PAGE運管所對檔案管理制度一、總則（一）目的為加強運管所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在運政管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本所實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運管所各部門在履行職責過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：運管所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映運政管理工作的實際情況。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應保持其完整性和系統(tǒng)性，全面反映運政管理工作的各個方面。4.安全保密原則：確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負責運管所檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本所檔案管理制度并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全與完整，定期對檔案進行檢查、清點和修復。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負責檔案的借閱、查閱、復印等利用服務工作，嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)。8.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行處置。9.收集、整理和保管與運管所工作相關(guān)的其他資料，如行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)文件等。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括運管所制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議記錄、文件收發(fā)登記、請示報告、批復等。2.業(yè)務管理類檔案：涵蓋道路運輸經(jīng)營許可、車輛營運證核發(fā)、駕駛員從業(yè)資格管理、運輸市場監(jiān)管、安全檢查、違章處理等業(yè)務工作中形成的文件、資料、報表等。3.人事管理類檔案：包含干部職工的招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、工資福利變動、教育培訓等方面的材料。4.財務管理類檔案：涉及財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.其他類檔案：如固定資產(chǎn)管理、檔案管理工作中形成的各類記錄、統(tǒng)計報表等。（二）歸檔要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.歸檔的文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進行分類整理，同一類別的檔案應集中存放。4.歸檔的文件材料應按照形成時間順序排列，編寫頁碼，編制目錄，確保檔案的系統(tǒng)性和可查性。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案材料，各部門應在次年一季度內(nèi)整理歸檔完畢，并移交檔案管理部門。2.重大活動、專項工作結(jié)束后，相關(guān)部門應及時將形成的檔案材料整理歸檔，移交時間不得超過活動或工作結(jié)束后的一個月。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.行政管理類檔案：按照文件性質(zhì)、時間順序分為綜合管理、政策法規(guī)、行政事務等類別。2.業(yè)務管理類檔案：根據(jù)道路運輸業(yè)務類型，分為客運管理、貨運管理、維修管理、駕培管理等類別，再按照業(yè)務流程細分。3.人事管理類檔案：按照干部職工個人檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，分為履歷材料、自傳材料、考核材料、學歷學位材料、政審材料等類別。4.財務管理類檔案：按照會計檔案管理辦法，分為會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別。5.其他類檔案：根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容，進行合理分類。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：以運管所作為一個獨立的全宗，對檔案進行整體管理。2.分類：按照上述分類方法，將檔案劃分為不同的類別。3.組卷：將同一類別的檔案材料，按照一定的原則進行組卷，每卷厚度適中，便于保管和查閱。4.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，注明文件題名、日期、頁號等信息。5.裝訂：對破損或散裝的文件材料進行修復和裝訂，確保檔案的整齊美觀。6.上架：將整理好的檔案按照分類順序上架存放，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案分類存放于檔案架上，每個檔案架應標明類別、年度等信息。2.檔案應排列有序，便于查找和利用。對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：主要是反映運管所主要職能活動和歷史面貌的，對本所和社會具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案：一般是在較長時間內(nèi)對運管所工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對運管所工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。（四）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全設(shè)施設(shè)備等方面。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，確保檔案的安全與完整。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本所工作人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)運管所相關(guān)領(lǐng)導批準，并嚴格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱和利用。（二）利用方式1.借閱：本所工作人員因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱：外單位查閱檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)運管所相關(guān)領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容。3.復?。阂蚬ぷ餍枰獜陀n案的，應填寫復印申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復印手續(xù)。復印檔案應按照規(guī)定收取一定的費用。（三）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱、復印等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、卷號、頁數(shù)等信息。3.檔案利用登記冊應妥善保管，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立運管所檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應符合檔案長期保存的要求，一般不低于300dpi。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、頁號、保管期限等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將處理后的圖像文件與檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行掛接，存儲在服務器或存儲設(shè)備上。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改，確保數(shù)據(jù)的準確性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：對檔案的借閱申請、審批、歸還等流程進行管理，記錄借閱情況。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）數(shù)據(jù)備份與維護1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.定期對服務器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施進行維護，確保系統(tǒng)的正常運行。3.及時更新檔案管理信息系統(tǒng)的軟件版本，修復系統(tǒng)漏洞，提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案保管期限表，對檔案進行逐卷鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。2.對已超過保管期限的檔案，應重點審查其是否涉及本所重要歷史事件、重要業(yè)務活動、重要資產(chǎn)權(quán)益等方面，如有涉及，應適當延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報運