PAGE檔案管理制度匯編范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用公司/組織各類(lèi)檔案。3.指導(dǎo)各部門(mén)檔案工作，監(jiān)督、檢查各部門(mén)檔案管理制度的執(zhí)行情況。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門(mén)兼職檔案員各部門(mén)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作。兼職檔案員應(yīng)接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案類(lèi)包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等文件，行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.人事檔案類(lèi)包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)文件，員工簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、薪酬福利文件、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案類(lèi)根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶(hù)服務(wù)檔案等。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案包括市場(chǎng)調(diào)研、銷(xiāo)售合同、廣告宣傳資料等；生產(chǎn)管理檔案包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、設(shè)備維護(hù)記錄等；質(zhì)量管理檔案包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等；技術(shù)研發(fā)檔案包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等；客戶(hù)服務(wù)檔案包括客戶(hù)投訴處理記錄、客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查資料等。5.基建檔案類(lèi)包括公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等。6.聲像檔案類(lèi)包括公司/組織重大活動(dòng)、重要會(huì)議、產(chǎn)品宣傳等形成的照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案類(lèi)包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、資料，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“分類(lèi)號(hào)+年度+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.分類(lèi)號(hào)按照上述檔案分類(lèi)，分別賦予不同的分類(lèi)代碼，如行政檔案類(lèi)為“A”，人事檔案類(lèi)為“B”，財(cái)務(wù)檔案類(lèi)為“C”等。2.年度采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序，依次編制流水號(hào)，從“001”開(kāi)始。例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號(hào)為“A2023001”；一份2022年的人事檔案，編號(hào)為“B2022010”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，確保文件材料的質(zhì)量。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）整理方法1.分類(lèi)整理按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。2.裝訂編目將每份檔案材料按照一定順序排列，進(jìn)行裝訂，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.編頁(yè)編號(hào)對(duì)檔案材料進(jìn)行編頁(yè)編號(hào)，便于查閱和管理。編號(hào)應(yīng)在每頁(yè)的右上角或右下角，采用阿拉伯?dāng)?shù)字，連續(xù)編號(hào)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為15年至50年。3.短期保管凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案鑒定專(zhuān)家組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.嚴(yán)禁個(gè)人私自銷(xiāo)毀檔案。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，未經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。（四）利用服務(wù)檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，編制檔案資料匯編、專(zhuān)題檔案等，為公司/組織決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)已有的紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。2.采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