PAGE退伍兵檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)退伍兵檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。退伍兵檔案是退伍兵個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力等情況的重要記錄，對(duì)于了解退伍兵綜合素質(zhì)、合理安排工作崗位、落實(shí)相關(guān)待遇以及維護(hù)退伍兵合法權(quán)益具有重要意義。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接收和管理的退伍兵檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：退伍兵檔案由公司/組織指定的專門部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映退伍兵的真實(shí)情況，嚴(yán)禁弄虛作假。檔案管理人員要認(rèn)真審核檔案材料，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。嚴(yán)格限制檔案查閱范圍，對(duì)涉及退伍兵個(gè)人隱私的信息予以保密。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，建立科學(xué)合理的檔案利用機(jī)制，方便有關(guān)部門和人員查閱檔案，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案內(nèi)容（一）入伍材料1.應(yīng)征公民入伍登記表：記錄退伍兵入伍時(shí)的基本信息，包括姓名、性別、出生日期、籍貫地址、文化程度、政治面貌、家庭主要成員等。2.入伍批準(zhǔn)書(shū)：是退伍兵入伍的正式批準(zhǔn)文件，注明入伍時(shí)間、入伍部隊(duì)等信息。3.政治審查表：反映退伍兵入伍前的政治審查情況，包括對(duì)其本人及家庭主要成員政治歷史情況的審查結(jié)果。（二）服役期間材料1.士兵軍銜報(bào)告（登記）表：記錄退伍兵在服役期間的軍銜晉升情況。2.士兵職務(wù)報(bào)告（登記）表：反映退伍兵在部隊(duì)擔(dān)任的職務(wù)及變動(dòng)情況。3.獎(jiǎng)勵(lì)登記（報(bào)告）表：包括立功受獎(jiǎng)情況，如嘉獎(jiǎng)、三等功、二等功、一等功等獎(jiǎng)勵(lì)的時(shí)間、內(nèi)容及批準(zhǔn)單位。4.處分登記（報(bào)告）表：記錄退伍兵在服役期間受到的紀(jì)律處分情況，如警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、記大過(guò)、降職（級(jí)）、降銜（級(jí)）、撤職、除名等處分的原因、時(shí)間及批準(zhǔn)單位。5.體格檢查表：包含退伍兵入伍、服役期間的身體檢查情況，如身高、體重、視力、聽(tīng)力、心肺功能等各項(xiàng)身體指標(biāo)的檢查記錄。6.士兵退伍登記表：詳細(xì)記錄退伍兵退伍的時(shí)間、原因、退伍地點(diǎn)等信息，是退伍兵退伍的重要依據(jù)。（三）退伍安置材料1.退伍證：是退伍兵退伍的證明文件，注明退伍時(shí)間、退伍部隊(duì)等信息。2.退伍軍人介紹信：由部隊(duì)開(kāi)具，用于介紹退伍兵到地方安置部門報(bào)到，辦理退伍安置手續(xù)。3.安置審批表：記錄退伍兵的安置去向、安置方式等信息，經(jīng)相關(guān)部門審批后作為安置工作的依據(jù)。4.其他相關(guān)材料：如地方政府或接收單位要求提供的其他證明材料、安置協(xié)議等。（四）其他材料1.學(xué)歷證明材料：如畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等，反映退伍兵的學(xué)歷情況。2.技能證書(shū)材料：包括職業(yè)資格證書(shū)、專業(yè)技能培訓(xùn)證書(shū)等，體現(xiàn)退伍兵的專業(yè)技能水平。3.個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等材料：退伍兵在服役期間或退伍后撰寫(xiě)的個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等，可作為了解其個(gè)人思想、工作表現(xiàn)等情況的參考。4.其他有保存價(jià)值的材料：如表彰決定、榮譽(yù)證書(shū)、參加重要活動(dòng)的證明等。三、檔案收集與整理（一）收集1.公司/組織人力資源部門在接收退伍兵時(shí)，應(yīng)及時(shí)向退伍兵原部隊(duì)或相關(guān)部門索要其檔案材料。接收時(shí)要認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和真實(shí)性，如有缺失或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與原部隊(duì)溝通核實(shí)。2.原部隊(duì)?wèi)?yīng)按照檔案管理規(guī)定，將退伍兵的檔案材料整理齊全、規(guī)范裝訂后移交。移交時(shí)要填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)于零散的檔案材料，如退伍兵個(gè)人提交的學(xué)歷證明、技能證書(shū)等，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集，并進(jìn)行登記備案。（二）整理1.檔案管理人員收到退伍兵檔案后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類進(jìn)行整理。首先對(duì)每份檔案材料進(jìn)行逐頁(yè)檢查，確保材料完整、無(wú)破損、無(wú)污漬。2.對(duì)重復(fù)、多余的材料進(jìn)行清理，保留具有保存價(jià)值的原始材料。對(duì)于復(fù)印件，要核對(duì)與原件是否一致，并注明復(fù)印件的出處。3.按照檔案內(nèi)容的先后順序進(jìn)行排列，將入伍材料、服役期間材料、退伍安置材料、其他材料依次整理。每類材料內(nèi)部再按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.為每份檔案材料編寫(xiě)頁(yè)碼，并制作檔案目錄。檔案目錄應(yīng)清晰反映檔案內(nèi)容的分類、序號(hào)、材料名稱、日期等信息，便于查閱。5.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背上填寫(xiě)檔案編號(hào)、退伍兵姓名、入伍時(shí)間、退伍時(shí)間等信息。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案保管環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施。2.檔案保管室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠有效保護(hù)檔案材料。