PAGE提升檔案工作制度化一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學化管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負責檔案的統(tǒng)籌管理。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.對檔案進行科學保管，確保檔案的安全，定期對檔案進行檢查、清點和維護，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定的范圍和程序，做好檔案的借閱、查閱服務(wù)工作，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。7.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整收集和有效管理。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。9.負責與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項目檔案：針對公司/組織的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目規(guī)劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收文件等。4.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織的重要活動、會議、工程建設(shè)等情況。5.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等，如辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類體系進行編號。2.編號結(jié)構(gòu)為：一級類目代碼+二級類目代碼+流水號。例如，行政檔案中的人事檔案編號為XZRS001，其中XZ代表行政檔案，RS代表人檔案，001為流水號。3.編號應(yīng)具有唯一性，一個編號對應(yīng)一份檔案，不得重復(fù)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像資料等。3.對于重要活動、項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集整理，并移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準進行整理。2.整理工作包括對檔案進行分類、排序、編目、裝訂等。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的順序排列，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材、防盜門窗等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案密集架或檔案柜中，按照檔案編號順序排列存放。2.聲像檔案應(yīng)采用專柜存放，并配備相應(yīng)的存儲設(shè)備，如光盤、磁帶等。3.電子檔案應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、重大項目檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司/組織的一般性業(yè)務(wù)檔案、重要會議記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括公司/組織的臨時性文件、一般性報表等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.定期檢查的周期為每年一次，檢查結(jié)果應(yīng)記錄在案，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。3.對于檔案保管過程中出現(xiàn)的損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的檔案名稱、用途、時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并按照申請表上的要求提供檔案。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱的目的、范圍、時間等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱情況進行記錄。4.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱/借閱檔案名稱及數(shù)量等。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、實事求是、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行審核鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進行審核鑒定，檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定原則，對每一份檔案進行認真審查，確定其是否已失去保存價值。3.經(jīng)檔案鑒定小組審核鑒定后，對確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，并報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷。2.銷毀檔