PAGE甘肅省檔案館管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)甘肅省檔案館的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本館實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本管理制度適用于甘肅省檔案館全體工作人員以及在館內(nèi)開(kāi)展檔案查閱、利用等活動(dòng)的各類(lèi)人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：館內(nèi)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)社會(huì)為宗旨，積極提供檔案信息服務(wù)，滿足社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需求。二、檔案收集（一）收集范圍1.反映甘肅省政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等各個(gè)方面發(fā)展歷程的各類(lèi)檔案資料。2.甘肅省各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體形成的具有保存價(jià)值的檔案。3.重大活動(dòng)、重要事件、重點(diǎn)項(xiàng)目形成的檔案。4.與甘肅省有關(guān)的名人、知名企業(yè)、重要機(jī)構(gòu)的檔案資料。5.其他具有歷史、文化、科學(xué)研究?jī)r(jià)值的檔案。（二）收集渠道1.接收甘肅省各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位按規(guī)定移交的檔案。2.通過(guò)征集、購(gòu)買(mǎi)、捐贈(zèng)等方式，收集社會(huì)各界散存的具有重要價(jià)值的檔案資料。3.對(duì)重大活動(dòng)、重要事件、重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤收集，及時(shí)獲取相關(guān)檔案。（三）收集要求1.各移交單位應(yīng)按照檔案移交清單，按時(shí)、完整地移交檔案。移交的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范，文件材料齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備。2.征集、購(gòu)買(mǎi)、捐贈(zèng)的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，明確來(lái)源、內(nèi)容、價(jià)值等信息，并簽訂相關(guān)協(xié)議。3.對(duì)于收集到的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、鑒定，確保檔案質(zhì)量。三、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)階段分類(lèi)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照年度形式分類(lèi)。4.聲像檔案：按照載體形式內(nèi)容分類(lèi)。（三）整理方法1.文書(shū)檔案：對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂等工作，編制卷內(nèi)目錄、備考表，填寫(xiě)案卷封面，裝訂成卷。2.科技檔案：對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，建立項(xiàng)目檔案卷，編制項(xiàng)目檔案目錄，繪制竣工圖等。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的要求，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行整理、裝訂，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案：對(duì)照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行分類(lèi)整理，編寫(xiě)文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，制作聲像檔案目錄，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案安全。（二）檔案上架1.按照檔案分類(lèi)方案，將整理好的檔案上架存放，排列整齊，便于查找。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的類(lèi)別、年度、保管期限、檔號(hào)等信息，方便快速定位檔案。（三）庫(kù)房管理1.嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔、消毒，檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如滅火器、消防栓、防盜門(mén)、防盜窗等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)；安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由館領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來(lái)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.定期對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.根據(jù)鑒定意見(jiàn)，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，重新確定保管期限。4.對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行記錄，形成鑒定工作報(bào)告，歸檔保存。六、檔案編目（一）編目?jī)?nèi)容1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全宗目錄等，反映檔案的基本信息。2.編寫(xiě)檔案檢索工具，如主題索引、人名索引、文號(hào)索引等，方便檔案的查找和利用。3.制作檔案數(shù)字化目錄，與紙質(zhì)目錄相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（二）編目要求1.編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，信息填寫(xiě)清晰、無(wú)誤。2.檢索工具應(yīng)具有針對(duì)性和實(shí)用性，便于用戶查找所需檔案。3.隨著檔案的不斷增加和變化，及時(shí)更新編目信息，確保編目與檔案實(shí)際情況相符。七、檔案數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍根據(jù)檔案利用需求和館內(nèi)實(shí)際情況，逐步對(duì)館藏重要檔案進(jìn)行數(shù)字化。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：采用專(zhuān)業(yè)的掃描設(shè)備，按照規(guī)定的分辨率和格式對(duì)檔案進(jìn)行掃描，確保圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化管理1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行集中管理和維護(hù)。2.制定數(shù)字化檔案安全管理制度，保障數(shù)字化檔案的信息安全。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化設(shè)備的管理和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。八、檔案利用（一）利用范圍1.為社會(huì)各界提供檔案查閱、借閱服務(wù)，滿足其對(duì)檔案信息的需求。2.開(kāi)展檔案展覽、編研等活動(dòng)，傳播檔案文化。3.為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等提供檔案咨詢、論證等服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：用戶可到館內(nèi)查閱檔案，工作人員根據(jù)用戶需求提供相應(yīng)檔案，并做好查閱登記。2.借閱：對(duì)于確需借出館外使用的檔案，經(jīng)嚴(yán)格審批后辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還方式等，并進(jìn)行跟蹤催還。3.復(fù)制：根據(jù)用戶需求，為其提供檔案復(fù)印件或數(shù)字化副本，并按照規(guī)定收取相應(yīng)費(fèi)用。（三）利用程序1.用戶提出利用申請(qǐng)，填寫(xiě)利用申請(qǐng)表，注明利用目的、范圍、方式等信息。2.工作人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案管理規(guī)定和利用原則，決定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)。3.批準(zhǔn)利用申請(qǐng)后，工作人員按照利用方式為用戶提供檔案服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。4.利用結(jié)束后，用戶應(yīng)及時(shí)歸還檔案或辦理相關(guān)手續(xù)，工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類(lèi)檔案的總量、新增量、銷(xiāo)毀量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱人次、借閱人次、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案整理、鑒定、編目、數(shù)字化等工作進(jìn)度統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)，自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，提高統(tǒng)計(jì)工作效率。3.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。十、檔案保密（一）保密制度1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)。2.嚴(yán)格控制檔案利用范圍，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置保密區(qū)域，對(duì)涉密檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施。4.檔案?jìng)鬏?、存?chǔ)過(guò)程中應(yīng)采取加密技術(shù)，防止信息泄露。（二）保密措施1.對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格登記，記錄利用人員信息、利用內(nèi)容、利用時(shí)間等，便于跟蹤管理。2.工作人員在處理涉密檔案時(shí)，應(yīng)在保密環(huán)境下進(jìn)行，不得私自留存、傳播涉密信息。3.定期對(duì)保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，對(duì)違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。十一、檔案工作人員職責(zé)（一）館長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)甘肅省檔案館的管理工作，貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策。2.制定館內(nèi)發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃和管理制度，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)館內(nèi)人員的調(diào)配、培訓(xùn)、考核等工作，提高工作人員素質(zhì)。4.組織開(kāi)展檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。5.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門(mén)、其他檔案機(jī)構(gòu)以及社會(huì)各界的溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取支持和合作。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.組織本部門(mén)人員開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作，完成各項(xiàng)工作任務(wù)。2.指導(dǎo)和監(jiān)督本部門(mén)工作人員的業(yè)務(wù)操作規(guī)范，確保工作質(zhì)量。3.參與檔案收集、整理、鑒定、編目等工作，審核相關(guān)業(yè)務(wù)成果。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)與其他部門(mén)之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。5.定期向上級(jí)匯報(bào)本部門(mén)工作情況，提出工作建議和改進(jìn)措施。（三）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、編目、數(shù)字化等具體業(yè)務(wù)工