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期檢查電子檔案的可讀性，確保電子檔案能夠正常查閱和使用。3.嚴(yán)格控制檔案保管室內(nèi)的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。可配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境符合要求。4.檔案保管室內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、害蟲(chóng)等對(duì)檔案造成損害。5.建立檔案出入庫(kù)登記制度，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、檔案編號(hào)、退伍兵姓名、查閱人員等信息。檔案出入庫(kù)時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格的清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱退伍兵檔案的，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案材料完整無(wú)損。4.對(duì)于涉及退伍兵個(gè)人隱私或敏感信息的檔案材料，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限制在工作必需的范圍內(nèi)，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱退伍兵檔案的，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)表，辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并與檔案管理人員簽訂檔案借閱承諾書(shū)，承諾遵守檔案管理規(guī)定，按時(shí)歸還檔案，保證檔案安全。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的標(biāo)記或損壞。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.退伍兵因工作調(diào)動(dòng)、升學(xué)、退休等原因需要將檔案轉(zhuǎn)至其他單位或部門的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循保密、安全、及時(shí)的原則，確保檔案材料完整無(wú)損地送達(dá)接收單位。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.退伍兵所在部門或個(gè)人向公司/組織人力資源部門提出檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，并填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱、接收單位地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等信息。2.人力資源部門對(duì)轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后開(kāi)具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。檔案轉(zhuǎn)遞通知單應(yīng)一式兩份，一份留存，一份隨檔案一同轉(zhuǎn)遞。3.檔案管理人員按照檔案轉(zhuǎn)遞通知單的要求，對(duì)退伍兵檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案材料齊全、完整。將檔案材料裝入檔案專用信封，并在封口處加蓋騎縫章。4.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位。檔案管理人員應(yīng)與機(jī)要交通部門或送取人員辦理檔案交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案交接清單，雙方簽字確認(rèn)。5.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)寄回公司/組織人力資源部門。檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)應(yīng)注明檔案接收日期、接收單位名稱、檔案是否完整等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立退伍兵檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將退伍兵檔案中的各項(xiàng)信息準(zhǔn)確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與原始檔案材料一致，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案材料信息，刪除已過(guò)期或不再使用的檔案信息。同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，方便快捷地查找所需的檔案信息。可通過(guò)檔案編號(hào)、退伍兵姓名、入伍時(shí)間、退伍時(shí)間、檔案內(nèi)容等多種條件進(jìn)行檢索。2.運(yùn)用系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析功能，對(duì)退伍兵檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如退伍兵的年齡結(jié)構(gòu)、文化程度、服役年限、立功受獎(jiǎng)情況等，為公司/組織了解退伍兵隊(duì)伍情況提供數(shù)據(jù)支持。3.通過(guò)系統(tǒng)的權(quán)限管理功能，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案信息的查閱范圍。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的檔案信息，確保檔案信息的安全保密。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)退伍兵檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)由公司/組織檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，成員包括檔案管理人員、人力資源部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。審查內(nèi)容包括檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等。3.根據(jù)審查結(jié)果，將檔案劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存（[X]年）、短期保存（[X]年）三個(gè)類別。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、退伍兵姓名、入伍時(shí)間、退伍時(shí)間、檔案內(nèi)容、保管期限