PAGE檔案館管理監(jiān)督制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理監(jiān)督制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及人員形成的各類檔案的管理與監(jiān)督。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案館，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集中管理各類檔案。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集公司/組織各部門及人員形成的各類檔案，進(jìn)行整理、分類、編目、裝訂等工作。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.確保檔案的安全保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率。6.對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并提供檔案利用服務(wù)。（三）部門檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時歸檔和完整準(zhǔn)確。2.按照檔案管理制度的要求，對本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理，定期向檔案館移交。3.協(xié)助檔案館做好檔案的查詢、利用等工作，為公司/組織各項工作提供支持。4.接受檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，不斷提高本部門檔案管理水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件。5.本公司/組織的科研成果、技術(shù)資料檔案。6.本公司/組織的人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專門檔案。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時收集和整理。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.專門檔案應(yīng)在項目結(jié)束或任務(wù)完成后及時歸檔。3.重大活動、重要事件形成的檔案應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后一個月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案員對收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照分類方案進(jìn)行分類、編號。2.將整理好的檔案材料移交至檔案館，檔案館進(jìn)行審核、驗收。3.對審核合格的檔案進(jìn)行編目、裝訂，上架保存。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法。2.專門檔案根據(jù)其性質(zhì)和特點，采用相應(yīng)的分類方法，如人事檔案按類別分類，設(shè)備檔案按型號分類等。（三）編號規(guī)則1.文書檔案編號：年度代碼保管期限代碼流水號。2.專門檔案編號：根據(jù)不同專門檔案的分類特點，制定相應(yīng)的編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、文號、題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)、備注等項目。2.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式多份，分別存放于不同地點，便于查詢。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.對不同載體的檔案，應(yīng)采用相應(yīng)的裝具進(jìn)行保管，如電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，并做好備份。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好檔案的防蟲、防霉工作，定期投放防蟲、防霉藥品。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。（四）檔案的銷毀1.對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織保存的檔案。外部單位因合法事由，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請函，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案館的各項規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）利用方式及期限1.查閱檔案可在檔案館內(nèi)進(jìn)行，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案館同意。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記檔案館應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化前，應(yīng)對檔案進(jìn)行整理、編目，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.采用掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像，圖像應(yīng)清晰、完整，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對電子圖像進(jìn)行處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，確保圖像質(zhì)量。四）電子檔案的存儲與管理1.電子檔案應(yīng)存儲于安全可靠的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲、檢索等管理。（五）信息安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案管理人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。3.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時處理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對檔案館及各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保障措施的落實情況。（三）監(jiān)督檢查方式及頻率1.監(jiān)督檢查小組定期對檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于一次。2.不定期對重點部門、重點檔案進(jìn)行專項檢查。3.檢查方式包括現(xiàn)場查看、查閱檔