PAGE福田區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)福田區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福田區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案不被篡改、丟失、泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門福田區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作。（二）各單位檔案管理職責(zé)1.各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，明確檔案管理職責(zé)，確保檔案工作的正常開(kāi)展。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)工作中形成的檔案資料，按照規(guī)定進(jìn)行歸檔和移交。3.建立健全本單位的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)工作需要，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，保證檔案的安全和保密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括上級(jí)文件、本單位發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件等。2.本單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料、技術(shù)文件、人事檔案、聲像檔案等。3.本單位在機(jī)構(gòu)變動(dòng)、資產(chǎn)處置、產(chǎn)權(quán)登記等工作中形成的文件材料。4.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類，編制檔案分類方案。3.對(duì)每份檔案材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案材料整理歸檔完畢。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行自查，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.將自查合格的檔案材料移交本單位檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查，對(duì)不符合要求的檔案材料退回原部門重新整理。3.檔案管理部門對(duì)復(fù)查合格的檔案進(jìn)行編目、上架，建立檔案檢索工具，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（三）移交要求1.各單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本單位的檔案向區(qū)檔案管理部門移交，不得無(wú)故拖延或拒絕移交。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)移交的檔案，區(qū)檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和完整性。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房溫濕度的監(jiān)測(cè)和控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。4.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等工作，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案受到損壞。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本單位檔案須持單位介紹信，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.需要復(fù)印、拍照檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)了解檔案利用效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法，提高檔案服務(wù)水平。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)區(qū)檔案管理部門備案。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立福田區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫(kù)等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息系統(tǒng)應(yīng)用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案利用效率。2