PAGE學(xué)校檔案借閱制度與流程一、總則1.目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、教職工及學(xué)生因工作、教學(xué)、科研等需要借閱檔案的活動(dòng)。3.基本原則檔案借閱遵循依法依規(guī)、嚴(yán)格審批、安全保密、限時(shí)歸還的原則。二、檔案借閱范圍1.可供借閱的檔案類型學(xué)校綜合管理類檔案，包括學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。教學(xué)類檔案，如教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、學(xué)生成績等?？蒲蓄悪n案，涵蓋科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。人事檔案，包括教職工履歷、考核、獎(jiǎng)懲、職稱評定等材料（人事檔案借閱另有規(guī)定的除外）。學(xué)生檔案，如學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)鑒定等。2.限制借閱的檔案涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)相關(guān)部門或人員同意，不得借閱。正在形成過程中，尚未整理歸檔的臨時(shí)性文件材料，一般不提供借閱。檔案原件一般不外借，特殊情況需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。三、借閱審批流程1.校內(nèi)教職工借閱審批借閱人填寫《學(xué)校檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對借閱申請進(jìn)行審查，簽署意見。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，送交檔案管理部門。檔案管理部門工作人員對申請進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)申請內(nèi)容完整、合理后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人憑審批通過的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.學(xué)生借閱審批學(xué)生因?qū)W習(xí)、論文等需要借閱檔案，需填寫《學(xué)校檔案借閱申請表》，并注明所在班級(jí)、學(xué)號(hào)、借閱檔案用途、預(yù)計(jì)歸還日期等。將申請表提交給指導(dǎo)教師審核，指導(dǎo)教師根據(jù)學(xué)生實(shí)際需求進(jìn)行審查，簽署意見。申請表經(jīng)指導(dǎo)教師審核通過后，交至檔案管理部門。檔案管理部門工作人員對申請進(jìn)行復(fù)核，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，學(xué)生憑審批通過的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.校外單位或人員借閱審批校外單位或人員因工作需要借閱學(xué)校檔案，需提前向?qū)W校檔案管理部門提交書面申請，說明借閱單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等。檔案管理部門收到申請后，進(jìn)行初步審核。如認(rèn)為申請合理，將申請?zhí)峤粚W(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門通知校外單位或人員辦理借閱手續(xù)。校外單位或人員需提供單位介紹信、身份證明等相關(guān)材料，經(jīng)檔案管理部門審核無誤后，方可辦理借閱。四、借閱手續(xù)辦理1.借閱登記借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批通過的申請表，對借閱人姓名、所在部門或班級(jí)、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫《學(xué)校檔案借閱登記表》。2.借閱憑證發(fā)放檔案管理人員根據(jù)借閱登記情況，向借閱人發(fā)放《學(xué)校檔案借閱證》。借閱證應(yīng)注明借閱人姓名、所在部門或班級(jí)、借閱檔案范圍、有效期限等信息。借閱人憑借閱證到檔案庫房借閱檔案。3.檔案交接借閱人憑借閱證到檔案庫房，檔案管理人員與借閱人按照《學(xué)校檔案借閱登記表》上的記錄進(jìn)行檔案交接。交接時(shí)，雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無誤后，在《學(xué)校檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)向借閱人說明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。五、借閱期限與歸還1.借閱期限規(guī)定一般檔案借閱期限為[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。延長后的借閱期限最長不超過[X]個(gè)工作日。特殊情況需要長期借閱的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂長期借閱協(xié)議，明確借閱期限、保管責(zé)任等事項(xiàng)。2.歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案完好無損，無缺頁、涂改等情況。借閱人將檔案歸還檔案管理部門時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《學(xué)校檔案借閱登記表》進(jìn)行核對驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。檔案管理人員在驗(yàn)收無誤后，在《學(xué)校檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并收回《學(xué)校檔案借閱證》。六、檔案使用規(guī)范1.不得擅自轉(zhuǎn)借借閱人不得將所借檔案擅自轉(zhuǎn)借他人。如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借，必須提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可轉(zhuǎn)借。轉(zhuǎn)借時(shí)，轉(zhuǎn)借人與被轉(zhuǎn)借人應(yīng)到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.不得擅自復(fù)制借閱人未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復(fù)制所借檔案。如因工作需要確需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)按照學(xué)校關(guān)于檔案復(fù)制的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.妥善保管借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得在檔案上涂改、圈劃標(biāo)記、污損、折疊等。不得將檔案攜帶到公共場所或不安全的地方存放，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.使用完畢及時(shí)歸還借閱人應(yīng)在使用完檔案后及時(shí)歸還檔案管理部門，不得拖延歸還時(shí)間。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，辦理延期歸還手續(xù)。七、檔案安全與保密1.安全保護(hù)措施檔案管理部門應(yīng)確保檔案庫房的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)遵守檔案庫房的安全管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、私拉亂接電線等。2.保密要求借閱人應(yīng)對所借檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自向他人提供借閱檔案的信息。對借閱檔案的審批、登記、歸還等情況應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記是否完整、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常等。2.違規(guī)處理對于違反本制度的借閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正。如發(fā)現(xiàn)借閱人有擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制檔案，損壞、丟失檔案，逾期不歸還檔案等行為，應(yīng)視情節(jié)輕重，給