PAGE稅務(wù)局檔案安全制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)稅務(wù)局檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在稅收工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》以及國(guó)家檔案局、稅務(wù)總局有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在稅收征管、行政管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由局辦公室負(fù)責(zé)集中管理，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交，接受局辦公室的監(jiān)督指導(dǎo)。2.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)國(guó)家和納稅人的合法權(quán)益。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為稅收工作和社會(huì)公眾提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案工作，研究解決檔案管理中的重大問(wèn)題，決策檔案管理工作的重要事項(xiàng)。（二）辦公室1.作為全局檔案工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。2.集中管理本局各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問(wèn)題，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，并按照規(guī)定及時(shí)向局辦公室移交檔案。3.配合局辦公室做好檔案管理的各項(xiàng)工作，積極提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅收征管檔案：包括稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、稅務(wù)檢查、發(fā)票管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料。2.行政管理檔案：涵蓋本局在人事、財(cái)務(wù)、后勤、黨團(tuán)建設(shè)等行政管理工作中產(chǎn)生的文件資料。3.其他檔案：如各類會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、榮譽(yù)證書、合同協(xié)議等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門在工作中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序，便于查找和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，采用“件”的整理方式，以每份文件為一件進(jìn)行裝訂、編目等整理工作。2.稅收征管檔案根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類別進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案目錄和索引。3.電子檔案按照國(guó)家檔案局和稅務(wù)總局制定的電子文件管理規(guī)范進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)與辦公區(qū)域有效隔離，確保檔案的安全獨(dú)立存放。（二）檔案裝具1.配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找，同時(shí)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全性和可靠性。（三）檔案存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對(duì)于特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保其質(zhì)量不受影響。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.永久保管的檔案主要包括涉及國(guó)家機(jī)密、重要稅收政策文件、重大稅務(wù)案件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件材料。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和利用頻率確定具體保管期限。（五）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)于檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任，并及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由局辦公室牽頭，各相關(guān)部門人員參加，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)鑒定其是否涉及國(guó)家機(jī)密、敏感信息等特殊情況。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定是否銷毀，并簽署鑒定意見。3.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理制度提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)大局原則。圍繞稅收工作中心，積極為領(lǐng)導(dǎo)決策、稅收征管、行政管理等工作提供檔案支持。3.方便快捷原則。優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，為利用者提供便利。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本局檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要，依法查閱、調(diào)取本局檔案。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱、借閱人員有效身份證件，經(jīng)本局檔案管理部門審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、調(diào)取檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書和工作證件，按照規(guī)定程序辦理查閱、調(diào)取手續(xù)。（四）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，限制查閱范圍和使用方式。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為稅收工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)錄入與掛接：將檔案目錄信息和數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，并建立與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。3.系統(tǒng)管理與維護(hù)：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.信息檢索與利用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息，并提供在線查閱、下載等服務(wù)。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)用戶的權(quán)限管理，根據(jù)用戶工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問(wèn)和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案安全監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.局辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案安全監(jiān)督檢查工作，各部門應(yīng)積極配合，接受監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案保管場(chǎng)所的安全防護(hù)設(shè)施是否完好有效，檔案裝具是否符合要求。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況和數(shù)據(jù)安全狀況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.被檢查部門應(yīng)按照整改通