PAGE稽查局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)稽查局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在稽查工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于稽查局在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案，包括但不限于稅務(wù)稽查案件檔案、行政管理檔案、業(yè)務(wù)文書檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映稽查工作的全過程和實(shí)際情況，保證檔案的完整性。3.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：遵循便于檢索、查詢和利用的原則，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全，對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.按照規(guī)定向同級檔案行政管理部門和上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.組織開展檔案利用工作，為稽查工作和其他部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤反饋。7.負(fù)責(zé)對本局各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和信息。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等，確保檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理水平，積極參與檔案管理的信息化建設(shè)。4.做好檔案利用服務(wù)工作，熱情接待查閱、借閱檔案的人員，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)登記檔案利用情況。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅務(wù)稽查案件檔案：包括稽查任務(wù)下達(dá)書、檢查通知書、被查對象稅務(wù)登記證副本、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、發(fā)票存根聯(lián)、相關(guān)合同協(xié)議、檢查工作底稿、詢問筆錄、調(diào)查取證資料、稅務(wù)處理決定書、稅務(wù)行政處罰決定書、執(zhí)行報(bào)告等。2.行政管理檔案：包括本局制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、請示報(bào)告、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。3.業(yè)務(wù)文書檔案：包括各類稅務(wù)文件、政策法規(guī)匯編、業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料、工作簡報(bào)、信息報(bào)道等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性和原始性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。稅務(wù)稽查案件檔案可按照案件性質(zhì)、所屬年度等進(jìn)行分類；行政管理檔案可按照職能部門、文件類型等進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)文書檔案可按照文件主題、發(fā)布時(shí)間等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案的基本信息。4.裝訂：對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。對于不符合裝訂要求的檔案，應(yīng)進(jìn)行必要的整理和修復(fù)。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備以及防蟲、防霉、防盜等防護(hù)用品。（二）保管期限1.稅務(wù)稽查案件檔案：按照國家稅務(wù)總局有關(guān)規(guī)定，稅務(wù)稽查案件檔案的保管期限分為永久、長期（10年）和短期（3年）。具體保管期限根據(jù)案件的性質(zhì)、重要程度等因素確定。2.行政管理檔案：行政管理檔案的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長期（10年）和短期（3年）。3.業(yè)務(wù)文書檔案：業(yè)務(wù)文書檔案的保管期限根據(jù)文件的時(shí)效性和重要性確定，一般分為永久和定期（如5年、10年等）。（三）檔案保管措施1.對檔案進(jìn)行分類存放，按照編號(hào)順序排列在檔案密集架上，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、存放位置、保管期限等信息，定期進(jìn)行核對和盤點(diǎn)。3.對電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、褪色或字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、用火和存放易燃、易爆物品。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門及其他單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案：填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，及時(shí)提供檔案，并做好查閱或借閱登記。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門及其他單位查閱檔案：應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱登記。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案：應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照司法機(jī)關(guān)的要求提供檔案，并做好查閱登記。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。（三）利用期限1.本局工作人員查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需帶出檔案管理部門查閱，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門及其他單位查閱檔案的期限根據(jù)實(shí)際需要確定，檔案管理部門應(yīng)做好跟蹤和催還工作。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案的期限按照法律規(guī)定執(zhí)行，檔案管理部門應(yīng)積極配合司法機(jī)關(guān)的工作，確保檔案的及時(shí)提供和妥善保管。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、查閱或借閱檔案名稱及編號(hào)、利用目的、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對到期檔案進(jìn)行全面審查和評估。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組集體討論通過后，確定予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《檔案銷毀清冊》報(bào)本局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同