PAGE新編檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)活動的過程和結(jié)果，保持檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交綜合管理部集中保管。3.積極配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等檔案。2.公司各類會議、活動中形成的文件、記錄、紀(jì)要等檔案。3.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、報(bào)告等檔案。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.公司財(cái)務(wù)、審計(jì)、稅務(wù)等方面的檔案。6.公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量管理等方面的檔案。7.公司市場營銷、客戶服務(wù)等方面的檔案。8.公司對外宣傳、公關(guān)活動等方面的檔案。9.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、聲像等檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門形成的檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保管和利用的原則，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、技術(shù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，防止檔案散失。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的索引和目錄，便于查閱和利用。4.對聲像檔案應(yīng)進(jìn)行整理、編目，并存儲在相應(yīng)的存儲介質(zhì)上，如錄像帶、錄音帶、光盤等。同時(shí)，應(yīng)注明聲像檔案的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，便于查閱和利用。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等檔案；公司重要會議、活動中形成的文件、記錄、紀(jì)要等檔案；公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有重要?dú)v史價(jià)值和長期利用價(jià)值的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、報(bào)告等檔案；公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等；公司財(cái)務(wù)、審計(jì)、稅務(wù)等方面的重要檔案；公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量管理等方面的核心檔案；公司市場營銷、客戶服務(wù)等方面的重要檔案；公司對外宣傳、公關(guān)活動等方面的重要檔案；其他具有重要?dú)v史價(jià)值和長期利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案主要包括公司一般性會議、活動中形成的文件、記錄、紀(jì)要等檔案；公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有一定歷史價(jià)值和較長時(shí)間利用價(jià)值的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、報(bào)告等檔案；公司員工的培訓(xùn)檔案、考核檔案等；公司財(cái)務(wù)、審計(jì)、稅務(wù)等方面的一般性檔案；公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量管理等方面的一般性檔案；公司市場營銷、客戶服務(wù)等方面的一般性檔案；公司對外宣傳、公關(guān)活動等方面的一般性檔案；其他具有一定歷史價(jià)值和較長時(shí)間利用價(jià)值的檔案。保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司一般性文件、資料、報(bào)表等檔案；公司員工的一般性培訓(xùn)檔案、考核檔案等；公司財(cái)務(wù)、審計(jì)、稅務(wù)等方面的臨時(shí)性檔案；公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量管理等方面的臨時(shí)性檔案；公司市場營銷、客戶服務(wù)等方面的臨時(shí)性檔案；公司對外宣傳、公關(guān)活動等方面的臨時(shí)性檔案；其他具有較短時(shí)間利用價(jià)值的檔案。保管期限為1年至10年。（四）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的審查和評估。3.對已到保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和利用情況，提出繼續(xù)保管、銷毀或延長保管期限的意見。4.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為公司檔案管理工作決策的重要依據(jù)，為公司檔案管理工作的改進(jìn)和提高提供參考。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。2.公司外部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密工作部門批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、內(nèi)容和范圍等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交綜合管理部檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請表》的要求，查找和提供相關(guān)檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱等信息。4.查閱人應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)，并按照檔案管理人員的要求查閱檔案。查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記簿上注明歸還時(shí)間。（三）利用方式1.公司員工因工作需要復(fù)印、復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理復(fù)印、復(fù)制手續(xù)。2.公司外部人員因工作需要復(fù)印、復(fù)制檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理復(fù)印、復(fù)制手續(xù)。復(fù)印、復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理人員的要求進(jìn)行操作，不得擅自擴(kuò)大復(fù)印、復(fù)制范圍。3.公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理人員的要求填寫借閱期限和歸還時(shí)間等信息，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限時(shí)，應(yīng)提前向綜合管理部申請。4.公司外部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理人員的要求填寫借閱期限和歸還時(shí)間等信息，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限時(shí)，應(yīng)提前向綜合管理部申請。借閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出公司。（四）利用記錄1.綜合管理部應(yīng)建立檔案利用記錄制度，對檔案的查閱、復(fù)印、復(fù)制、借閱等利用情況進(jìn)行記錄。2.檔案利用記錄應(yīng)包括利用人姓名、單位、利用時(shí)間、利用檔案名稱、利用目的、利用方式等信息。3.檔案利用記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期進(jìn)行整理和歸檔，作為公司檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自將檔案信息提供給無關(guān)人員。3.在檔案查閱、利用過程中，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。（二）安全管理1.綜合管理部應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.在檔案整理、保管、查閱、利用等過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止檔案損壞、丟失等事故的發(fā)生。（三）應(yīng)急處置1.綜合管理部應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)