、執(zhí)行時間。（七）健康狀況1.入職時及定期的體檢報告，包括身體各項指標(biāo)檢查結(jié)果。2.職業(yè)病診斷證明（如有）。（八）離職資料1.離職申請表。2.離職交接清單，包括工作交接、物品歸還等情況記錄。3.離職審計報告（如有需要）。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.新入職保安人員應(yīng)在入職當(dāng)日填寫入職申請表，并提交相關(guān)證明材料。2.人力資源部門負(fù)責(zé)收集、審核入職資料，確保資料真實、完整。3.將審核通過的資料整理歸檔，建立個人檔案，并為每個檔案編號。（二）收集要求1.檔案資料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，保證字跡清晰、內(nèi)容完整。2.復(fù)印件需由提供單位加蓋公章或本人簽字確認(rèn)。3.定期收集保安人員的工作經(jīng)歷變更、培訓(xùn)記錄、考核評價等資料，及時更新檔案。四、檔案保管（一）保管部門銀行保安檔案由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管，并設(shè)立專門的檔案柜存放。（二）保管環(huán)境檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間內(nèi)，確保檔案不受損壞。（三）保管期限1.在職保安人員檔案長期保管。2.離職保安人員檔案自離職之日起保管[X]年。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等。2.經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失。（五）檔案查閱1.保安人員本人有權(quán)查閱自己的檔案。查閱時，應(yīng)由檔案管理人員在場協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。2.其他人員因工作需要查閱檔案的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照查閱流程進行操作。五、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.定期對檔案進行整理，按照檔案內(nèi)容分類順序排列，確保檔案資料整齊、有序。2.對破損、褪色的檔案資料進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。（二）歸檔流程1.檔案管理人員根據(jù)檔案整理情況，將各類檔案資料進行分類歸檔，建立檔案索引目錄。2.將歸檔后的檔案存入檔案柜，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息，便于查找。六．檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)利用銀行現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)，建立保安檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行數(shù)字化錄入，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負(fù)責(zé)電子檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行維護，更新檔案信息，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.采取安全可靠的網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。2.對電子檔案系統(tǒng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制訪問范圍，確保數(shù)據(jù)安全。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.離職保安人員檔案保管期滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因火災(zāi)、水災(zāi)等不可抗力因素導(dǎo)致檔案損壞無法修復(fù)的。（二）銷毀流程1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、銀行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并做好銷毀記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對保安檔案管理工作進行自查，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、保密性等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部檢查1.接受銀行業(yè)監(jiān)管部門、公安機關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案資料。2.對檢查中提出的問題，認(rèn)真落實整改措施，不斷完善檔案管理制度。九、附