PAGE傷害住院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織傷害住院檔案的管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的安全管理決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有因工作傷害導(dǎo)致住院治療的員工檔案管理。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工傷害住院的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.及時(shí)完整原則：及時(shí)收集、整理檔案資料，保證檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.安全保密原則：妥善保管檔案，防止檔案信息泄露，確保員工隱私得到保護(hù)。二、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.員工姓名、性別、年齡、部門(mén)、崗位等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。（二）傷害事故報(bào)告1.事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)。2.事故原因分析（初步及最終）。（三）醫(yī)院診斷證明1.入院診斷、出院診斷。2.病情詳細(xì)描述、治療方案。（四）住院病歷1.病程記錄、檢查檢驗(yàn)報(bào)告。2.手術(shù)記錄（如有）、護(hù)理記錄。（五）費(fèi)用明細(xì)1.醫(yī)療費(fèi)用清單，包括各項(xiàng)檢查、治療、藥品費(fèi)用等。2.工傷保險(xiǎn)報(bào)銷(xiāo)情況（如有）。（六）康復(fù)計(jì)劃及記錄1.康復(fù)方案制定。2.康復(fù)過(guò)程中的進(jìn)展記錄。（七）事故處理相關(guān)文件1.事故調(diào)查報(bào)告。2.事故處理決定、整改措施等。三、檔案收集（一）責(zé)任部門(mén)1.事故發(fā)生部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)收集與傷害事故相關(guān)的初步信息，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給安全管理部門(mén)。2.安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案收集工作，督促各相關(guān)部門(mén)按時(shí)完成資料提交。（二）收集流程1.事故發(fā)生后，現(xiàn)場(chǎng)人員應(yīng)立即向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，部門(mén)負(fù)責(zé)人在[X]小時(shí)內(nèi)填寫(xiě)《傷害事故報(bào)告表》，并提交安全管理部門(mén)。2.安全管理部門(mén)在接到報(bào)告后，及時(shí)通知醫(yī)院了解員工傷情，并安排專(zhuān)人跟進(jìn)檔案資料的收集。3.醫(yī)院應(yīng)在員工住院期間及時(shí)提供診斷證明、病歷等相關(guān)資料，由安全管理部門(mén)統(tǒng)一收集。4.事故處理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件，如調(diào)查報(bào)告、處理決定等，由相關(guān)部門(mén)及時(shí)提交給安全管理部門(mén)。5.員工本人或其家屬應(yīng)配合提供必要的資料，如身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式等。（三）時(shí)間要求1.事故發(fā)生部門(mén)應(yīng)在事故發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成《傷害事故報(bào)告表》的填寫(xiě)并提交。2.安全管理部門(mén)應(yīng)在接到報(bào)告后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成與醫(yī)院的溝通協(xié)調(diào)，并開(kāi)始收集檔案資料。3.所有檔案資料應(yīng)在員工出院后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集齊全。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，分為員工基本信息類(lèi)、傷害事故報(bào)告類(lèi)、醫(yī)院診斷證明類(lèi)、住院病歷類(lèi)、費(fèi)用明細(xì)類(lèi)、康復(fù)計(jì)劃及記錄類(lèi)、事故處理相關(guān)文件類(lèi)等。2.每一類(lèi)檔案下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如住院病歷類(lèi)可分為病程記錄、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等小類(lèi)。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.去除重復(fù)、無(wú)效的資料，對(duì)有效資料進(jìn)行編號(hào)、編目。3.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將各類(lèi)資料分別裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在封面或盒脊上標(biāo)注檔案類(lèi)別、年份、員工姓名等信息。4.建立電子檔案目錄，將紙質(zhì)檔案的目錄信息錄入電子系統(tǒng)，方便查詢和管理。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)做到分類(lèi)清晰、排列有序、標(biāo)識(shí)明確。2.檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。如需補(bǔ)充或更正資料，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行，并在檔案中注明補(bǔ)充或更正的原因及日期。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全條件。2.保管室應(yīng)配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類(lèi)別和年份進(jìn)行分區(qū)存放。（二）保管期限1.傷害住院檔案的保管期限為[X]年，自員工出院之日起計(jì)算。2.對(duì)于涉及重大事故或有特殊要求的檔案，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（三）保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全存放，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.嚴(yán)格限制檔案保管室的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)入保管室查閱、借閱檔案。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱傷害住院檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，在安全管理部門(mén)人員的陪同下查閱。（二）查閱規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱時(shí)間一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員不得擅自將檔案帶出公司/組織，如需借閱，應(yīng)按照借閱規(guī)定辦理手續(xù)。（三）借閱管理1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》并注明借閱期限，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案保管期限屆滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、遺失，無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充的。（二）銷(xiāo)毀程序1.由安全管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。2.申請(qǐng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安全管理部門(mén)會(huì)同檔案保管人員共同對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。一般可采用焚燒、粉碎等方式，并在專(zhuān)人監(jiān)督下進(jìn)行。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀日期、地點(diǎn)、方式、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等，記錄由安全管理部門(mén)和檔案保管人員共同簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)與《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》一同歸檔保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)傷害住院檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.建立檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入公司/組織內(nèi)部績(jī)效考核體系。2.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.考核指標(biāo)可包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，檔案保管的安全性，檔案利用的規(guī)范性等方面。九