PAGE中學檔案接收移交制度一、總則（一）目的為了加強中學檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合我校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、移交等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由學校綜合檔案室負責全校檔案的收集、整理、保管、利用和移交等工作。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映學校各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：應歸檔的文件材料必須齊全完整，保證檔案的系統(tǒng)性和連貫性。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案信息予以保密。5.便于利用原則：檔案整理應科學合理，便于保管和查閱利用，提高檔案的利用效率。二、檔案接收（一）接收范圍1.學校各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式。2.上級主管部門下發(fā)的與學校工作相關的文件材料。3.學校與外單位簽訂的合同、協(xié)議、項目文件等。4.本校教職工的人事檔案、科研檔案、教學檔案等個人業(yè)務檔案。（二）接收要求1.材料齊全完整：各部門應按照檔案歸檔范圍，將本部門形成的文件材料收集齊全，確保每份文件材料完整無缺頁、無破損。2.整理規(guī)范：文件材料應按照分類方案進行分類整理，遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。分類方法應統(tǒng)一、科學、合理，便于查找和管理。3.編目準確：對整理好的檔案應進行編目，編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等項目，確保目錄信息準確無誤。4.載體質量合格：電子文件應存儲在符合國家標準的載體上，確保數(shù)據(jù)的可讀性和安全性。照片、錄音、錄像等載體應圖像清晰、聲音清楚、內容完整，具備相應的標識和說明。（三）接收程序1.定期接收：各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文件材料整理好，移交至學校綜合檔案室。綜合檔案室應及時組織人員對接收的檔案進行檢查、驗收。2.隨時接收：對于學校重大活動、重要項目等形成的文件材料，各部門應在活動結束或項目完成后及時整理歸檔，并隨時移交至綜合檔案室。綜合檔案室應根據(jù)實際情況，提前介入，指導檔案整理工作。3.驗收登記：綜合檔案室對接收的檔案進行驗收時，應檢查檔案的數(shù)量、質量、整理情況等是否符合要求。驗收合格后，填寫檔案接收登記表，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限、移交部門等信息，并由移交人和接收人簽字確認。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內容等因素，對檔案進行分類整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的檔案應便于存放、查找和利用，提高檔案管理工作效率。3.保持文件原貌：在整理過程中，應盡量保持文件的原始面貌，不得隨意涂改、剪裁、損毀文件。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理。2.組織機構分類法：根據(jù)學校內部組織機構設置，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學工作類、學生工作類、科研工作類、后勤管理類等類別。3.問題分類法：按照檔案內容所反映的問題，將檔案分為若干類別，如人事檔案類、財務檔案類、基建檔案類等。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：全宗是一個獨立的機關、團體或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。學校應建立獨立的全宗，將本校形成的檔案與其他單位形成的檔案區(qū)分開來。2.分類：根據(jù)選定的分類方法，對檔案進行分類。分類時應注意層次分明，界限清晰，避免交叉重復。3.組卷：將具有內在聯(lián)系的文件材料組合成案卷。組卷時應遵循文件的自然形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。4.編目：對整理好的案卷進行編目，編制案卷目錄、卷內文件目錄等。編目應準確、規(guī)范，便于查找和統(tǒng)計。5.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管。裝訂時應注意不要壓蓋文件字跡，保持文件的完整性。四、檔案保管（一）保管場所1.學校應設立專門的綜合檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。短期保管的檔案：凡是反映學校短期工作活動，在較短時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。2.各部門應根據(jù)檔案的重要程度、形成時間、內容等因素，合理確定檔案的保管期限，并在檔案整理時注明保管期限。（三）保管措施1.建立檔案管理制度：制定檔案保管、借閱、保密、安全等方面的管理制度，明確檔案管理人員的職責和工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.定期檢查檔案：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.做好檔案的安全防護工作：加強檔案室的安全管理，安裝必要的安全設備，如監(jiān)控設備、報警設備等，防止檔案被盜、被篡改、被銷毀等情況發(fā)生。4.備份重要檔案：對于重要的電子檔案和紙質檔案，應進行備份，備份存儲在不同的載體上，并分別存放于不同的地點，以防止因意外事故導致檔案丟失。五、檔案利用（一）利用范圍1.本校教職工因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進行查閱。查閱檔案應在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.外單位因工作需要查閱本校檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)學校主管領導批準后，方可查閱。查閱檔案應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。3.涉及個人隱私的檔案，未經(jīng)檔案所有者同意，不得查閱。（二）利用程序1.提出申請：本校教職工查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、年度、保管期限、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至學校綜合檔案室。外單位查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，并提交單位介紹信和學校主管領導批準文件，一并提交至學校綜合檔案室。2.審核批準：綜合檔案室對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，報學校檔案管理負責人批準。3.查閱登記：經(jīng)批準后，檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并進行查閱登記。查閱登記應注明查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。對于電子檔案的查閱，檔案管理人員應在專用計算機上提供查閱，并對查閱操作進行記錄。4.查閱歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）利用限制1.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)學校檔案管理部門同意，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉借他人查閱。3.涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和利用，不得泄露檔案內容。六、檔案移交（一）移交范圍1.保管期限已滿的檔案，應按照規(guī)定進行移交。對于不需要永久保存的檔案，在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可予以銷毀；對于需要永久保存或長期保存的檔案，應按照規(guī)定向有關檔案館或上級主管部門進行移交。2.學校撤銷、合并時，應將檔案移交給有關部門或檔案館。（二）移交要求1.整理規(guī)范：移交的檔案應按照檔案整理要求進行整理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.編目準確：編制檔案移交目錄，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、年度及其保管期限、檔號等信息，確保目錄準確無誤。3.載體質量合格：電子檔案移交時，應確保數(shù)據(jù)的可讀性和安全性，存儲載體應符合國家標準。紙質檔案應裝訂整齊，無破損、霉變等情況。（三）移交程序1.鑒定：學校綜合檔案室應定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估，提出鑒定意見。2.編制移交清單：根據(jù)鑒定意見，對需要移交的檔案編制移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保