PAGE就業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司就業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高就業(yè)業(yè)務(wù)工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司就業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案資料管理，包括但不限于招聘信息、求職簡歷、面試記錄、錄用通知、離職手續(xù)等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映就業(yè)業(yè)務(wù)實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理就業(yè)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格保護檔案資料中的個人隱私和公司機密信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理，確保檔案的系統(tǒng)性和可查閱性。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責就業(yè)業(yè)務(wù)檔案的集中管理和維護。其職責包括：1.制定和完善檔案管理制度及流程。2.負責檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。3.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案安全。4.對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和評估。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負責本部門就業(yè)業(yè)務(wù)檔案資料的形成、收集和初步整理，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。其職責包括：1.明確專人負責檔案資料的日常管理，確保資料的及時收集和妥善保管。2.按照檔案管理部門要求，規(guī)范填寫和整理各類檔案表格及文件。3.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）員工個人員工應(yīng)配合公司做好就業(yè)業(yè)務(wù)檔案相關(guān)工作，如實提供個人信息和資料，并妥善保管個人在就業(yè)過程中產(chǎn)生的各類文件。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.招聘信息：包括招聘計劃、招聘渠道選擇、招聘廣告等。2.求職簡歷：應(yīng)聘者提交的各類簡歷。3.面試記錄：面試評估表、面試過程記錄等。4.錄用通知：向新員工發(fā)出的錄用文件。5.員工入職資料：身份證復(fù)印件、學歷證書、工作經(jīng)歷證明等。6.培訓記錄：員工參加公司內(nèi)部培訓的相關(guān)資料。7.績效考核資料：員工績效評估報告、考核記錄等。8.離職手續(xù)資料：離職申請、離職面談記錄、工作交接清單等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時收集相關(guān)資料，確保資料的及時性和完整性。2.收集的資料應(yīng)真實、準確、清晰，不得涂改、偽造。3.對于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份。（三）整理方法1.按照檔案類別進行分類，如招聘檔案、員工檔案等。2.對每類檔案按照時間順序或業(yè)務(wù)流程進行排序。3.去除重復(fù)、無效的資料，對有價值的資料進行編號、編目。4.編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，方便查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好的檔案資料，經(jīng)部門負責人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案分類標準進行再次核對和整理。3.將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在封面和脊背標注檔案名稱、編號、日期等信息。4.按照檔案保管期限，將檔案存放在相應(yīng)的檔案柜中，并建立檔案存放索引。（二）保管期限1.招聘檔案：短期保管，保管期限為[X]年。2.員工檔案：長期保管，自員工離職后保管期限為[X]年。3.其他就業(yè)業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)實際情況確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，濕度控制在[X]%至[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及個人隱私的檔案資料，原則上僅限本人查閱。確需他人查閱的，須經(jīng)本人書面授權(quán)。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并嚴格控制查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取查閱檔案所需的工具和設(shè)備。2.在指定地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還登記手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和保密性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責任。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件檔案資料超過保管期限或已無保存價值的，經(jīng)檔案管理部門鑒定后，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.組織相關(guān)人員對《檔案銷毀清單》進行審核，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)留存[X]年，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司就業(yè)業(yè)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行核對和更新，及時補充新產(chǎn)生的檔案資料，刪除已銷毀或過期的檔案信息。（三）信息安全與保密1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.對系統(tǒng)中的敏感信息進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.定期備份系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門不定期對檔案管理工作進行審計，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。（二）考核評價1.將檔案管理工作納入各業(yè)務(wù)部門的績效